5 лет при условии проведения проверки что это значит

5 лет при условии проведения проверки что это значит

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Что означает срок хранения бухгалтерской документации, например, журнал операций, пять лет при условии проведения проверки (ревизии) в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Источник

Что обозначает сноска в Перечне документов со сроками хранения «после проведения ревизии»?

См. статью «Перечень 2019 года о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов» в № 7′ 2020

Обратите внимание на эту статью закона об архивном деле:

1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов…

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством…

Перечни типовых управленческих документов (в т.ч. и пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) являются нормативными правовыми актами и имеют обязательный характер, поэтому и все примечания к установленным срокам хранения являются обязательными. Все примечания подчеркивают, что срок хранения начинает исчисляться после исполнения и истечения срока действия документов:

См. новость «Ситуация с новым Перечнем документов со сроками хранения» в № 2′ 2020

Подобные примечания чаще всего встречаются в разделах перечней, когда устанавливаются сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и отчетности. Именно первичные учетные документы и документы-основания к ним фиксируют факты совершения хозяйственной операции и являются основой для их отражения в бухгалтерском учете.

Поэтому, во-первых, храните документы в течение нормативного срока – 5 лет после завершения проверки, ревизии, если в перечне сделано такое уточнение срока. А во-вторых, посоветуйтесь с бухгалтером, потому что срок хранения первичных учетных документов может исчисляться как срок (год) последнего использования документов в бухгалтерском учете + 5 лет при условии завершения проверки, ревизии. Поясним на примере, что подразумевают заложенные в Перечне формулировки:

Организация приобрела какие-то основные средства (оборудование, здание и т.п.) и в течение всего срока, когда будет исчисляться амортизация, документы-основания будут выполнять свою функцию доказательства, будут продолжать свое действие и должны сохраняться, например, в течение 30 лет. А потом надо хранить еще плюс 5 лет после завершения налоговой проверки (и с 1 января следующего года их можно будет уничтожить). По крайней мере это имеет в виду Перечень документов со сроками хранения 2010 года, на смену которому мы ждем новый.

Если действовать «четко по написанному», то возникают вопросы, на которые мы попросили ответить аудитора, который знает практику работы:

Если ждать налоговой проверки и от этого отсчитывать 5 лет, то такая проверка может никогда не прийти либо прийти лет через 10. И все это время действительно нельзя уничтожать документ?

Формально (если буквально следовать тексту нормы) без прошедшей проверки соответствующие документы уничтожать нельзя. Но эту проблему может решить и сама организация, которой мешают те или иные документы.

О какой ревизии идет речь – может имеется в виду не налоговая проверка?

Сноски, указанные в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, упоминают о «проверке (ревизии)». При этом ревизии проводятся в целях бюджетного контроля (п. 2 ст. 267.1 БК РФ) и у большинства организаций их точно не будет. Ревизионные комиссии (ревизоры) АО и ООО (там, где они есть) проводят не ревизии, а проверки. Итак, проверка (но не ревизия) документов может быть проведена как внутренними контрольными органами, так и аудиторами (для ГУПов возможен именно этот вариант). Поэтому проверку можно сделать силами ревизоров общества или же заказать аудит. От даты получения результата проверки (отчета или заключения) будет отсчитываться срок на уничтожение.

Налоговая проверка проверяет конкретный период и/или налог. Если документ организации не относится к предмету проверки, то надо ждать той проверки, что его проверит, и только потом отсчитывать 5 лет хранения?

Как описывалось выше, организация может сама заказать проверку, т.к. нет указания на то, что проверяющими могут быть только государственные органы. В случаях же, когда юридическое лицо подлежит обязательному аудиту, проблемы непроведенной проверки вообще не будет, и от результата той или иной аудиторской проверки можно будет отсчитывать 5-летний срок для соответствующих документов.

Итак, каждая организация решает проблему ненужных документов по-своему. Как видите, в большинстве организаций проверка возможна по собственной инициативе своими силами либо приглашенными аудиторами. По итогам проверки можно будет получить анализ рисков, вытекающих из деятельности компании, а заодно – выполнить условие, обязательное для последующего уничтожения ненужных документов.

Источник

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

а) сводная годовая (консолидированная)

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Отчеты об исполнении смет:

(1) При отсутствии годовых – пост.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

а) по месту разработки и утверждения

До минования надобности

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

(1) После проведения взаиморасчета

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах

Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

Переписка о сроках и размере арендной платы

Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Отчеты о платежах и поступлениях валюты:

(1) При отсутствии годовых – пост.

(2) При отсутствии годовых и квартальных – пост.

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

(1) После закрытия счета

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

Отчеты по драгоценным металлам

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

(1) После окончания срока гарантии

Переписка о выдаче и возврате ссуд

(1) После погашения ссуды

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

(1) После замены новыми

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:

а) по месту разработки и утверждения

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

(1) После погашения налогов

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства

Реестры расчета земельного налога

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:

(1) При отсутствии годовых – пост. С нарастающим итогом за 4 квартал – пост.

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

Сведения о доходах физических лиц

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

Реестры сведений о доходах физических лиц

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч., проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту:

а) по месту разработки и утверждения

Стандарты, методики проведения аудита:

Планы аудита (общие):

а) по месту разработки и/или утверждения

До минования надобности

Программы аудита (общие):

а) по месту разработки и/или утверждения

До минования надобности

Договоры оказания аудиторских услуг

(1) После истечения срока действия договора

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

(1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – пост.

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

Положения об оплате труда и премировании работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

(2) При условии проведения проверки (ревизии)

Лицевые карточки, счета работников

Переписка о выплате заработной платы

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

До минования надобности (1)

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности (1)

Лицевые счета акционеров

(1) После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии)

Ведомости на выдачу дивидендов

Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках

(1) После выплаты компенсации

Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казну

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению реестра государственного, муниципального имущества

Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации

Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе

Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения

(1) После вынесения окончательного судебного решения

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

(1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л.

При условии проведения проверки (ревизии)

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества

Документы (справки, акты, сведения, решения и др.) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан (жертв политических репрессий)

Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Договоры, соглашения (1)

(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня

(2) После истечения срока действия договора, соглашения

Протоколы разногласий по договорам

(1) После истечения срока действия договора

Источник