airtable что это такое
Обзор Airtable. Управляй чем угодно и как угодно
Airtable — органайзер всего и вся. Сервис для управления как большими проектами, так и мелкими задачами. Что-то среднее между Excel, CRM-системой и Trello. Или, правильнее сказать, всё сразу.
При этом Airtable не уступает по своим возможностям и исполнению ни одному из перечисленных сервисов. Давайте разбираться,что приобрели себе такие компании, как Tesla, Netflix, журнал Time и др.
В Airtable всё на английском. Поэтому для продуктивного пользования хорошо, если вы будете понимать, что там читаете. Но даже среднего уровня владения английским вам хватит, чтобы комфортно пользоваться сервисом. На первом скриншоте я показал, как выглядит главная страница Airtable. Нам сразу же подсказывают, что лучше разделять проекты по рабочим пространствам.
Совместное использование
Airtable с лёгкостью можно использовать как совместный с командой инструмент. Тут есть шеринг, есть возможность совместного редактирования, общения. Админы, они же руководящие проектом, могут добавлять, а потом и давать (или не давать) права на различные действия. Пользователя можно контролировать, предоставляя ему права на комментирование, корректировку, или вовсе назначением владельцем рабочего пространства. На мой скромный взгляд, этот сервис классно подошёл бы для совместной учёбы и шеринга новой информацией.
Планирование, как в Канбан-системе
Airtable часто используют для планирования каких-либо мероприятий, отдыха и т.д. Есть возможность ставить дедлайны, переходы процесса: Идеи, В процессе, Сделано и так далее. В общем, всё то же, что и в обычных Канбанах. Самый известный случай, которым Airtable показал свою состоятельность в планировании и управлении проектом, это когда ураган Харви внезапно обрушился на Техас и Луизиану в 2017 году — его использовали во время поиска домашних животных.
CRM-система
Управлять посредством Airtable небольшими некоммерческими организациями — самое то. Но и коммерческими тут можно управлять вполне комфортно. Как я и упомянул в шапке, Airtable немного смахивает и на CRM-систему. Тут есть аналитика, подсчёт продаж и воронки. Есть напоминания о звонках. Можно прикрепить к клиентам их почту, телефон, фотографию и так далее.
Красиво, функционально, знакомо
В Airtable достаточно обширные возможности. Но всё это не нагромождено, подано красиво и распределено по полочкам. Для комфорта имеются шаблоны, которые можно использовать в качестве базы для создания своего рабочего пространства. Конечно, можно и самому что-нибудь нафантазировать, но шаблоны — вещь. Имеется красивый, понятный интерфейс, который в зависимости от ваших пожеланий может выглядеть как карточки, Канбан или привычный всем Excel. Имеется синхронизация со сторонними сервисами и приложениями. Если закружится голова, можно почитать гайды и посмотреть обучающие видео.
Непосредственно при работе можно крепить не только текст, но и различные файлы. Окрашивать в разные цвета, ну вы поняли. Очень важный момент —сортировка. Здесь она на сверх адекватном уровне, многоуровневая и в то же время простая. Имеются фильтры, по которым можно сортировать список: по юзеру, по цвету, по задаче, по проекту и так далее. Поиск тоже не болтается в уголочке без дела — он реально работает, причём по всем направлениям. И кстати, размер столбцов можно изменять под свои требования.
Тарифы
В сервисе Airtable есть бесплатные и платные версии. В бесплатной предоставляется 2 Гб на прикреплённые файлы и 1200 записей. Вполне себе хватает для ежедневной работы небольшой организации. Все цены указаны ниже. Если приобретаете сразу на год, будет дешевле.
В общем, Airtable сильно облегчит работу по организации и ведению различных процессов внутри коллектива. Подходит для всех: от мала до велика.
«Втишине»: Как мы создали онлайн-калькулятор с помощью Airtable, Integromat и Wappler
Мы создали сайт-калькулятор, который рассчитывает стоимость звукоизоляции и генерирует индивидуальное коммерческое предложение. И всё это, используя только ноукод-инструменты.
Наша компания «Втишине» занимается установкой звукоизоляции в квартирах и других помещениях. Компания работает в 4-х городах и имеет большой ассортимент разных типов звукоизоляционных решений.
Когда к нам обращается потенциальный клиент, важно быстро подготовить индивидуальное коммерческое предложение (КП) в рамках первого звонка.
Для этого у компании есть универсальный шаблон КП. Это большой табличный файл, в котором учитываются все типы звукоизоляции и цены для каждого города. В шаблон вписываются размеры поверхностей и автоматически рассчитываются три варианта стоимости. Затем таблица сохраняется в PDF-файл — и КП для клиента готово!
Мы захотели автоматизировать этот процесс: сделать общедоступный калькулятор, где можно указать параметры нужных поверхностей и получить на выходе готовое КП. Ключевая особенность такого калькулятора — это его полная идентичность нашему “карманному” расчетчику, ведь он подготавливает полноценное КП с рабочими решениями и реальной стоимостью. По факту нам нужно было, чтобы калькулятор составлял полную смету в онлайн режиме по размерам заказчика и предлагал 3 варианта решения на каждую поверхность.
Но мы не готовы были тратиться на полноценную разработку. Нам хотелось сначала проверить, насколько такой инструмент вообще будет востребованным. Поэтому мы стали смотреть в сторону ноукод-решений и в результате обратилась в компанию Ratio.
Когда компания “Втишине” обратилась к нам в Ratio, мы выдвинули идею, что стоит продолжить использовать сам файл шаблона для всех расчетов. А автоматизировать только все остальные процессы вокруг этого шаблона.
Уже не менеджер вручную будет копировать шаблон, подставлять туда тип, длину и ширину поверхностей и сохранять всё в формате PDF, а это будет происходить автоматически через специальный сервис.
Понятно, что скорость расчета через файл будет медленней, чем если бы мы запрограммировали эту механику с нуля. Поэтому нам нужно было проверить, что скорость будет приемлемой. За несколько часов мы создали грубый прототип и убедились, что идея работает и скорость расчета занимает не более 10 секунд, что нам подходит.
Теперь нужно было подобрать стек инструментов и убедиться, что и остальные части системы тоже можно реализовать.
На наш взгляд, главный инструмент в подобном проекте — это сервис автоматизации. Именно он выполняет основную обработку информации и склеивает все остальные части системы между собой.
Мы предпочитаем работать в Integromat из-за низкой стоимости операций и большого количества интеграций.
Для работы с шаблонами и другими файлами мы решили использовать привычные и удобные сервисы от Google — Диск и Таблицы. Они входят в офисный набор Google Workspace.
Нам нужно где-то хранить данные о всех расчетах и сессиях пользователей. Мы решили использовать Airtable — самый известный ноукод-сервис для онлайн-баз. К нему легко подключаться по API, а бесплатный тариф покрывает наши нужды на первое время.
Нужно было придумать удобный способ доставки сгенерированного КП пользователю. Нам не хотелось давать PDF на скачивание прямо на странице калькулятора, потому что в таком случае мы не сохраняем контакта с клиентом. Да и генерация будет занимать некоторое время, и пользователь может за это время отвлечься и закрыть страницу.
Поэтому решили, что пользователь будет оставлять на странице свои контакты для связи в WhatsApp или Telegram, и после генерации КП будет отправляться к нему в мессенджер через чат-бота.
Раз уж мы используем Integromat, то мы решили сделать чат-бота там же, тем более у нас довольно простой сценарий взаимодействия.
И наконец нужно было определиться с тем, как будет создана веб-страница с калькулятором. На ней нам нужны блоки с контентом, форма для отправки параметров поверхности, вывод информации после расчета. И все это с приятным глазу дизайном и адаптивностью под разные устройства.
Это несложные требования, но найти подходящее решение всё равно непросто. Самым бюджетным вариантом было бы создать веб-страницу на Tilda, и вставить через iframe стандартную форму Airtable. Но пользоваться такой страницей было бы неудобно.
Bubble не понравился ограничениями в плане дизайна. А Webflow — ограничениями в плане работы с записями, формами и API. Эти сервисы, конечно, можно было использовать, но хотелось что-то более гибкое и доступное. Рассматривали даже вариант создать веб-страницу с помощью фронтенд-разработчика.
Но как раз в это время мы обратили внимание на ноукод-инструмент Wappler. В нем можно верстать страницы на обычном html-css и прописывать нужную логику на фронтенде и на бэкенде сайта, а также подключаться к внешним источникам по REST API. Кроме того, код проекта с самого начала принадлежит нам и мы можем размещать его на любом подходящем сервере. Это было как раз то, что мы искали.
Итого наш стэк составил:
Если бы мы использовали исходный шаблон, то расчет и генерация КП шли бы долго. Поэтому мы сделали отдельные облегчённые файлы шаблонов для разных городов и типов поверхностей. 28 шаблонов для расчетов и ещё столько же — для генерации КП.
Все файлы шаблонов мы загрузили в Google Drive. Кроме этого, мы создали папки для хранения рабочих и временных файлов.
В Airtable мы создали 2 связанные таблицы: сессии и расчёты. Расчет — это каждый запрос на калькуляцию стоимости конкретной поверхности. Все расчеты объединяются в сессии пользователя. У каждой сессии считается суммарная стоимость всех входящих в нее расчетов.
Возможности Wappler позволили не ограничивать себя и реализовать на странице всё, что мы хотели:
В Wappler можно верстать страницу визуально, но увы, не всё можно настроить через интерфейс. Поэтому иногда мы напрямую прописывали нужные стили в css-файлах. Это уже не совсем nocode, зато страница выглядит и работает так, как нам нужно: всё адаптивно, загружается быстро, есть приятные анимации, тени и разная интерактивность.
Хоть страница и простая, но в ней много логики: вывод данных, появление и скрытие блоков, замена контента при смене города. Всё это запрограммировано через собственный встроенный фреймворк программы. Причём визуально, без написания кода вручную.
Удобно, что Wappler позволяет вставлять собственный код на страницу, например сторонние скрипты. Мы, в частности, используем imaskjs для маски телефона в форме обратной связи и lite-youtube-embed для отложенной загрузки iframe с ютубом. Для вставки этих скриптов на страницу навыки программирования не потребовались — это был copy-paste.
Страница с калькулятором находится на поддомене от основного сайта, но размещена на своем отдельном сервере.
Весь сценарий работы калькулятора можно разделить на 5 этапов.
Пользователь выбирает тип поверхности, указывает ее длину и ширину и нажимает кнопку отправки. Форма исчезает и появляется спиннер. Сайт создает в Airtable две новые записи: одну в таблице сессий и другую в таблице расчетов. После этого по вебхуку запускается сценарий расчета в Integromat.
В Интегромате выбирается нужный шаблон и создается его копия. Затем в файл подставляются длина и ширина и забирается итог расчета. Сумма сохраняется в Airtable. Запускается вебхук на сайте, чтобы просигнализировать, что расчет закончен.
Когда срабатывает вебхук, на сайте исчезает спиннер и появляется таблица с результатами расчетов. Снова показываются кнопки выбора типа поверхности, чтобы пользователь мог, при желании, запустить расчет следующей поверхности.
При запуске сайта создать КП можно было или самому автоматически через бота в Telegram, или через обращение в чат компании. Сейчас кнопка для генерации КП доступна сразу на сайте.
Сценарий создания КП сложнее сценария расчета. Сначала создается несколько таблиц по количеству типов поверхностей в сессии. В таблицы проставляются все данные о расчетах и каждая таблица сохраняется в формате PDF. Все файлы склеиваются, добавляется титульный и финальный листы. Файл сохраняется в Airtable и через бота отправляется пользователю в Telegram.
Вот во что обходится работа калькулятора:
Nocode-инструменты по определению содержат в себе какие-то ограничения.
Например, в Integromat нельзя одновременно запустить несколько исполнений одного сценария. Каждому новому посетителю сайта пришлось бы ждать, пока другие посетители не закончат свои расчеты.
Чтобы это обойти, мы создали по несколько копий каждого сценария, и эти копии запускаются по очереди.
А у Airtable есть ограничение, которое усложняет внешние интеграции — можно отправлять не более 5 запросов в секунду к одной базе. И хотя пока наш проект не страдает от этого, но потом возможно придется как-то оптимизироваться.
Как вариант, можно создать свою базу данных в Wappler и тем самым совсем отказаться от Airtable. Также, можно и все сценарии в Integromat заменить на аналогичные сценарии на самом сайте. Это потребует затрат на переход, но позволит сэкономить в перспективе и не волноваться об ограничениях.
Проект был запущен 1 июля. Для привлечения трафика принципиально пока использовался только один инструмент — оптимизированная (тестовая) рекламная кампания в Яндекс Директ. Кроме этого, ссылка на проект есть и с главного сайта компании.
За месяц страницу посетили 620 пользователей. 280 из них сделали хотя бы один расчёт стоимости поверхности. Всего выполнено 300 расчетов.
При этом мало кто обращался к Telegram-боту, что говорит о неэффективности этого способа общения для привлекаемой аудитории. Скоро ему на замену придет WhatsApp-бот. Ну а пока мы добавили возможность для всех желающих генерировать и скачивать КП прямо на сайте.
Оценить результат вы можете на самом сайте Калькулятора.
Честно признаться, когда мы только начали работать над проектом с ребятами из Ratio, я не до конца верила в успех предложенного решения. Оно казалось топорным, состоящим из большого количества переменных и связок. А для нас было важно сделать работу калькулятора быстрой. Никто не будет долго ждать свои расчеты, ведь правда? Поэтому это стало одним из ключевых аспектов при работе. Реализация через nocode, казалось, не сможет обеспечить должной времени обработки.
Словом, вошли мы в проект с недоверием, ни к ребятам, ни к логике процессов, ни к предложенным сервисам.
С момента первых договоренностей, ребята были сильно вовлечены в задачу и предлагали несколько путей решения с дополнительными комментариями о плюсах и минусах каждого. Это стало отправной точкой для продуктивного сотрудничества и зарождения доверия к команде. Я часто веду работу с подрядчиками разных уровней и рынков, поэтому могу четко оценить качество обработки задачи, вовлечения и реализации. Николай Неустроев (именно с ним мы вели работы) покорил своим подходом и 1001 ответным сообщением на мой вопрос. Все технические аспекты решались в моменте, в краткие сроки и крайне профессионально. Проект продвигался быстро и легко менялся в моменте.
Сейчас у нас есть рабочий продукт, сделанный полностью в соответствии с нашим техническим заданием и дизайном.
Калькулятором пользуются, а значит мы достигли своей цели. Нам есть еще над чем поработать и что улучшить, но это уже совсем другая история.
На этом проекте мы убедились, что удачно подобранный набор ноукод-инструментов позволяет создать сайт и настроить автоматизацию даже без знания программирования.
Открытием для нас на этом проекте стал ноукод-инструмент Wappler, который позволяет собрать отличный фронтенд, а на перспективу может и заменить другие ноукод-инструменты, к которым мы привыкли, вроде Airtable или Integromat.
Ниша бюджетной и быстрой разработки в стиле nocode активно развивается, поэтому самое время оценить ее преимущества. Если у вас есть интересный проект, и вы хотите обсудить его, пишите нам на https://t.me/realratio.
Если вам интересно подробней узнать о том, как был сделан проект и как он работает, мы с радостью ответим на ваши вопросы в комментариях.
3 NoCode-инструмента для быстрой и комфортной работы с данными
Интернет-магазин, образовательная платформа, транспортная компания, банк или что-то другое — каждый проект сталкивается с огромным количеством данных. И успех бизнеса во многом зависит от умения организовывать работу с получаемой информацией.
Мало того, что её нужно где-то хранить, — желательно чтобы ей ещё и управлять было удобно.
Решение — базы данных. Традиционные базы данных дают вам возможность хранить, организовывать, сортировать и извлекать данные в пользовательских приложениях. Их главный недостаток — потребность в разработчике, который создаст для вас средство управления всеми данными.
Однако уже сейчас существует масса NoCode-инструментов, которые помогают выстроить слаженный процесс обработки информации буквально за несколько часов.
И вот почему база данных на NoCode — это прекрасное решение:
На связи, как всегда, студия NoCode-разработки ZeroToOne 😉
Сегодня предлагаем внимательнее посмотреть на три NoCode-инструмента для удобной, быстрой и эффективной работы с данными.
А еще мы запустили телеграм-канал о новостях из мира бизнеса и стартапов. Каждое утро говорим о главных событиях: кто сколько привлек, кто кого купил и в какие скандалы о защите данных опять влез Цукерберг. Подписывайтесь!
Airtable — это как Excel или Google Sheets, только на этаж (и даже пару-тройку) повыше: он позволяет создавать сколько угодно рабочих пространств, баз данных и таблиц, менять цвета элементов, скрывать некоторые столбцы, добавлять таблицам и спискам текстовые документы, картинки — и ещё много что может.
Что умеет Airtable:
Теперь обо всём поподробнее.
Систему работы с файлами в Airtable можно представить в виде матрёшки: сначала вы создаёте рабочее пространство (workspace), внутри него — базу данных, а затем — документ: таблицу, канбан, календарь или что-то другое. При этом вид документа можно изменять в любой момент: с самого начала работы или по ходу, из практических соображений или по настроению — у вас есть полная свобода выбора.
А если, допустим, вы сегодня не чувствуете в себе сил и хочется, чтобы кто-то решил всё за вас — у Airtable есть шаблоны для разных задач: трекеры для продуктовых команда, календарь для контент-планов, каталог товаров и другие.
Помимо этого работу можно ускорить, используя приложения и экшены из маркета Airtable. Например, приложение от SendGrid позволит отправлять письма участникам вашей команды, AirFlow — загрузить данные из Facebook, Google, Shopify и пр. с помощью API. А экшены (т. е. заранее созданные сценарии) помогут в пару кликов планировать рабочие встречи, добавляя их в личные календари команды, отправлять уведомления в Slack или создавать графики. Экшены также можно создавать и самостоятельно: полностью с нуля или по простым шаблонам.
Если вы хотите использовать Airtable для управления контактами или товарами, то тут есть два варианта. Конечно, можно вводить все контакты клиентов можно и вручную — и даже тогда это не займёт много времени, — но Airtable также позволяет быстро автоматизировать этот процесс через интеграцию с десятками сервисов.
Например, вы можете объединить работу Airtable и Mailchimp и собирать базу контактов для рассылки в рабочем пространстве, а затем автоматически отправлять письма на собранные адреса прямо через Airtable. А для ведения базы покупателей или учёта товаров интернет-магазина, например, на базе Shopify можно интегрировать Airtable с этой платформой. Для интеграции можно использовать Automate.io, о котором мы рассказывали здесь, или Parabola, о котором поговорим далее.
Альянс этих NoCode-инструментов позволит буквально жонглировать любой информацией.
Пожалуй, один из наиболее понятных инструментов для автоматизации работы с данными. С Parabola можно сэкономить кучу времени: не нужно тратить часы на выполнение однообразных действий. Вы можете создавать сценарии работы интеграций с нуля или использовать готовые шаблоны из базы сервиса.
Как пользоваться Airtable, удобным приложением для работы с электронными таблицами.
Сервис Airtable – ещё одна возможность структурировать расписание дня, списки фильмов к просмотру или работу над важным проектом. Платформа построена на таблицах, в которые вы вносите свои данные. Ими можно делиться и безопасно хранить на серверах Airtable. Кроме того, пользователю доступны интеграции с различными сервисами (от Slack до Dropbox), а внешний вид таблицы можно изменить так, как удобнее. Привыкли работать с досками Trello? Можно настроить отображение и так. Удобнее расставлять всё по дням календаря? Есть и такая функция.
В статье подробно разберем, как создать учетную запись в Airtable, создать таблицу из шаблона и настроить её под свои нужды, а также сделать форму для анкетирования.
Регистрация в Airtable
Функция создания учетной записи в Airtable доступна на главной странице. Для этого просто введите адрес почты в серое поле и нажмите «Get started»:
Далее вас попросят ввести имя и фамилию, а также пароль. Подтверждать регистрацию по почте не нужно. После этого вы оказываетесь на главной странице сервиса, где нужно заполнить небольшой опросник, в котором вы укажете:
Для создания первой базы данных вам предложат выбрать область, которой вы интересуетесь. Выбрать есть из чего: в Airtable свободно создаются таблицы для стартапов, проектов, маркетинговых акций, событий и многого другого. Если вы ещё не знаете, чем хотели бы заняться на платформе, выберите функцию «I don’t know yet» или «Other». Позже сервис предложит вам множество шаблонов, из которых можно выбрать подходящий.
Основные компоненты
Сразу после регистрации вы оказываетесь на главной странице сервиса. Основное рабочее поле находится посередине, слева – меню с доступом на ваши рабочие доски. Один воркспейс – один проект, для которого можно сделать несколько разных таблиц. Количество проектов в бесплатной версии не ограничено.
Ниже меню с воркспейсами находится меню с обучающими материалами. Здесь можно посмотреть видео, в которых подробно рассматривается функционал Airtable с самыми продвинутыми функциями.
Предположим, что нам нужна база данных для стартапа. В таком случае воркспейс можно переименовать на «Стартап» с помощью кнопки рядом с названием.
Создание таблиц
Нажмите на плюс («Add a base»), чтобы добавить таблицу. Можно выбрать из шаблонов, загрузить свою или начать с нуля. Попробуйте выбрать шаблон: просто посмотрите, насколько широкий выбор предлагает Airtable.
Наверху расположены наиболее ходовые таблицы. Если пролистать ниже, то шаблоны можно выбрать по категориям. Слева доступно небольшое меню с категориями.
Поскольку мы делаем стартап, выбираем таблицу «Project Tracking». На самом деле любую таблицу можно переделать под свои нужды, просто с шаблонами новичку работать удобнее. При выборе таблички Airtable показывает небольшое превью, состоящее из описания и примера таблицы чуть ниже. Добавьте шаблон себе в рабочее пространство с помощью кнопки «Use template».
Теперь в воркспейсе появилась новая синяя иконка. Можно добавить ещё несколько, но давайте поскорее приступим к редактированию.
Редактирование элементов внутри таблицы
После нажатия на иконку таблицы вы попадаете в новое рабочее пространство. Так выглядит ваша таблиц. Элементы свободно редактируются, добавляются и удаляются.
Слева находится меню с вкладками по таблице. В каждом шаблоне они свои. Поскольку этот шаблон предназначен для контроля за проектами, здесь доступны такие категории:
Предпоследняя вкладка будет полезна для отслеживания состояния всего проекта. Благодаря вкладке с незаконченными проектами ясно, к кому можно обратиться по поводу незавершенного задания. Такой шаблон будет полезен большим командам: теперь не нужно создавать множество отдельных таблиц, если есть одна большая.
Вкладки наверху напоминают привычные вкладки в Excel и Google Spreadsheet, которые там расположены внизу. По каждой колонке можно искать нужные данные: это помогает, когда строчек становится слишком много. При необходимости колонки скрываются.
Чтобы очистить все данные в колонке, нажмите на её название, чтобы выделились все клетки, и сотрите данные, подтвердив действие в окошке.
В Airtable есть возможность выбирать виды клеток. Одна из функций – «Категории»: благодаря ней внутри каждого листа работает систематизация. Например, мы создали категорию «Соцсети». Изначально во всех шаблонах надписи на английском, так что их нужно либо переименовать, либо привыкнуть работать так.
Чекбоксы – отличная функция не только для того, чтобы отмечать статус каждого проекта, но и чтобы контролировать список дел. В премиум-версии внешний вид привычных «коробочек» меняется на сердечки и другие символы.
В соседней вкладке «Изображения проекта» добавляются медиа. При этом они отображаются полноценными иконками.
Во вкладке «Project lead» добавляется руководитель конкретного проекта (задания), по которому потом будет идти сортировка в категории незавершенных заданий. Поскольку к таблице сейчас прикреплен только один аккаунт, лишь он и выбирается. Чем больше пользователей добавлено, тем больше выбор. Аналогично работает и вкладка «Project team», но там ограничений по количеству людей нет – в команде может быть и три человека, и пять, а вот тимлидер – только один.
Аналогично заполняются ячейки с датами. Ячейка для заметок работает удобнее, чем в Google Spreadsheet: пользователя не переводят на нижнее поле при нажатии на Enter, а содержимое не расползается по всей таблице.
Вот так незавершенные проекты отображаются в соответствующей категории:
Завершенные проекты выглядят лаконичнее. Детали опускаются – их можно прочитать, нажав на соответствующую ячейку.
Категория показа заданий с сортировкой по дедлайнам – очень удобная вещь как для масштабных проектов, так и для организации своего рабочего дня. Можно контролировать отображение: проекты показываются на месяц, две недели, неделю, три дня и 24 часа.
Настройка связи таблиц
В Airtable есть интересная функция связи таблиц. Например, если вы прикрепляете имя клиента к одной из ячеек, но на этом листе у вас нет места для того, чтобы добавлять про него важную информацию. Или же связывать таблицы можно для того, чтобы отслеживать квитанции и транзакции, если вы создали таблицу по финансовым вопросам организации.
В нашей базе данных уже есть поле для клиентов, с которыми мы работаем касательно каждого проекта. Для этого нужно всего лишь нажать на поле и выбрать нужную иконку:
Это поле связано с отдельным листом – «Клиенты». Когда мы заходим на него, то видим, что в одной из ячеек появилось название проекта, в который мы вписали клиента. Это удобно, потому что на главном листе нет места для расширенной информации о клиенте. А вот на этом листе уже можно заполнить все личные данные:
Связать таблички можно с помощью функции «Add lookup fields». Для этого нажмите на стрелочку вниз рядом с названием необходимого поля, выберите категорию и содержимое, которое хотите связать друг с другом.
Создание формы внесения данных
Airtable сделал аналог Google Forms, позволив создавать формы внесения данных сразу в табличках. Благодаря этому информация туда вносится мгновенно после заполнения, а вам не нужно собирать данные по разным документам, которые создает Google с каждой новой формой.
Для этого создаем новую вкладку и заполняем её так, как нам нужно. Указываем поля, которые будет заполнять пользователь:
Будьте внимательны и сразу выбирайте те поля, которые будут в итоговой форме, чтобы пользователь мог правильно её заполнить. После добавления нужных ячеек получается такая табличка, как на скриншоте сверху. Предположим, что это анкета для отзывов на какой-то онлайн-курс.
Теперь нажмите на кнопку «Form» в левом нижнем меню. Табличка экспортируется в форму, с которой теперь удобно работать: можно и редактировать, и рассылать тем, кому нужно, благодаря вкладке в правом верхнем углу экрана. Также настраивается время, в течение которого форма будет доступна для заполнения.
Внизу страницы доступны подробные настройки. Так, например, Airtable реализовал то, что в Google Forms можно добавить либо в расширенных настройках, либо только с помощью кода:
Также можно отредактировать сообщение, которое появится после нажатия кнопки «Отправить».
Настройка представления
Интересная фишка Airtable – возможность контролировать внешний вид таблиц. Так, программа предлагает превратить содержимое в канбан-доску (систему, по которой работает Trello), и тогда это будет выглядеть так:
Другие доступные варианты – форма (о которой говорилось выше), отображение в календаре, галереей и сеткой. Для каждого варианта создается отдельная вкладка в меню слева, так что вы не потеряете данные, переключаясь между способами отображения. Удобно!
С помощью Airtable можно организовать эффективную CRM-систему. Для её настройки хватит базовых функций сервиса – не придется подключать премиум. Подробнее об этом читайте в нашей следующей статье.