Название: Редактор электронных таблиц Excel Раздел: Рефераты по информатике, программированию Тип: реферат Добавлен 19:04:07 05 июня 2010 Похожие работы Просмотров: 974 Комментариев: 19 Оценило: 3 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно Скачать
2. Структура электронной таблицы
2.1 Модель ячейки в MS Excel
3. Ввод и редактирование данных
3.1.1 Правила ввода текста и чисел
3.1.2 Форматирование текстовых полей
3.1.3 Правила ввода формул
3.2 Редактирование данных
3.3 Копирование формул
3.4 Относительная и абсолютная адресация
3.5 Построение диаграмм
4. Профессиональное оформление
5.1 Текстовый редактор Word для Windows
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.
MS Excel относится к классу систем обработки числовой информации, называемых spreadsheet. Буквальный перевод термина “spreadsheet” c английского языка означает “расстеленный лист (бумаги)”. В компьютерном мире под этим термином подразумевают класс программных средств, именуемых у нас “электронными таблицами”.
1. Окно excel
На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т. д.
В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.
· бухгалтерский и банковский учет;
· планирование распределение ресурсов;
· обработка больших массивов информации;
· исследование динамических процессов.
Основные возможности электронных таблиц:
· анализ и моделирование на основе выполнения вычислений и обработки данных;
· оформление таблиц, отчетов;
· форматирование содержащихся в таблице данных;
· построение диаграмм требуемого вида;
· создание и ведение баз данных с возможностью выбора записей по заданному критерию и сортировки по любому параметру;
· перенесение (вставка) в таблицу информации из документов, созданных в других приложениях, работающих в среде Windows;
· печать итогового документа целиком или частично.
Преимущества использования ЭТ при решении задач
· Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения, входящие в модель.
· При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки.
2. Структура электронной таблицы
В таблице используются столбцы (256) и строки (16384).
Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ. IV,
Прямоугольная область таблицы называется диапазоном (интервалом, блоком) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.
2.1 Модель ячейки в MS Excel
Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:
MS Excel позволяет использовать два стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1. Переключение стилей осуществляется в меню: Сервис/ Параметры/ Общие опцией “Стиль ссылок R1C1”.
Например. Пусть в ячейке D3 нужно получить произведение чисел, находящихся в ячейках А2 (второй ряд, первая колонка) и B1 (первый ряд, вторая колонка). Это может быть записано одним из следующих способов:
=A2 * B1 имя столбца, имя строки, которые будут относительно изменяться, при копировании формулы в другую ячейку.
=R[-1]C[-3] * R[-2]C[-2] смещение по строке, смещение по столбцу, относительно ссылающейся ячейки. Сама формула при копировании не изменяет вид, но ссылается уже на другие ячейки.
=R2C1 * R1C2 номер строки и номер столбца, относительно начала координат.
=R[-1]C1 * R1C[-2] =R2C[-3] * R[-2]C2
Рис. 62a.Стиль ссылок A1 (имя столбца, имя строки).
Рис. 62b Стиль ссылок R1C1 (смещение по строке, смещение по столбцу).
Содержимым ячейки может быть:
· число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));
Аргументы функций всегда заключаются в круглые скобки. Стандартные функции можно как ввести с клавиатуры, так и воспользоваться меню Вставка/Функция или соответствующей кнопкой на панели инструментов.
Рис. 1. Изображение не всегда совпадает с содержимым ячейки
Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение.
Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пуста), из него видно столько символов, сколько позволяет ширина ячейки.
Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.
3. Ввод и редактирование данных
Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и диапазоны ячеек (блоки).
Неотъемлемым элементом рабочего поля таблицы является курсор. В ЭТ термин “курсор” используется в следующих случаях:
3.1 Ввод данных
1. Установить курсор ЭТ в ячейку, в которой должны быть размещены данные.
3. Для завершения ввода нажать клавишу (при этом курсор ЭТ переместится на строку ниже), либо нажать «зеленую галочку» на панели инструментов (при этом курсор останется в текущей ячейке).
В ячейке могут размещаться данные одного из следующих типов:
1. число 2. формула 3. текст
3.1.1 Правила ввода текста и чисел
Текст можно вводить произвольной формы, но если он начинается со знака “=“, то перед ним следует поставить апостроф, чтобы он не воспринимался как формула.
3.1.2 Форматирование текстовых полей
По умолчанию текстовые поля в MS Excel выводятся в одну строку. Для того чтобы текст переносился в ячейке в несколько строк:
1. Выделите ячейки, для которых необходимо разрешить перенос текста.
2. Выберите пункт меню Формат/ Ячейки вкладка Выравнивание.
3. Поставьте галочку в опции Переносить по словам.
Для таблиц со сложной структурой используйте объединение ячеек, но только там, где это действительно требуется.
Рис. 3. Неправильно и правильно отформатированные текстовые поля.
3.1.3 Правила ввода формул
1. Убедитесь в том, что активна (выделена курсивной рамкой) та ячейка, в которой вы хотите получить результат вычислений.
2. Ввод формулы начинается со знака “=”. Этот знак вводится с клавиатуры.
3. После ввода знака “=” Excel переходит в режим ввода формулы. В этом режиме, при выделении какой-либо ячейки, ее адрес автоматически заносится в формулу. Это позволяет избавить пользователя от необходимости знать адреса ячеек и вводить их в формулу с клавиатуры.
4. Находясь в режиме ввода формулы, вы последовательно указываете левой кнопкой мыши на ячейки, хранящие некие числовые значения, и вводите с клавиатуры знаки операций между исходными значениями.
· Знаки операций должны вводиться между адресами ячеек.
· Удобнее вводить знаки операций с правого цифрового блока клавиатуры. Чтобы этот блок работал в нужном режиме, индикатор должен быть включен.
5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.
· завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.
· “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.
Рис. 4. Ввод формулы.
Например, если в ячейке D2 должна помещаться разность чисел из ячеек B2 и C2, то после установки курсора на D5 следует указать мышью на B2, ввести с клавиатуры знак “-”, указать мышью на C2 и нажать или “зеленую галочку”.
В формулах можно использовать числовые константы (-4,5), ссылки на блоки (D4), (A3:D8), знаки арифметических операций, встроенные функции (СУММ, МАКС, SIN и т.д.)
Обозначение в формуле
Возведение в степень
3.2 Редактирование данных
Отредактировать данные Вы можете различными способами, но курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.
1. Перейдите в режим редактирования содержимого ячейки. Это можно сделать одним из следующих способов:
· Щелкнете левой клавишей мыши в строке формул.
· Дважды щелкните мышью на ячейке.
2. Текстовый курсор поставьте перед неверным символом, исправьте данные.
3. Нажмите или “зеленую галочку” на панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования.
Неверный формат ячейки может быть изменен только выбором другого формата в меню Формат / Ячейка.
Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.
Например, Вы хотели ввести число 410. Интерпретация некоторых возможных при вводе ошибок приводится в таблице 19.
Изображение на экране
Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню Формат / Ячейка / Число.
Если при вводе формул Вы забыли поставить знак “=”, то все, что было набрано, запишется в ячейку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока она не будет исправлена. Некоторые ошибки, которые могут быть допущены при вводе формулы, приведены в таблице 4.
Изображение на экране
адрес ячейки введен с клавиатуры в режиме кириллицы
открывается диалоговое окно
введено два знака операции подряд
в одной из ячеек, входящих в формулу, находится не числовое значение
3.3 Копирование формул
В электронных таблицах часто требуется проводить операции не просто над двумя переменными (ячейками), но и над массивами (столбцами или строками) ячеек. Т.е. все формулы результирующего массива аналогичны и отличаются друг от друга только адресом строк или столбцов.
От проведения однотипных действий в каждой ячейки строки (или столбца) избавляет следующий прием копирования формулы:
1. Убедитесь, что активна (выделена курсорной рамкой) именно та ячейка, в которой находится предназначенная для копирования формула.
2. Не нажимая на кнопки мыши, подведите указатель мыши к нижнему правому углу курсорной рамки (этот угол специально выделен).
3. Отыщите положение, при котором указатель мыши превращается в тонкий черный крестик.
4. Нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, выделяйте диапазон ниже (при копировании по строкам) или правее (при копировании по столбцам) до тех пор, пока не выделятся все ячейки, в которые вы хотите скопировать данную формулу.
5. Отпустите левую кнопку мыши.
Типы указателей мыши
Копирование содержимого выделенной ячейки, или блока ячеек.
Перенос блока ячеек с одного места рабочего листа на другое. При нажатой клавише произойдет не перенос, а копирование.
Выделение блока ячеек.
3.4 Относительная и абсолютная адресация
Другое достоинство в том, что при копировании формул входящие в них ссылки изменяются (относительная адресация).
Однако иногда при решении задач требуется, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-либо ячейку не изменялась. Для этого используется абсолютная адресация, или абсолютные ссылки.
При копировании приведенным выше способом адреса ячеек в формуле изменялись относительно.
Если необходимо, чтобы при копировании или перемещении данных адрес какой-либо ячейки в формуле не мог изменяться (например, при умножении всего столбца данных на значение одной и той же ячейки), нужно зафиксировать положение этой ячейки в формуле до того, как вы будете копировать или перемещать данные.
Для фиксации адреса ячейки используется знак “$”.
Координата строки и координата столбца в адресе ячейки могут фиксироваться раздельно.
Изменение адреса ячейки в формуле, при ее копировании.
Значение адреса в исходной формуле
3.5 Построение диаграмм
Одним из самых впечатляющих достоинств MS Ехсеl является способность превращать абстрактные ряды и столбцы чисел в привлекательные, информативные графики и диаграммы. Ехсеl поддерживает 14 типов различных стандартных двух- и трехмерных диаграмм. При создании новой диаграммы по умолчанию в Excel установлена гистограмма.
Для того чтобы можно было построить диаграмму, необходимо иметь, по крайней мере, один ряд данных. Источником данных для диаграммы выступает таблица Excel.
Специальные термины, применяемые при построении диаграмм:
· Ось X называется осью категорий и значения, откладываемые на этой оси, называются категориями.
· Значения отображаемых в диаграмме функций и гистограмм составляют ряды данных. Ряд данных – последовательность числовых значений. При построении диаграммы могут использоваться несколько рядов данных. Все ряды должны иметь одну и туже размерность.
· Легенда – расшифровка обозначений рядов данных на диаграмме.
Тип диаграммы влияет на ее структуру и предъявляет определенные требования к рядам данных. Так, для построения круговой диаграммы всегда используется только один ряд данных.
Рис. 5. Создание диаграммы.
Последовательность действий, при построении диаграммы
1. Выделите в таблице диапазон данных, по которым будет строиться диаграмма, включая, если это возможно, и диапазоны подписей к этим данным по строкам и столбцам.
3. Вызовите мастера построения диаграмм (пункт меню Вставка/ Диаграмма или кнопка на стандартной панели инструментов).
4. Внимательно читая все закладки диалогового окна мастера построения диаграмм на каждом шаге, дойдите до конца (выбирайте “Далее”, если эта кнопка активна) и в итоге нажмите “Готово”.
После построения диаграммы можно изменить:
· размеры диаграммы, потянув за габаритные обозначения, которые появляются тогда, когда диаграмма выделена;
· положение диаграммы на листе, путем перетаскивания объекта диаграммы мышью;
· шрифт, цвет, положение любого элемента диаграммы, дважды щелкнув по этому элементу левой кнопкой мыши;
· тип диаграммы, исходные данные, параметры диаграммы, выбрав соответствующие пункты из контекстного меню (правая кнопка мыши).
Диаграмму, как текст и любые другие объекты в MS Office, можно копировать в буфер обмена и вставлять в любой другой документ.
4. Профессиональное оформление
Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.
Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.
5. Обмен данными
5.1 Текстовый редактор Word для Windows
Из буфера обмена данные поступают в Word для Windows в виде таблицы. Эта программа понимает все форматы Excel. Гарнитура и размеры шрифта также сохраняются в неизменном виде. Используя меню обработки таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.
5.2 Экспорт
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, SuperCalc, ставился на счётные функции. Сегодня положение другое. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки.
В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
3. «КомпьюТерра» Компьютерный еженедельник №3 за 1997 год.
Редактор электронных таблиц. Русский язык. Большой набор функций для редактирования таблиц электронного вида.
Редактор электронных таблиц, компьютерная программа используемая для обработки и анализа цифровой информации. Программа поможет вам отслеживать данные в списках, а также в организации числовых значений в строках и столбцах, выполнение и обновление сложных расчетов, определение каждого шага расчетов и модификация частности шагов в дальнейшем, создание и отображение, или печать графических участков информации с применением штрих-участков, линейных графиков, круговых диаграмм или радарных диаграмм, осуществление комплексного моделирования оптимизации или выполнение многих других задач, связанных с числами, датами, временем, именами или другими видами информации.
Gnumeric в настоящее время поддерживает полный набор вычислительных функций, параметров форматирования, типов графов и опций рисования.
Gnumeric разработан с определенным набором целей в виду.
Стабильность
Gnumeric претерпела значительные объемы тестирования. Различные группы пользователей оценивает Gnumeric в самых разных условиях. Тестирование книги используются для оценки математического правильность расчетов и проверки качества файловых импортеров.
Точность
Расчет правильный ответ является важным, и Gnumeric упорно трудился, чтобы превзойти конкурентов. Последние отчеты показывают, что она сделала это.
Совместимость файлов
Минимальная стоимость перехода
Изучение новых и незнакомых интерфейсы является дорогим и разочарований процесса. Gnumeric пытается преподнести себя так, что знакомство пользователя с другими приложениями все еще будут применимы и предложить новые возможности в интуитивно понятной форме.
Обширный набор функций
Gnumeric теперь имеет достаточное количество функций, которые пользователи ожидают в электронной таблице, чтобы обеспечить для подавляющего большинства потребностей пользователей. Тем не менее, постоянно добавляются новые функции. Люди часто цитируют статистику, что большинство пользователей нужно только 20% от особенностей программного обеспечения они используют. Эта статистика не означает, что только 20% из особенностей необходимы, но, скорее, что большинство пользователей имеют общую потребность в 10% от особенностей и требуют отличительные черты для остальной части их работы. Gnumeric пытается обеспечить полную реализацию особенности она предлагает, оставляя возможности не нереализованных пока надежный и полная реализация существует.
Интернационализация
Gnumeric была переведена на 46 языков, и в настоящее время используется людьми во всем мире с символикой и дата / денежных конвенций, подходящих для их местных условиях.
Масштабируемость
Архитектура ядра предназначен для того, чтобы Gnumeric могут с комфортом масштабирования в умеренно большие нагрузки (1 млн. клеток), оставаясь при этом использовать на старом оборудовании.
Электронную таблицу можно сохранить в файле. Документы, созданные программой Excel имеют расширение xls или xlsx (для Excel 2007). Ячейки электронной таблицы можно форматировать самыми разными способами и распечатывать для ведения документации. Кроме того, отдельные группы ячеек можно использовать для создания диаграмм.
Наиболее важным преимуществом электронной таблицы является ее интерактивность: при изменении значения в одной ячейке автоматически пересчитываются все ячейки, от нее зависящие.
Excel – программный продукт с богатыми возможностями. Перечислим некоторые из них, чтобы при необходимости вы могли не искать новый, незнакомый программный продукт, а использовать Excel:
1. Многостраничные файлы. Файлы Excel (рабочие книги) могут содержать несколько отдельных листов – самостоятельных полноценных таблиц, диаграмм и т.д. Это позволяет лучше упорядочить работу. Например, сохранить все таблицы, относящиеся к одному проекту не в разных файлах, а в одном.
2. Многооконный интерфейс (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). Можно работать с несколькими файлами Excel одновременно.
3. Файловая совместимость. Excel понимает форматы файлов, созданных в других редакторах электронных таблиц, а также таблицы, набранные в обычном текстовом формате.
4. Интерактивная справочная система (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). В настоящее время наблюдается тенденция отказа от печатной документации в пользу электронной диалоговой справочной системы. Это означает, что вы можете получить любую справку по Excel прямо на экране компьютера во время работы с Excel. У справочной системы есть интерактивный компонент, «помощник», который:
5. Простота использования (стандартная опция всех офисных программ Microsoft).
6. Управление списками. Эта возможность позволяет с легкостью сортировать, фильтровать, суммировать и обрабатывать данные рабочего листа.
7. Встроенные функции. Excel содержит очень богатый набор встроенных функций, которые можно использовать в формулах.
8. Настраиваемые панели инструментов (стандартная опция офисных программ Microsoft). Панели инструментов – это наборы кнопок, за которыми закреплены определенные команды. Они позволяют существенно сэкономить время, так как предоставляют возможность быстро выполнять часто используемые команды.
9. Разнообразное форматирование.
10. Разнообразие диаграмм.
11. Использование возможностей картографии (не входит в курс). Эта возможность Excel позволяет изображать числовые данные с привязкой к географической карте.
13. Сводные таблицы (не входит в курс). В Excel встроены инструменты, позволяющие создавать сводные таблицы по большому числу таблиц или выбрать необходимую информацию в таблицу из базы данных.
14. Расширенные средства анализа (не входит в курс). В Excel включены алгоритмы подбора параметров, процедура поиска решений, а также надстройка «Пакет анализа», которая содержит еще множетсво статистических, финансовых, инженерных и научных функций и процедур.
15. Гибкое управление печатью и предварительный просмотр (стандартная опция офисных программ Microsoft).
16. Проверка орфографии (не входит в курс), аналогична соответствующей функции в Word.
17. Шаблоны (стандартная опция офисных программ Microsoft) (не входит в курс). Возможность создания шаблонов для однотипных документов.
18. Управление базами данных (не входит в курс). Есть множетсво функций, которые позволяют работать с данными электронных таблиц Excel как с базами данных. А также есть возможность работать с внешними базами данных.
19. VBA (Visual Basic for Applications) (не входит в курс) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Язык программирования, встроенный в Excel.
20. Возможности защиты рабочего листа. Предусмотрено множество методов защиты на тот случай, если вам нужно, чтобы другие пользователи (или вы сами) не могли случайно изменить данные на рабочем листе или даже просмотреть документ.
Типы данных. Работа с данными.
Итак, как мы уже говорили, каждая ячейка рабочего листа может содержать данные или формулу.
Данные бывают следующих принципиально разных типов:
1. Числовое значение;
2. Логическое значение;
В рабочем листе могут также находиться графики, рисунки, диаграммы, изображения и другие объекты. Эти объекты не привязаны к конкретной ячейке, они расположены на графическом уровне (невидимом слое, расположенном поверх рабочего листа).
Числовые значения выражают различные количественные соотношения даннх определенного типа. Например, объемы продаж, количество служащих фирмы, атомный вес, тестовые оценки и т.д. Числовые значения, введенные в ячейки рабочей таблицы, могут использоваться в формулах и диаграммах. Особым видом числовых значений являются даты и время.
Логические значения в практических задачах будут встречаться редко. Как правило, они появляются как результат вычисления некоторой формулы.
Текстовая информация – неотъемлемая часть рабочего листа. Главная трудность состоит в том, что необходимо следить, чтобы Excel правильно воспринимал введенную информацию, распознавая численные значения и текст правильно.
Вводить числа и текст в ячейки очень просто. Надо просто встать на нужную ячейку и набрать на клавиатуре требуемое.
Иногда Excel будет отображать число не совсем в том виде, в котором вы его ввели в ячейку. Например, очень большие или очень маленькие числа он автоматически переведет при отображении в экспоненциальный формат. Обратите внимание, что в строке формул число отображается в том же виде, в котором мы его ввели. Просто Excel переформатировал число так, чтобы оно по возможности влезало в ячейку.
Числовые значения, которые вы вводите в ячейку, как правило никак не отформатированы (вы просто вводите последовательность цифр). Для удобства (восприятия, печати и т.д) Excel форматирует числа.
Автоматическое форматирование : Excel автоматически отобразит необходимое количество цифр после запятой или переведет число в экспоненциальный формат. Кроме того, он может автоматически определить, что вам требуется какой-то другой тип (например, при вводе 12% Excel самостоятельно определит тип как «Процентный» и переведет число в значение 0,12).
Другие числовые форматы. Во многих случаях, автоматического форматирования бывает достаточно. Но не всегда. Можно самостоятельно задать числовой формат в пункте меню «Формат-Ячейки-вкладка Число». Например, если вы введете в ячейку «21 р», то Excel воспримет вводимую информацию как текст (из-за наличия буквы р). Но вам надо проводить с этой суммой различные вычисления. Поэтому, необходимо вводить просто «21». С другой стороны, на печати было бы неплохо, чтобы к числу 21 приписывалась буква «р», обозначающая, что это именно рубли. Вводим в ячейку число 21 и выбираем для ячейки формат «Денежный», с нужным обозначением. Теперь на печати число будет выглядеть красиво: «21 р.»
Важно понимать, что изменение формата числа ни в коем случае не меняет само число. Например, если в ячейке введено «0.678123», мы можем выбрать процентный формат и это значение будет отображаться как «68%», но при вычислениях будет использоваться полное числовое значение 0.678123.
Ввод дробей. Если вы хотите ввести в ячейку простую дробь, отделите ее целую часть от дробной пробелом. Например, 6½ можно ввести как «6 1/2». Если у числа нет целой части (например, число ¾), то его надо ввести так «0 3/4».
Ввод текста. Если ввести в ячейку длинный текст (который по размерам явно превосходит размер ячейки), как он будет отображаться? Если ячейки справа от данной пусты – Excel продолжит отображение строки, заполняя эти соседние ячейки. Если же ячейки заняты, то отобразится ровно столько текста, сколько влезет по размеру в ячейку. Текст ни в коем случае не потерялся. Чтобы увидеть его целиком, можно, например, расширить ширину ячейки.
Ввод дат и работа с датами. Часто возникает необходимость вводить в рабочую таблицу даты и время. В Excel даты и время – особый вид числовых значения, которые форматируются специальным образом.
При работе с датами и временем нужно понимать систему представления этого типа в Excel. С датами Excel оперирует используя последовательную нумерацию. Самая ранняя дата, которую способен распознать Excel – 1 января 1900 года. Этой дате сопоставлено число 1. Соответственно, 2 января 1900 года – число 2. И т.д. Такая система представления значительно упрощает использование дат в формулах. Например, можно ввести формулу, по которой вычисляется количество дней между двумя датами.
В большинстве случаев не приходится напрямую иметь дело с системой последовательной нумерации дат. Дата вводится в привычном формате. Предположим, вам надо ввести дату 1 июня 1999 года. Набираете 1.06.1999 (или ту же дату в другом формате) и Excel сразу воспринимает это число как дату, а его числовое значение сразу переводит в 36312.
Как можно вводить дату: 1-6-99, 1-6-1999, 1/6/99, 1-6/99, 1 июнь 1999 (будет 1 июня 1999 года). 1.06, 1-6, 1/6, 1 июнь – будет 1 июня текущего года.
При вводе дат следите за строкой формул. Если Excel правильно интерпретировал введенное вами число как дату, это будет заметно.
Комбинированно дату-время можно ввести так: 1-6-99 11:30.
Автоматическое заполнение. Иногда требуется заполнять большой диапазон однотипными данными. Иногда эту задачу можно переложить на Excel, воспользовавшись функцией автоматическое заполнение. Например, пронумеровать строки, поставить идущие подряд даты и т.д.
Кроме данных, в ячейки можно вводить формулы, т.е. автоматически вычисляемые поля.
Чтобы начать вводить формулу, надо начать вводить со знака «=», либо сразу нажать кнопку «изменить формулу» в строке формул. Например, если вы введете в ячейку «1+2», то увидите в ячейке просто «1+2». Если же вы введете «=1+2», то увидите в ячейке «3». В строке ввода формул вы по-прежнему будете видеть «=1+2», чтобы знать, по какой формуле происходило вычисление.
Что еще могут содержать формулы?
Очень часто в таблице содержимое одной ячейки зависит от содержимого других ячеек. Для этого используют ссылки. Например, если содержимое ячейки b1 должно быть равно содержимому ячейки a1, просто напишите в ячейке b1 “=a1”. Если вы захотите изменить содержимое ячейки a1, содержимое ячейки b1 заменится автоматически. Чтобы вставить ссылку в вашу формулу, можно просто в процессе ввода формулы кликнуть мышкой по нужной вам ячейке.
Ссылки бывают абсолютные и относительные. Поймем на примере, что это такое. Когда вы пишите в ячейке b2 формулу “=a1”, на самом деле Excel понимает это так: взять значение из клетки, которая находится на одну строчку выше и на один столбец левее. Если мы скопируем информацию из ячейки b2 и вставим в ячейку с8, то в ячейке c8 значение будет равно числу в ячейке b7 (Excel подумает, что вам нужна не клетка a1, а клетка на одну выше и на одну левее, чем c8, т.е. b7). Такие ссылки называются относительными (Excel помнит не название ячейки, а ее относительное расположение). На самом деле, это бывает очень удобно. Например, в столбике L вы хотите посчитать сумму чисел из столбиков B:K. Вы должны только в ячейке L1 посчитать сумму в ячейках b1:k1, а потом просто скопировать значение на все нижние ячейки столбика L (заполнить вниз).
Но иногда все-таки нужно ссылаться именно на конкретную ячейку. (Нужна абсолютная ссылка). Тогда вместо ”a1” (что создало бы относительную ссылку), напишите “$a$1”. Теперь Excel будет помнить именно название ячейки, а не ее относительное расположение. И при копировании формулы «=$a$1» в другую ячейку, там появится тоже «=$a$1».
Итак, при абсолютной адресации Excel запоминает конкретное расположение ячейки, на которую мы ссылаемся. При отоносительной – отоносительное расположение ячейки (на которую происходит ссылка) относительно данной (из которой идет ссылка).
Функции – это встроенные инструменты, которые используются в формулах. Они позволяют экономить время или производить вычисления, которые иначе были бы невозможны.
Примеры упрощения работы в Excel с помощью функций.
Например, вам надо вычислить среднее количество продаваемого за день. Данные о продажах у вас находятся в ячейках А1:А10. Можно это сделать по формуле: «=(а1+а2+а3+а4+а5+а6+а7+а8+а9+а10)/10». Это не очень удобная формула. Например, если появятся новые данные, то формулу будет исправить нелегко. А если бы у нас были сразу данные не за 10 дней, а за 100, 1000? Для того, чтобы упростить весь процесс, вместо неудобной формулы будем вводить формулу «=СРЗНАЧ(а1:а10)», которая тоже вычислит среднее значение в диапазоне а1:а10, но с которой гораздо удобнее работать.
Иногда с помощью функций можно избежать долгого ручного редактирования. Предположим в вашей рабочей таблице содержится список из 2 тысяч фамилий, но они все введены как попало. Какие-то – прописными буквами (ИВАНОВ), какие-то строчными (иванов), а в каких-то вообще строчные буквы чередуются с заглавными (ИвАнОв). Вы сами понимаете, что в таком виде хранить список нельзя. Надо бы ввести все фамилии в нормальном виде (первая буква – заглавная, остальные – строчные: Иванов). На редактирование списка вручную ушло бы много часов! Мы же воспользуемся функцией. Чтобы изменить написанное в ячейке а1, введем в ячейку b1 формулу «=ПРОПНАЧ(а1)». Достаточно ввести эту формулу 1 раз и растянуть на 1999 оставшихся строк. В столбце b у вас уже получатся фамилии в нужном виде. Теперь достаточно скрыть столбец а, чтобы его не было видно на печати.
Рассмотрим еще один пример. У вас – контора, в которой работает 1000 продавцов. Если продавец реализовал продукции более, чем на 10 000 рублей, то ему положена комиссия 7%, а если меньше, чем на эту сумму, то всего 5%. Чтобы просто так вычислить это значение, вы должны просматривать весь список продавцов. Одним подставлять значение 5%, другим – 7%. Но с помощью функций это сделать намного легче. Пусть стоимость реализованного написана в ячейке c1. В ячейке d1 надо ввести комиссию. В ячейку d1 вводим формулу: «=ЕСЛИ(с1>10000;0,07;0,05)». И ставим формат ячейки d1 – процентный. Осталось только растянуть эту формулу вниз по оставшимся 999 продавцам и Excel сам вычислит комиссию.
В примерах мы видели, что возле имени функции используются круглые скобки, в которых что-то написано. То, что там написано – это аргументы функций. Функции бывают:
1. Без аргументов. Например, функция ПИ().
2. Функции с одним аргументом. Например, функция «КОРЕНЬ(x)».
3. С фиксированным числом аргументов. Например, у функции ЕСЛИ 3 аргумента. На первом месте стоит условие, потом значение, которое появляется, если условие истинно, потом значение, которое появляется, если условие ложно.
4. С неопределенным числом аргументов. Например, функция СУММ. Можно вставить в качестве аргумента диапазон любой длинны.
5. Функции с необязательными аргументами.7
Если в функции используется несколько аргументов, они отделяются друг от друга точкой с запятой (;). В качестве аргументов можно вводить данные, ссылки, и более простые формулы. Например, «=сумм(корень(а1)+корень(а2)-3)»
Способы ввода функций.
Есть 2 основных способа ввода функций. Во-первых, можно вводить функции вручную. Это бывает удобно, если часто используешь некоторые функции. Но с другой стороны, надо помнить все функции, с которыми работаешь и т.д. Второй способ – вводить функции с помощью Мастера функций.
Для того, чтобы воспользоваться Мастером функций, выберите команду Вставка-Функция, щелкните на кнопке «Вставка функции» или начните вводить формулу со знака «=», а потом выберите нужную функцию (или строчку «полный алфавитный перечень») в окошечке «Функция» рядом со строкой формул.
У Excel ’я есть богатые возможности работы с матрицами. Матрица – это просто диапазон данных. Для того, чтобы матричные функции действовали корректно, надо:
1. Выделить диапазон ответов (если в ответе получается матрица, вы должны сами выделить диапазон, соответствующий ее размерам)
2. Ввести нужную формулу
3. Нажать клавиши Ctrl+Shift+Enter.
Например, в диапазоне а1:с8 введена одна матрица (8×3), в диапазоне e1:k3 введена другая матрица (3×7). Нам надо вычислить их произведение. Понятно, что результатом будет матрица размерами 8×7. Выделяем диапазон такого размера. Например, m1:t8. Теперь вводим в стороку формул «=МУМНОЖ(а1:с8; e1:k3)» и нажимаем Ctrl+Shift+Enter. При этом формула в строке формул возьмется в фигурные скобочки (это признак того, что сработала матричная формула) и вы не сможете изменить какую-нибудь одну ячейку диапазона m1:t8.
В конце текста лекции можно посмотреть примеры полезных функций с описанием их работы.
Список – табличная база данных.
По существу, список – это упорядоченный набор данных. Обычно список состоит из строки заголовков (текст описания) и строк данных, которые могут быть числовыми, текстовыми или значениями, полученными по формулам. Список можно считать табличной базой данных.
Рассмотрим пример списка:
Годовой фонд зарплаты
Дата приема на работу
Здесь в первом и четвертом столбце – текстовые данные, во втором – числовые, в пятом – дата. В третьем – формула, вычисляющая месячный оклад по годовому фонду зарплаты.
Размер списка ограничен размерами рабочего листа, т.е. не может содержать более 256 полей и более 65 535 записей.
В Excel есть несколько средств, предназначенных для работы со списками. Они могут быть использованы для самых разнообразных целей:
1. Ввод данных в список.
2. Фильтрация списков, которая выполняется в целях выборочного отображения строк по определенному критерию.
3. Сортировка списка.
Основные рекомендации, о которых следует помнить, создавая список:
1. Помещайте заголовки (по одному для каждого столбца) в первую строку списка, которая называется строкой заголовков. Если заголовки длинные, используйте текстовый формат с переносом слов, тогда вам не придется чрезмерно расширать столбцы.
2. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация. Например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст.
3. Можно применять формулы, использующие значения других полей той же записи или абсолютные ссылки, которые ведут на ячейки вне списка.
4. Не используйте пустых строк внутри списка. Иначе Excel автоматически разобьет список на 2.
5. Лучше всего, помещать каждый новый список на отдельный лист. Если все-таки нужна какая-то дополнительная информация на листе, размещайте ее выше или ниже списка, но не слева или справа.
6. Старайтесь предварительно форматировать сразу весь столбец, чтобы данные в одном поле имели один и тот же формат.
7. Закрепите заголовки столбцов (при помощи пункта меню Окно – Закрепить области), особенно если ваш список длиннее одного экрана.
Фильтрация списка – процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, список можно отфильтровать так, чтобы видеть только тех, кто живет в определенном городе. Фильтрация – распространенная и очень полезная операция.
Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям. Чтобы вызвать автофильтр надо встать в одну из ячеек списка и выбрать команду «Данные-Фильтр-Автофильтр». Excel в стороку заголовков добавит кнопочки автофильтра (их не видно при печати). Далее можно задавать какие-нибудь условия и все строки, не отвечающие им, будут скрыты (но не удалены). Чтобы вновь развернуть весь список, выберите пункт «все» в меню, которое выпадает из кнопочек автофильтра.
Основные критерии, по которым отбирает автофильтр:
1. Значение. Т.е. можно выбрать все записи, в данном поле у которых заданное значение. Например, выдать тех людей списка, которые живут в Омске.
2. Первые 10. Отбирает десятку (или другое число) лидеров.
3. Пустые/непустые. Отображает строки, в которых данное поле незаполнено (или наоборот, заполнено).
4. Условие. Можно задать более гибкие условия.
a. Значение больше или меньше установленного.
b. Значения в интервале.
c. Два отдельных значения.
d. Выборка по шаблону.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Очень удобно данные списка сортировать. Для этого используется пункт меню «Данные-Сортировка».
Можно сортировать по нескольким полям. Что происходит в таком случае?
Например, мы сначала сортируем по столбцу «Город проживания», а потом – по столбцу «Месячный оклад». Сначала у нас пойдут все люди из Москвы, потом – все люди из Омска. При необходимости можно будет список легко разделить на 2. А вот люди, которые проживают в одном городе уже будут между собой отсортированы по месячному окладу.
Подготовка документа к просмотру и к печати.
Есть довольно много инструментов Excel, которые помогают ориентироваться в электронных книгах. Наиболее употребительные из них такие:
Сетка. Включить/отключить сетку при просмотре книги Excel можно так: Меню=>Сервис=>Параметры=>вкладка “Вид”. Выключатель “сетка” в группе “Параметры окна” надо включить/отключить.
1. Встать в левую верхнюю ячейку того места, которое должно “скользить”.
2. Выбрать пункт Меню=>Окно=>Закрепить области.
Например, встанем в ячейку В2 и скажем “Закрепить области”. При переходе курсора вправо или вниз строка 1 и столбец А все равно будут оставаться в видимой на экране области. Если не нужно закрепление областей, а оно есть, снимают его так: Меню=>Окно=>Снять закрепление областей.
Если аналогичный эффект нужен на печати, задайте печать сквозных строк и столбцов. Меню=>Файл=>Параметры страницы… На вкладке «Лист» в группе «Печать на каждой странице» задать сквозные строки и столбцы.
Гиперссылки. Для того, чтобы можно было быстро перейти на другое место в том же (или в другом) документе, можно использовать гиперссылки. Когда у вас есть гиперссылки, переходить по ним просто: надо кликать мышкой в ячейку-ссылку. Для перехода Назад/Вперед (как в любом броузере) нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов “Web”. Чтобы создать ссылку, которая будет вызывать почту и сразу вписывать адрес отправителя, надо в троке “Связать с файлом/URL” написать “mailto::адрес”. Например: mailto::katpop@yandex.ru. В самой ячейке текст может быть самым произвольным. Если гиперссылка стала не нужна, Меню=>Вставка=>Гиперссылка… В появившемся окне “Изменение гиперссылки” нажмите кнопку “Удалить гиперссылку”.
Примечания. Можно к любой ячейке добавить примечание. Меню=>Вставка=>Примечание. У ячеек, где добавлено примечание, появляется красный марке в углу. Чтобы посмотреть примечание одной ячейки, наведите курсор мышки на ячейку с примечанием. Чтобы было видно (соответственно, не видно) все примечания воспользуйтесь пунктом Меню=>Вид=>Примечания.
Для того, чтобы стандартные примечания стали видны при печати: Меню=>Файл=>Параметры страницы… На вкладке «Лист», в ниспадающем списке «примечания» выбрать строку «Как на листе».
Группы. Можно объединить несколько строчек либо столбцов в группу. Если лист состоит из нескольких групп, то можно скрыть тела групп, оставив только заголовки, что довольно удобно.
Где открывается документ? Excel при сохранении запоминает не только обычную информацию в ячейках, но также положение курсора на момент последнего сохранения документа. Поэтому перед сохранением всегда следует:
1. Расположить листы в логическом порядке.
3. Встать на логически первый лист. (На тот лист, с которого вы хотите чтобы начинался просмотр).
4. Тогда можно сохранять документ.
Сколько страниц займет распечатка? Если вы хотите, чтобы распечатка влезла на какое-то определенное количество страниц в ширину и в высоту, задайте эти величины в группе «Масштаб» на вкладке «Страница» в окне «Параметры страницы». (Меню=>Файл=>Параметры страницы…). Например, если задать параметры 1 и 1, то вся таблица, какой бы большой она ни была, отмасштабируется так, что поместится на одну страницу. Естественно, буквы станут намного мельче, качество напечатанного тоже ухудшится.
Перед тем, как начать печать, воспользуйтесь обязательно предварительным просмотром (Меню=>Файл=>Предварительный просмотр). Excel иногда имеет свое представление о том, как будет выглядеть документ при печати.
Примеры полезных функций и описание их действия.
Функция ЦЕЛОЕ возвращает целую часть числа, отбрасывая все дробные цифры после десятичной запятой. «=ЦЕЛОЕ (412,98)» => 412.
Функция СЛЧИС, не имеющая аргументов, возвращает равномерно распределенное случайное число, которое больше или равно 0 и меньше 1. Термин «равномерно распределенное» означает, что вероятность всех получаемых с помощью этой функции случайных чисел одинакова. Эта функция часто используется в рабочих таблицах для прогнозирования событий, которые не могут быть предсказаны с полной достоверностью, таких как выигрышные номера лотерейных билетов или объем продаж по четвертому кварталу текущего года. Эта функция возвращает новый результат каждый раз при пересчете рабочего листа. В следующем примере формула возвращает случайное число между 0 и 12 (12 не включается в интервал возможных значений случайных чисел): =СЛЧИС ()*12
Функция РИМСКОЕ преобразует число в его эквивалент в римских. К сожалению, функция для обратного преобразования не предусмотрена. «=РИМСКОЕ (1998)» => MCMXCVIII
Функция ОКРУГЛ округляет значение числа до указанного количества десятичных разрядов. Эта функция обычно: используется для контроля точности вычислений: Функция ОКРУГЛ имеет два аргумента: первый – значение для округления, второй – количество цифр после запятой. Если второй аргумент отрицательный, округление смещается влево от запятой на заданное количество цифр. Примеры использования функции ОКРУГЛ: «=ОКРУГЛ(123,456;2)» =>123,46 «=ОКРУГЛ(123,456;0)» =>123 «=ОКРУГЛ(123,456;-2)»=>100 Не перепутайте округленное значение с отформатированным. Когда в формуле есть ссылка на ячейку, значение которой было округлено с помощью функции ОКРУГЛ, будет использоваться округленное значение. Если же число было отформатировано так, что оно только кажется округленным, то в формулах со ссылками на эту ячейку будет использоваться реальное неокругленное значение.
Функция ПИ возвращает значение числа π с 14 знаками после запятой. Эта функция не требует аргумента и является сокращенным обозначением числа 3,14159265358979. В следующем примере подсчитывается площадь круга, радиус которого хранится в ячейке a1: « =ПИ( )*(a1^2)»
Функция SIN возвращает синус угла. Синус угла определяется как отношение противолежащего катета к гипотенузе прямоугольного треугольника. Функция SIN имеет один аргумент – значение угла, выраженное в радианах. Для перевода градусов в радианы используйте функцию РАДИАНЫ. Существует также функция ГРАДУСЫ, выполняющая обратную операцию. Например, если в ячейке F21 находится значение угла, выраженное в градусах, то формула для вычисления синуса будет иметь следующий вид: «=SIN(РАДИАНЫ(F21))» В Excel включен полный набор тригонометрических функций. Чтобы получить более подробную информацию о них, прочитайте соответствующие разделы справки.
Функция КОРЕНЬ возвращает значение квадратного корня из аргумента. Если аргумент отрицательный, функция воспринимает его как ошибку. «=КОРЕНЬ(1О24)» => 32. Для вычисления кубического корня возведите значение в степень 1/3. Например, «=32768^(1/3)» => 32. Корни других степеней могут быть вычислены аналогичным образом. Также для таких вычислений можно пользоваться функцией СТЕПЕНЬ.
Если взять наугад несколько рабочих книг, то можно смело поспорить, что чаще всего в них будет использоваться функция СУММ. Эта функция является также одной из самых простых. Она может иметь от 1 до З0 аргументов. Для того чтобы подсчитать сумму значений ячеек трех диапазонов (А1:А1О, С1:С10; Е1:Е10), вы можете использовать три аргумента: =СУММ (А1:А10; С1:С10; Е1:Е10) Аргументы не обязательно должны быть заданы только в таком виде. Например; вы можете использовать адреса отдельных ячеек, ссылки на диапазоны и литералы следующим образом: =СУММ (А1; С1:10; 125) В связи с такой популярностью функции СУММ разработчики Ехсеl очень упростили ее использование и практически автоматизировали его. Чтобы вставить формулу, в которой используется функция СУММ, щелкните на кнопке Автосумма, находящейся на панели инструментов Стандартная. Excel анализирует контекст и предлагает для суммирования диапазон значений ячеек. Если Ехсеl предлагает этот интервал верно (как обычно и бывает), нажмите клавишу или снова щелкните на описываемой кнопке. Если нужно просуммировать несколько столбцов чисел, по очереди выделите нужные диапазоны ячеек, а затем щелкните на кнопке Автосумма. В этом случае Excel будет точно знать, что нужно просуммировать, и поэтому не запросит у вас подтверждения.
Функции СРЗНАЧ возвращает среднее значение (среднее арифметическое) диапазона ячеек. Это эквивалентно сумме содержимого всех ячеек диапазона, деленной на количество ячеек. Следующая формула возвращает среднее значение диапазона А1:А100: =СРЗНАЧ(А1:А100) Если в указанном диапазоне находятся пустые ячейки или ячейки содержащие текст, то они не включаются в расчет среднего значения. Как и в случае с функцией СУММ, вы можете использовать любое количество аргументов. В Ехсеl предусмотрена также функция МЕДИАНА, которая вычисляет медиану значений диапазона, и функция МОДА, которая возвращает то значение, которое чаще всего встречается в диапазоне.
Текстовые функции. Хотя Ехсеl славится своими возможностями обработки чисел, она имеет 23 встроенные функции для работы с текстом. В этом разделе приведены некоторые из них.
Функция ЛЕВСИМВ выделяет строку символов заданной длины из другой строки, начиная с крайней левой позиции. Эта функция использует два аргумента. Первый – строка, а второй, необязательный, аргумент – число символов. Если второй аргумент опущен, то Ехсеl по умолчанию выделяет первый символ текста. В данном примере формула возвращает букву «Б»: =ЛЕВСИМВ(«Б.Б.Гребенщиков») Следующая формула возвращает в результате строку «Альберт»: =ЛЕВСИИВ(«Альберт Эйнштейн»;7)
Функция ДЛСТР возвращает количество символов в текстовой строке. Например, следующая формула возвращает число 9: =ДЛСТР(«Атмосфера») Если нужно определить длину строки без учета пробелов в начало и в конце строки текста, используется функция ДЛСТР, аргументом которой является функция СЖПРОБЕЛЫ. Например, если вы хотите знать количество символов текста, находящегося в ячейке А1 (без каких-либо пробелов), то вам надо использовать формулу: =ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ (А1))
Функция ПТСР выделяет заданное число символов из строки текста. Она использует три агента: первый – строка текста; второй – позиция в текстовой строке, с которой вы хотите начать выделение символов, и, наконец, третий аргумент – это количество символов, которые необходимо выделить. Например, если в ячейке А1 находится строка текста «Пушкин Александр Сергеевич», то следующая формула вернет «Александр»: =ПСТР(А1;8;9)
Функция ЗАМЕНИТЬ позволяет заменить символы в тексте. Первый аргумент этой функции – текст, содержащий заменяемую вами строку. Второй аргумент – позиция символа, с которой вы хотите начать замену. Третий аргумент – количество заменяемых символов. Четвертый аргумент – новый текст, который заменит имеющийся. В следующем примере формула возвращает «Альберт Эйнштейн»: = ЗАМЕНИТЬ(«Альберт Гор»; 9;3; Эйнштейн)
Функция ПОИСК позволяет определить позицию в текстовой строке, с которой начинается заданная строка. Эта функция имеет три аргумента. Первый – текст, который нужно найти; второй – строка, в которой ищется текст; третий (необязательный) аргумент – место начала поиска. Если третий аргумент опущен, то Excel начинает поиск с начала текста. В следующем примере предполагается, что в ячейке А1 находится текст «Пушкин Александр Сергеевич». Формула возвращает 7 потому, что первый по счету пробел находится на седьмой позиции в исходной строке. =ПОИСК(» «; А1; 1) Чтобы найти второй по счету пробел, вместо третьего аргумента подставим вложенную функцию ПОИСК, к значению которой прибавим 1, =ПОИСК(» «; А1; ПОИСК(» «; А1; 1) +1) В следующей формуле для выделения первого слова, ограниченного пробелом, из строки текста, находящегося в ячейке А1, используется функция ЛЕВСИМВ. Например, если в ячейке А1 находится текст «Александр Сергеевич Пушкин», то следующая формула выделит из текста имя «Александр». =ЛЕВСИМВ(А1; ПОИСК(» «; А1; 1)) Представленная формула имеет явный недостаток: если текст в ячейке А1 не имеет пробелов, то в результате возникнет ошибка. Вот как выглядит усовершенствованный вариант этой формулы, которая выделяет первое слово из строки, находящейся в ячейке А1, даже если эта строка не содержит пробелов: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСК(» «; А1; 1)) ;А1; ЛЕВСИМВ(А1; ПОИСК(» «;А1; 1)))
Функция ПРОПИСН преобразует строчные символы в прописные. Например, если в ячейке А1 находится «Пушкин», то следующая формула возвращает «ПУШКИН»: =ПРОПИСН(А1)
Логические функции. К категории логических функций в Excel отнесено только шесть функций, хотя, откровенно говоря, некоторые из других функций также можно смело причислить к этой категории. В данном разделе рассматриваются три логические функции.
Функция И возвращает логические значение ИСТИНА или ложь в зависимости от логического значения своих аргументов. Если все аргументы принимают значение ИСТИНА, то функция И возвращает значение ИСТИНА. Если хотя бы один из аргументов функции принимает ложное значение, то функция И возвращает значение ЛОЖЬ. Приведенная ниже формула возвращает значение ИСТИНА, если все ячейки диапазона А1:АЗ содержат отрицательные числа: =И(А1 0; А2 0; АЗ 0) В другом примере функция И используется в качестве первого аргумента функции ЕСЛИ. Если значения всех трех ячеек А1:АЗ отрицательные, эта формула возвращает строку «Все отрицательные». Но если хотя бы одно из значений больше или равно нулю, формула возвращает строку «Не все отрицательные»: =ЕСЛИ(И(А1 0; А2 0; АЗ 0);»Все отрицательные»; «Не все отрицательные»)
Функция ИЛИ подобна функции И, с той лишь разницей, что функция или возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из ее аргументов истинный. В противном случае эта функция возвращает значение ЛОЖЬ. В следующем примере формула возвращает истинное значение, если хотя бы одно из значений, находящихся в ячейках А1, А2 или АЗ, меньше нуля: =ИЛИ(А1 0; А2 0; АЗ 0)
Функции даты и времени. Если в ваших рабочих таблицах нужно оперировать датами и временем, то и Ехсеl придет вам на помощь. В ней предусмотрено 14 функций, работающих с типом значений. В этом разделе описано несколько таких функций. Чтобы использовать функции получения даты и времени, вы должны свободно владеть системой исчисления дат и времени.
Функция СЕГОДНЯ не имеет аргумента. Она возвращает текущую дату, точнее, дату, установленную в системе. Например, если вы введете в ячейку следующую формулу 16 июня 1998 г., то формула вернет 16.О6.1998: =СЕГОДНЯ()
Функция ДАТА выводит на экран дату в соответствии с тремя аргументами: год, месяц и день. Эта функция поможет скомпоновать дату на основе информации, содержащейся в вашей рабочей таблице. Например, если ячейка А1 содержит 1998, ячейка В1 – 12 и ячейка С1 – 25, то следующая формула возвращает дату 25.12.98: =ДАТА(А1; В1; С1)
Функция ДЕНЬ определяет день месяца в указанной дате. Например, если ячейка А1 содержит дату 25.12.98, то следующая формула вернет число 25: =ДЕНЬ (А1) Кроме того, в Ехсеl предусмотрены функции ГОД и МЕСЯЦ, которые выделяют из даты соответственно год и месяц.
Функция ДЕНЬНЕД определяет день недели указанной даты. Она имеет два аргумента – дату и код запроса, определяющий тип результата (второй аргумент необязательный). Например, если в ячейке А1 содержится значение 25.12.97, то следующая формула возвращает 4, что означает, что этот день – четверг: =ДЕНЬНЕД(А1; 2) Вы можете отформатировать ячейки с датами так, чтобы дни недели выводились на экран в привычной текстовой форме, а не в виде цифр. Для этого в списке числовых форматов выберите опцию Все форматы и в поле Тип введите шаблон ддд (для отображения аббревиатур дней недели) или дддд (для отображения полного названия дней недели).
Функция ВРЕМЯ возвращает время в зависимости от трех аргументов: часы, минуты и секунды. Эта функция может скомпоновать время на основании информации, содержащейся в вашей рабочей таблице. Например, если ячейка А1 содержит 8, ячейка В1 – 15, а ячейка С1 – 0, то следующая формула возвращает 8:15:00: =ВРЕМЯ(А1; В1; С1)
Функция ЧАС выделяет из времени число часов. Например, если ячейка А1 содержит время 8:15:00, то следующая формула возвращает 8: =ЧАС(А1) Кроме того, в Ехсеl предусмотрены функции МИНУТЫ и СЕКУНДЫ, которые выделяют из времени соответственно минуты и секунды.
Матричные вычисления. Самые распространенные действия с матрицами следующие:
