как провести обучение сотрудника за счет работодателя в 1с
Оплата в период повышения квалификации сотрудника в программах 1С
Многие компании с целью повышения эффективности работы персонала направляют сотрудников на курсы повышения квалификации. Экономические перемены и развитие бизнеса просто обязывают к получению новых знаний, практик, навыков. В то же время у бухгалтеров, занимающихся расчетом заработной платы, невольно возникают сложности с отражением в программах 1С оплаты сотрудникам в период их пребывания на курсах повышения квалификации. Каким кодом отмечается данный факт в табеле учета рабочего времени? Входит ли этот период в стаж сотрудника? Эти и некоторые другие вопросы мы разберем в данной публикации.
Статья 187 ТК РФ предусматривает оплату по среднему заработку периода пребывания сотрудниках на обучении и курсах повышения квалификации.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлены условные обозначения периода повышения квалификации для отражения в табеле учета рабочего времени:
Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п (ред. от 02.09.2020) «Об утверждении формы „Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)“. » установлен код при направлении на повышение квалификации с отрывом от производства (ст. 187 ТК РФ) — КВАЛИФ.
Рассмотрим на примере порядок отражения повышения квалификации сотрудника в двух самых популярных программах: 1С: Бухгалтерии предприятия и 1С: Зарплате и управлении персоналом.
Начисление оплаты в период повышения квалификации сотрудника в 1С: ЗУП ред. 3.1
Начнем, как обычно, с примера: сотрудник ООО «Карамелька» Мармеладова А.С. направлена на курсы повышения квалификации по программе обучения кондитерскому делу — «Кондитер-эксперт». Курсы повышения квалификации проходят в течении 8 рабочих дней с 02.06.2021 по 11.06.2021 года в Москве (другой регион).
Отразим отсутствие Мармеладовой А.С. и начислим заработную плату с учетом ее пребывания на курсах.
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом обучение и повышение квалификации сотрудников оформляется документом «Отсутствие с сохранением зарплаты».
Вводится документ в разделе «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» или «Все кадровые документы».
Предусмотрен ввод документа как по одному сотруднику, так и списком:
Отразим наш пример в программе 1С: ЗУП.
Предварительно настроим новый вид начисления.
Шаг 1. Откройте пункт программы «Настройка» — «Начисления»
Шаг 2. Нажмите «Создать»
Шаг 3. Заполните наименование нового вида начисления
Например — «Оплата за время обучения и курсов повышения квалификации».
Вид начисления — «Оплата времени сохраняемого среднего заработка». Настройка предполагает предопределенную формулу расчета.
Начисление выполняется по отдельному документу.
Шаг 4. На закладке «Учет времени» укажите вид времени по классификатору.
Так как классификатор предусматривает два вида отсутствия по причине «Повышение квалификации», с кодом ПК и кодом ПМ, то при необходимости пользователь вводит два разных вида начисления.
В поле вид стажа для ПФР задайте — «Повышение квалификации».
Шаг 5. Сохраните настройку — «Записать и закрыть»
Введем документ, подтверждающий нахождение сотрудника Мармеладовой А.С. на курсах повышения квалификации в период со 2 по 11 июня 2021 года в г. Москва.
Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» и введите новый документ, нажав кнопку «Создать»
Выберите строку «Отсутствие с сохранением оплаты».
Подберите из справочника сотрудника Мармеладову А.С., заполните дату начала и окончания курсов повышения квалификации — со 02.06.2021 по 11.06.2021 года.
Укажите вид времени по классификатору рабочего времени.
По условию нашего примера это «Повышение квалификации в другой местности»:
Шаг 7. Перейдите на закладку «Оплата». При подборе начисления в списке отразится созданное начисление
Из расчета среднего заработка ниже отразится начисленная сотруднику сумма за указанный в документе период.
Мармеладовой А.С. за период со 02.06.2021 по 11.06.2021 года начислено 28571,44 руб., исходя из ее среднего заработка в размере 3573, 43 руб. за каждый день нахождения на обучении
Для просмотра порядка расчета переключитесь на закладку «Начислено (подробно)».
По нажатию кнопки «Печать» доступны печатные формы:
Расчет НДФЛ и страховых взносов при указанном в примере способе выплаты «вместе с зарплатой» производится в документе «Начисление зарплаты и взносов».
Шаг 8. Нажмите «Провести и закрыть»
В расчетном листке сотрудника начисление выделяется отдельной строкой.
Посмотрим, как отразилось данное начисление в «Табеле учета рабочего времени».
Шаг 9. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»
Выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе «Учет времени».
Шаг 10. Выберите сотрудника Мармеладову А. С., задайте период отчета и нажмите «Сформировать»
Дни пребывания Мармеладовой А.С. на курсах повышения квалификации в табеле отмечены кодом «ПМ». По условия нашего примера сотрудник ООО «Карамелька» как раз ездил на курсы повышения квалификации в другую местность.
Посмотрим, для примера, как отразились данные о стаже сотрудника Мармеладовой А.С. в сведениях для ПФР.
Шаг 11. Сформируйте отчет «СЗВ-СТАЖ» в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».
Заполнив шапку документа и подобрав сотрудника, щелкните дважды по отобразившемуся работнику.
В таблице выделены даты нахождения кондитера Мармеладовой А.С. на курсах повышения квалификации. Этот период выделен с отметкой КВАЛИФ.
Мы рассмотрели порядок отражения оплаты за период нахождения сотрудника на обучении и курсах повышения квалификации в программе 1С: Зарплата и управление персоналом.
Пришла очередь посмотреть, как аналогичные операции отражаются в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.1.
Начисление оплаты в период повышения квалификации сотрудника в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
Касаемо этой конфигурации, то расчет и начисление такой оплаты не автоматизирован.
Пользователь может создать новый вид начисления в справочнике для выделения его из общей зарплаты сотрудника и вручную внести данные расчета. Разберем как же это сделать.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты»
Развернув подраздел «Расчет зарплаты», откройте гиперссылку «Начисления».
В этом справочнике пользователь имеет возможность создавать новые виды начислений, выделяя их тем самым в зарплате сотрудников.
Шаг 2. Нажав «Создать», введите новый вид начисления — «Оплата за время обучения и курсов повышения квалификации»
Код установите произвольно, главное условие тут — уникальность.
Все параметры оставьте по умолчанию — они установлены верно:
Приведем пример: в июне месяце 21 рабочий день. Из них 8 дней сотрудник Мармеладова А.В. пребывала на курсах повышения квалификации в г. Москва. На производстве она отработала 13 рабочих дней, за которые бухгалтерией начислено 48285,71 руб. За дни нахождения Мармеладовой на обучении ей начислено 28251, 44 руб. (8 дней * 3573, 43 руб.). В примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия сотрудник Мармеладова А.В. работает кондитером в ООО «Пончик».
Шаг 3. Введите документ начисления зарплаты в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления»
Укажите месяц начисления и подберите сотрудника, которому необходимо выполнить начисление по кнопке «Подбор». Либо нажмите кнопку «Заполнить» для формирования начисления в целом по организации.
Выделив нужного сотрудника, воспользовавшись кнопкой «Начислить», выберите нужный вид начисления, созданный ранее — «Оплата за время обучения и курсов повышения квалификации»
Шаг 4. В открывшемся окне укажите сумму, начисленную за дни нахождения сотрудника на курсах. В нашем примере — 28251,44 руб.
Нажмите «Ок». Программа добавит указанную сумму к сумме автоматически начисленной зарплаты по данным кадровых документов.
Для редактирования суммы начисления нажмите на гиперссылку с начисленной суммой.
Отредактируйте данные начисления.
При изменении количества отработанных дней, программа сама пересчитает зарплату сотрудника.
По данным расчета кондитеру Мармеладовой А.В. в июне начислена за 13 отработанных дней сумма 48285,71 руб. и за дни нахождения на курсах повышения квалификации 28571, 44 руб.
Нажмите «Ок» и сумма исправлений зафиксируется в таблице начисления зарплаты.
Сформируйте расчетный листок.
В разделе начислений сотруднице ООО «Пончик» выделена строка с начислением за время нахождения на курсах повышения квалификации за 8 дней (сумма 28571, 44).
Как видите, и в программе 1С: Бухгалтерия предприятия можно реализовать ввод любых начислений, нужных пользователю.
Но более гибкие настройки и возможность автоматического расчета начислений, отражение данных начислений в отчетности предусмотрены лишь в конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.0.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Бухгалтер учится за счет компании: учет расходов, проводки, документы
От профессионализма бухгалтера зависит финансовое благосостояние компании. Многие руководители компаний знают об этом не понаслышке и понимают, что бухгалтер должен регулярно обновлять знания и навыки. Расскажем, как правильно отразить в учете компании расходы на обучение, и какими документами их подтвердить.
На практике многие коммерческие предприятия придерживаются требований профстандарта по собственной инициативе. Так как понимают, что экономия на обучении может выйти компании боком. Несданная отчетность, неправильно рассчитанные налоги – могут привести к серьезным штрафам, блокировке счетов и прочим «приятностям» со стороны контролирующих органов.
Какие документы нужны
В статье 196 ТК РФ сказано, что условия и порядок направления работников на обучение нужно закрепить документально.
Например: в коллективном договоре, соглашении или в трудовом договоре с работником.
Вот пример формулировки пункта трудового договора:
3.2.6. Оплачивать обучение Работника в случае производственной необходимости в целях повышения его квалификации».
Перед тем, как направить бухгалтера на обучающие курсы нужно:
1. Заключить договор с обучающей организацией.
Обратите внимание: образовательная организация должна иметь лицензию. А в договоре должны быть указаны: программа, форма и длительность обучения.
2. Издать приказ о направление работника на обучение. Унифицированной формы такого приказа нет. Он издается в свободной форме.
Пример формулировки приказа:
По окончании обучения бухгалтер получит соответствующий документ: аттестат, удостоверение о прохождении курсов повышения квалификации и т. д. А работодатель должен запросить его копию, чтобы подтвердить расходы на обучение.
Получите Удостоверение о повышении квалификации и Аттестат главбуха — 2021 в Школе главбуха на упрощенке. Учитесь онлайн у лучших экспертов-практиков.
Кроме того понадобятся закрывающие документы от образовательной организации: акт об оказании услуг и счет-фактура, если учреждение работает с НДС.
Проводки в бухгалтерском учете
Стоимость обучения списывают на затраты следующей проводкой:
Д 26 (44, 20, 25) К 76.
Если образовательная организация выдала счет-фактуру, а ваша компания работает с НДС, его можно принять к вычету:
В бухучете затраты на обучение бухгалтера включают в состав расходов по обычным видам деятельности.
Налоговый учет
Если ваша организация применяет УСН (доходы минус расходы) и все подтверждающие документы в порядке – стоимость обучения можно включить в состав расходов при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если ваша организация работает на общем режиме – стоимость обучения можно включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК).
НДФЛ и страховые взносы
Обучение бухгалтера необходимо для нужд организации. Также согласно п. 21 ст. 217 НК РФ не облагаются налогом на доходы суммы платы за обучение в российских образовательных организациях.
Страховые взносы на сумму платы за обучение тоже начислять не нужно (пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Как оплачивать бухгалтеру время обучения
Сегодня большинство курсов проходит в онлайн-режиме. Это очень удобно для специалистов. Ведь не нужно тратить время на поездки к месту проведения очного обучения и обратно. Можно комфортно учиться прямо на рабочем месте или дома.
Если бухгалтер учится, не покидая рабочего места, то часы обучения нужно оплачивать исходя из среднего заработка.
В табеле рабочего времени нужно разграничить:
Что делать, если бухгалтер проходит онлайн-обучение после окончания рабочего дня или в свои выходные дни из дома? Так как этот вопрос трудовым законодательством еще не урегулирован, многие работодатели считают, что оплачивать это время не нужно.
Но по нашему мнению, что это время тоже необходимо оплатить. Ведь бухгалтер учится не по собственному желанию, а по направлению своего работодателя. Причем оплата должна быть начислена в повышенном размере:
Помните, что отправить бухгалтера на обучение в выходные дни или сверхурочно можно только с его согласия. Принудительно лишать сотрудника законного отдыха работодатель не вправе.
Чтобы суммы, оплаченные бухгалтеру за обучение в нерабочее время, можно было включить в расходы, обязательно пропишите такой порядок в локальном акте предприятия (трудовом договоре с бухгалтером).
Оплата в период повышения квалификации сотрудника в программах 1С
Многие компании с целью повышения эффективности работы персонала направляют сотрудников на курсы повышения квалификации. Экономические перемены и развитие бизнеса просто обязывают к получению новых знаний, практик, навыков. В то же время у бухгалтеров, занимающихся расчетом заработной платы, невольно возникают сложности с отражением в программах 1С оплаты сотрудникам в период их пребывания на курсах повышения квалификации. Каким кодом отмечается данный факт в табеле учета рабочего времени? Входит ли этот период в стаж сотрудника? Эти и некоторые другие вопросы мы разберем в данной публикации.
Статья 187 ТК РФ предусматривает оплату по среднему заработку периода пребывания сотрудниках на обучении и курсах повышения квалификации.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлены условные обозначения периода повышения квалификации для отражения в табеле учета рабочего времени:
• Повышение квалификации с отрывом от работы (в той же местности) – ПК – 07;
• Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности – ПМ – 08.
Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 №507п (ред. от 02.09.2020) «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»…» установлен код при направлении на повышение квалификации с отрывом от производства (ст. 187 ТК РФ) – КВАЛИФ.
Рассмотрим на примере порядок отражения повышения квалификации сотрудника в двух самых популярных программах: 1С: Бухгалтерии предприятия и 1С: Зарплате и управлении персоналом.
Начисление оплаты в период повышения квалификации сотрудника
в 1С: ЗУП ред. 3.1.
Начнем, как обычно, с примера: сотрудник ООО «Карамелька» Мармеладова А.С. направлена на курсы повышения квалификации по программе обучения кондитерскому делу – «Кондитер-эксперт». Курсы повышения квалификации проходят в течении 8 рабочих дней с 02.06.2021 по 11.06.2021 года в Москве (другой регион).
Отразим отсутствие Мармеладовой А.С. и начислим заработную плату с учетом ее пребывания на курсах.
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом обучение и повышение квалификации сотрудников оформляется документом «Отсутствие с сохранением зарплаты».
Предусмотрен ввод документа как по одному сотруднику, так и списком:
• «Отсутствие с сохранением оплаты»;
• «Отсутствие с сохранением оплаты списком».
Отразим наш пример в программе 1С: ЗУП.
Предварительно настроим новый вид начисления.
Шаг 2. Нажмите «Создать».
Шаг 3. Заполните наименование нового вида начисления.
Например – «Оплата за время обучения и курсов повышения квалификации».
Вид начисления – «Оплата времени сохраняемого среднего заработка». Настройка предполагает предопределенную формулу расчета.
Начисление выполняется по отдельному документу.
Шаг 4. На закладке «Учет времени» укажите вид времени по классификатору.
Так как классификатор предусматривает два вида отсутствия по причине «Повышение квалификации», с кодом ПК и кодом ПМ, то при необходимости пользователь вводит два разных вида начисления.
В поле вид стажа для ПФР задайте – «Повышение квалификации».
Шаг 5. Сохраните настройку – «Записать и закрыть».
Введем документ, подтверждающий нахождение сотрудника Мармеладовой А.С. на курсах повышения квалификации в период со 2 по 11 июня 2021 года в г. Москва.
Выберите строку «Отсутствие с сохранением оплаты».
Укажите вид времени по классификатору рабочего времени.
По условию нашего примера это «Повышение квалификации в другой местности».
Шаг 7. Перейдите на закладку «Оплата». При подборе начисления в списке отразится созданное начисление.
Из расчета среднего заработка ниже отразится начисленная сотруднику сумма за указанный в документе период.
Мармеладовой А.С. за период со 02.06.2021 по 11.06.2021 года начислено 28571,44 руб., исходя из ее среднего заработка в размере 3573, 43 руб. за каждый день нахождения на обучении.
Для просмотра порядка расчета переключитесь на закладку «Начислено (подробно)».
По нажатию кнопки «Печать» доступны печатные формы:
• «Приказ об оплате по среднему заработку»;
• «Расчет среднего заработка»;
• «Подробный расчет начислений».
Расчет НДФЛ и страховых взносов при указанном в примере способе выплаты «вместе с зарплатой» производится в документе «Начисление зарплаты и взносов».
Шаг 8. Нажмите «Провести и закрыть».
В расчетном листке сотрудника начисление выделяется отдельной строкой.
Посмотрим, как отразилось данное начисление в «Табеле учета рабочего времени».
Выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе «Учет времени».
Шаг 10. Выберите сотрудника Мармеладову А. С., задайте период отчета и нажмите «Сформировать».
Дни пребывания Мармеладовой А.С. на курсах повышения квалификации в табеле отмечены кодом «ПМ». По условия нашего примера сотрудник ООО «Карамелька» как раз ездил на курсы повышения квалификации в другую местность.
Посмотрим, для примера, как отразились данные о стаже сотрудника Мармеладовой А.С. в сведениях для ПФР.
Заполнив шапку документа и подобрав сотрудника, щелкните дважды по отобразившемуся работнику.
В таблице выделены даты нахождения кондитера Мармеладовой А.С. на курсах повышения квалификации. Этот период выделен с отметкой КВАЛИФ.
Мы рассмотрели порядок отражения оплаты за период нахождения сотрудника на обучении и курсах повышения квалификации в программе 1С: Зарплата и управление персоналом.
Пришла очередь посмотреть, как аналогичные операции отражаются в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.1.
Начисление оплаты в период повышения квалификации сотрудника в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
Касаемо этой конфигурации, то расчет и начисление такой оплаты не автоматизирован.
Пользователь может создать новый вид начисления в справочнике для выделения его из общей зарплаты сотрудника и вручную внести данные расчета. Разберем как же это сделать.
Развернув подраздел «Расчет зарплаты», откройте гиперссылку «Начисления».
В этом справочнике пользователь имеет возможность создавать новые виды начислений, выделяя их тем самым в зарплате сотрудников.
Все параметры оставьте по умолчанию – они установлены верно:
• Облагается НДФЛ – код 2000;
• Для страховых взносов – Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;
• Учитывается в расходах на оплату труда.
Приведем пример: в июне месяце 21 рабочий день. Из них 8 дней сотрудник Мармеладова А.В. пребывала на курсах повышения квалификации в г. Москва. На производстве она отработала 13 рабочих дней, за которые бухгалтерией начислено 48285,71 руб. За дни нахождения Мармеладовой на обучении ей начислено 28251, 44 руб. (8 дней * 3573, 43 руб.). В примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия сотрудник Мармеладова А.В. работает кондитером в ООО «Пончик».
Укажите месяц начисления и подберите сотрудника, которому необходимо выполнить начисление по кнопке «Подбор». Либо нажмите кнопку «Заполнить» для формирования начисления в целом по организации.
Выделив нужного сотрудника, воспользовавшись кнопкой «Начислить», выберите нужный вид начисления, созданный ранее – «Оплата за время обучения и курсов повышения квалификации».
Шаг 4. В открывшемся окне укажите сумму, начисленную за дни нахождения сотрудника на курсах. В нашем примере – 28251,44 руб.
Нажмите «Ок». Программа добавит указанную сумму к сумме автоматически начисленной зарплаты по данным кадровых документов.
Для редактирования суммы начисления нажмите на гиперссылку с начисленной суммой.
Отредактируйте данные начисления.
При изменении количества отработанных дней, программа сама пересчитает зарплату сотрудника.
По данным расчета кондитеру Мармеладовой А.В. в июне начислена за 13 отработанных дней сумма 48285,71 руб. и за дни нахождения на курсах повышения квалификации 28571, 44 руб.
Нажмите «Ок» и сумма исправлений зафиксируется в таблице начисления зарплаты.
Сформируйте расчетный листок.
В разделе начислений сотруднице ООО «Пончик» выделена строка с начислением за время нахождения на курсах повышения квалификации за 8 дней (сумма 28571, 44).
Как видите, и в программе 1С: Бухгалтерия предприятия можно реализовать ввод любых начислений, нужных пользователю.
Но более гибкие настройки и возможность автоматического расчета начислений, отражение данных начислений в отчетности предусмотрены лишь в конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.0.
Автор статьи: Ольга Круглова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов