5 лет эпк что это значит

Что означает ЭПК в номенклатуре дел?

В соответствии с законодательством Российской Федерации, любые организации независимо от формы собственности и того, являются ли они частными или государственными, обязаны обеспечивать хранение архивных документов. Многие документы до сих пор хранятся в бумажном виде в единственном экземпляре, например, трудовые книжки. Их утеря может привести к ущемлению прав граждан.

Понятие номенклатуры дел

Номенклатурой дел принято называть сводный перечень всех документов, входящих в делопроизводство компании с обязательным указанием срока хранения. Существует ряд законов, регулирующих ведение кадрового делопроизводства, и определяющих срок хранения каждого документа.

Сотрудники компании, в чьи обязанности входит делопроизводство, должны тщательно соблюдать сроки хранения, периодически утилизируя бумаги с истекшим сроком хранения.

Все нюансы, относящиеся к организации хранения документов, их комплектования, учета и использования, регулируются Федеральным законом N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. Пункт 1 ст. 17 ФЗ устанавливает обязанности организации по обеспечению сохранности своих архивных документов.

Понятие ЭПК

На некоторых архивных документах можно встретить аббревиатуру ЭПК. Это сокращение означает «экспертно-проверочная комиссия». В ее состав приглашают наиболее квалифицированных специалисты из основных структурных отделов. Возглавляет комиссию один из руководящих работников компании.

В состав экспертно-проверочной комиссии должен обязательно входить представитель архивного учреждения.

Эти комиссии функционируют при архивных управлениях. Они являются постоянно действующим совещательным органом, и в их обязанности входит:

Деятельность комиссий ведется совместно с архивной и делопроизводственной службой организации. Они распределяют документы на хранение и уничтожение, а также место, где будут храниться отобранные организации.

Отметка ЭПК на документах

Отметка на документах может быть дополнена следующими:

По закону не допускается уменьшение сроков хранения документов или удаление отметки «ЭПК». Срок хранения может быть только увеличен.

Отметка «ЭПК» применяется в отношении документов всех организаций независимо от формы собственности. Основным условием должно быть то, что документы этих организаций классифицированы как источник формирования государственных и муниципальных архивов.

Ответственность за нарушения хранения документов с отметкой ЭПК

Как следует из ст. 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации или граждане, совершившие нарушения в области хранения документов, представляющих особую ценность, или с продленным сроком хранения, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, предусмотренной законодательством РФ.

Уничтожать документы с отметкой «ЭПК» раньше истечения сроков хранения не следует до тех пор, пока не получено заключение экспертно-проверочной комиссии. Необходимо также получить утверждение со стороны архивного органа описей документов постоянного хранения.

Источник

Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива

Зарегистрирован в Минюсте России 06.08.2018.
Регистрационный № 51795.

Примерное положение
об экспертно-проверочной комиссии
федерального государственного архива

I. Общие положения

Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) федерального государственного архива (далее – Архив) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа директора Архива. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Примерного положения. Положение об ЭПК утверждается директором Архива.

Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения директором Архива.

Персональный состав ЭПК утверждается приказом директора Архива.

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов Архива. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования Архива (далее – источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

Председателем ЭПК назначается заместитель директора Архива.

ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее – ЦЭК (ЭК) источников комплектования, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).

В своей работе ЭПК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19); нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях [1] ; решениями ЦЭПК при Росархиве; положением об ЭПК Архива.

II. Функции ЭПК

ЭПК осуществляет следующие функции:

8.1. Рассматривает и принимает решение об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных Архивом на документы, предложенные гражданами к приобретению Архивом;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в Архиве на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

ж) переработанных описей дел, документов;

з) описей дел, документов, созданных Архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в Архиве, не подлежащих хранению.

8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования Архива с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных Архивом по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в Архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

д) номенклатур дел источников комплектования;

е) актов об утрате документов в источниках комплектования;

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в Архиве и в источниках комплектования;

з) актов описания архивных документов в Архиве;

и) актов переработки описей в Архиве;

к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

8.3. ЭПК рассматривает:

а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

в) предложения источников комплектования, о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

г) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

III. Права ЭПК

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции источникам комплектования Архива по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

IV. Организация работы ЭПК

Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

Ведение делопроизводства ЭПК возлагается на секретаря комиссии.

[1] Подпункт 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Источник

5 лет эпк что это значит

Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Личные дела руководителей и работников организаций

ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные карточки работников

ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:

— по месту утверждения;

ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— в других организациях

3 года после замены новыми

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)

ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками

п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

— учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— бланков трудовых книжек и вкладыша в нее

Штатные расписания организации, изменения к ним:

— по месту утверждения;

ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— в других организациях

Источник

5 лет эпк что это значит

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Табель форм документов, применяемых в организации:

а) по месту составления

б) в других организациях

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

(1) После утверждения

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

(1) После снятия с контроля

Списки адресов обязательной рассылки документов

(1) После замены новыми

Переписка о нарушении правил пересылки документов

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации

(1) После замены новыми

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

(1) После снятия с учета

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Паспорта информатизации организации

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов

(1) После истечения срока действия договора

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

Программные продукты (комплексы)

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

(1) После замены новыми

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Договоры, соглашения об информационном обмене

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

(1) После замены новыми

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

Перечни работ по резервному копированию информации

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

Сертификаты ключа подписи

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

(1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о сертификатах ключа подписи

Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

а) постоянного хранения (утвержденные)

б) по личному составу

в) временного хранения

(ЭК) сводного годового раздела описи

(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации

(4) После уничтожения дел

(1) После замены новыми

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)

(2) После истечения срока действия договора

Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности

государственный, муниципальный архив, если могут

б) распорядительных документов по личному составу (2)

быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

д) контроля исполнения документов

е) обращений граждан

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

з) фотофонодокументов, видеодокументов

и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей

б) рассылки документов

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

г) бланков строгой отчетности

д) машинописных, компьютерных, копировальных работ

е) выдачи дел во временное пользование

ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

Книги, журналы учета:

(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)

а) электронных носителей

б) выдачи электронных дисков

г) ключевых носителей

д) сертификатов электронных цифровых подписей

(2) После замены пароля

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

(3) После замены ключа

ж) копирования баз данных

До минования надобности

з) технических средств защиты

Книги, журналы учета:

(1) После снятия грифа ограничения

а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера

б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера

Источник

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

(1) После замены новыми

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Переписка об утверждении печатей и штампов

Журналы учета выдачи печатей и штампов

Акты уничтожения печатей и штампов

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

Списки, книги адресов и телефонов

(1) После замены новыми

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые

Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков

Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества

Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

До ликвидации организации

Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества

Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Паспорта зданий (1), сооружений(1)

(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **

(2) После ликвидации здания, сооружения

(1) После списания оборудования

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений

Договоры о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока страхования

Планы размещения организации

(1) После замены новыми

Переписка о предоставлении помещений организации

Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний

(1) После перевыбора управляющей компании

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

Договоры коммунального обслуживания организации

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о коммунальном обслуживании организации

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

(1) После истечения срока действия договора

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

Договоры по автострахованию

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о перевозке грузов

Заявки на перевозку грузов

Нормативы загрузки транспортных средств

(1) После замены новыми

Условия по перевозке грузов:

а) по месту разработки и утверждения

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий

Технические характеристики транспортных средств

(1) После списания транспортных средств

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

(1) После списания транспортных средств

Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

(1) После проведения проверки (ревизии)

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию

(1) После проведения проверки (ревизии)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.

Книги, журналы учета путевых листов

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

Переписка о состоянии внутренней связи

Разрешения на установку и использование средств связи

(1) После окончания эксплуатации средств связи

Переписка с операторами сотовой связи об организации связи

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

Схемы линий внутренней связи организации

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

(1) После снятия линий связи

Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

(1) После устранения неполадок

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта

(1) После проведения ремонта

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

Картотеки, книги учета средств связи

Книги учета записи дежурных на телефонных стациях

Книги регистрации междугородных телефонных разговоров

10.4. Обеспечение безопасности организации

Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

Приказы начальника гражданской обороны объекта

Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции

Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности

Источник