как все успеть и не сойти с ума
Как всё успеть и не сойти с ума
Самые продуктивные люди придерживаются строго набора правил, которые помогают им добиваться лучших результатов. Они целенаправленно прилагают усилия, чтобы выжать максимум из каждой минуты в течение дня. Вы тоже можете стать суперпродуктивным, если научитесь вовремя фокусироваться на нужных вещах. Вот пять способов успевать делать больше.
1. Продуктивный день начинается с концентрации
«Вам не нужен новый план на следующий год. Вам нужно начать выполнять данные себе обещания», — Сет Годин.
Мысли уводят далеко. Не позволяйте себе отвлекаться в самое продуктивное для вас время дня. Не позволяйте вниманию рассеиваться, если знаете, что нужно сосредоточиться на работе. Когда вы витаете в облаках, сконцентрироваться и выжать из себя максимум очень сложно. Но если вам удастся себя организовать, вы очень быстро достигнете нужных результатов, потому что отдадитесь рабочему потоку и забудете о себе.
Чтобы как следует сосредоточиться, устройтесь поудобнее за рабочим столом и не позволяйте себе отвлекаться. Сконцентрируйтесь на задаче, и спустя какое-то время вы почувствуете, что все ваши силы теперь направлены на работу и вы уже не потеряете запал, пока не закончите.
Рассеянный ум, наоборот, не дает вам полностью отдаться рабочему процессу. Помимо прочего, в таком состоянии вы принимаете неверные решения и вряд ли способны мыслить творчески. Чаще всего люди отвлекаются, когда задача оказывается слишком легкой или наоборот, слишком сложной.
2. Управляйте временем, чтобы управлять жизнью
«Когда вы научитесь управлять своим временем, вы поймете, насколько люди недооценивают свои шансы добиться большего всего за один год, а уж тем более за десять лет», — Тони Роббинс.
В среднем у вас есть где-то 2,4 тыс. свободных минут в неделю. Время — самое ценное, что у нас есть. И за одну неделю можно сделать очень много, если грамотно ей распорядиться.
Распишите свой день. Все задачи должны быть выполнимыми, в меру сложными и у каждой обязан быть дедлайн. Временные рамки помогут вам сосредоточиться.
Не забывайте устраивать себе перерывы. Пройдитесь, почитайте книгу, послушайте интересный подкаст. Выбирайте то, что лучше всего помогает вам перезагрузить мозг, ведь ему нужно время, чтобы восстановить силы, а тогда и вы сможете двигаться дальше.
3. Всё, что вы делаете в течение недели, должно работать на более глобальные цели
«Не путайте срочное с важным», — Престон Ни.
Подумайте, как ваши ежедневные занятия соответствуют более глобальной цели, которой вы хотите достичь. Если вы и сами не знаете, зачем всё это делаете, мотивация будет падать с каждым днем.
Чарльз Дахигг, автор книги «Умнее, быстрее, лучше», говорит, что, если постоянно напоминать себе, как даже самое мелкое действие вписывается в общую картину, вам станет гораздо проще справляться с такими задачками, ведь они приобретут смысл.
Этот прием поможет вам управляться даже с самыми нудными делами, поскольку вы будете знать, что они важны для достижения основной цели. Например, ваш вклад в работу компании поможет вам всем достичь месячных и годовых показателей.
4. Сосредоточьтесь на чем-то одном
«Возможно, лучше хоть немного поработать над по-настоящему важной задачей, чем просто много работать», — Катерина Фэйк
Скорее всего, день у вас забит под завязку, и времени на всё просто не хватает. Уделите себе полчаса с утра и составьте список дел на день.
Что сегодня важнее всего? Определитесь с ответом прямо с утра и сразу приступайте к главному. Это поможет вам сохранить мотивацию на протяжении дня.
Постарайтесь следовать этому правилу ежедневно: самая трудная задача в самое продуктивное время дня. Большинство успевает разобраться с наиболее важными делами еще до полудня. Поймите, в какое время дня вы наиболее эффективны, и планируйте главное именно на эти часы.
5. Не приступайте к одной задаче дважды
«Простота сводится к двум шагам: Выделите главное. Отсеките лишнее», — Лео Бабута.
Не откладывайте задачу, чтобы вернуться к ней позже. Научитесь справляться с делами за один присест. Сколько раз вы уже открывали это письмо чтобы тут же его закрыть и пообещать себе вернуться к нему чуть позже? Не откладывайте письма и важные звонки на потом.
Если вас что-то отвлекает, но при этом не входит в список дел на сегодня, делегируйте или сразу ответьте самостоятельно, но только если ответ не займет больше пяти минут. Если вы понимаете, что потребуется больше времени, перенесите задачу на другой день или время. Не стоит отвлекаться на посторонние вещи, пока вы в рабочем потоке.
Как все успевать: 15 золотых правил
Приветствую Вас, друзья!
Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:
Почему так трудно все успевать?
Существует множество причин, и вот основные из них:
С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.
Наша программа, состоит из 3-х частей:
Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!
Часть 1: Полезные привычки
Начните раньше вставать
Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.
Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.
Составляйте список дел на день
Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.
Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.
Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.
Приучите себя к порядку
Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.
Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.
Избавьтесь от «пожирателей времени»
Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.
Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.
Решайте проблемы вовремя
Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.
Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.
Часть 2: Планирование и приоритеты
Самое трудное – в первую очередь
Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.
Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.
Используйте правило 20/80
Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.
Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.
Разбивайте крупное дело на мелкие
Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.
Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.
Устраняйте лишнее
Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.
Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.
Оптимизируйте свои дела
Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.
Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.
Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?
Часть 3: Эффективность
Сконцентрируйтесь на 1 деле
Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.
Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.
Помните об отдыхе
Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.
Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.
Исключите отвлекающие факторы
Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!
Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.
Засекайте время
Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.
Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.
Вознаграждайте себя
Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.
Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.
Пройти обучающий вебинар
Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:
Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.
Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.
Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.
Тайм-менеджмент для женщин. Как все успеть и не сойти с ума?
Может, оставить все как есть, и не нужны нам никакие идеалы и стремления?! Дети, семья, работа, уборка по выходным, отпуск на море пару раз в год. Все как у всех, на троечку, не совсем плохо, но не мечта – а где-то по середине! Так и живем, теша себя мыслью о том, что бывает хуже. Но точно ли эта та жизнь, о которой вы мечтали, и которой вы хотели?!
Успешность женщины в наше время определяется не только ее умением обустраивать семейный быт. Сегодня женщины возлагают на себя задачи и по зарабатыванию денег, успевать все бывает фактически очень сложно, поэтому все чаще и чаще женщины ищут удобные планировщики, блокноты и приложения, которые хоть немного могут облегчить жизнь.
Самой искать стратегию распределения личного времени не так просто. И напрасно вы думаете, что в вашем случае нужно как-то по-особенному планировать день. Общие основы тайм-менеджмента упорядочивают любой хаос в голове. Но эта полезная наука приветствует и индивидуальный подход, ведь все люди разные и планирование дня приходится осуществлять в разных условиях, с разным первоначальным настроем. Именно личностный подход к распределению времени рождает ряд определенных ошибок, которые чаще всего вкрадываются в безукоризненный список дел.
1. Составляйте план дня
Это обязательно для любой женщины, без плана, как известно, выполняется на 80% меньше. Если для вас идеальный план дня – это сделать много возможного и еще больше невозможного, то такое распределение времени уже в своем корне содержит ошибку. Невозможно успеть все, тем более, что немалую часть женского дня съедают ежедневные мелкие рутинные обязанности.
Важный совет: начинайте по возможности воплощать в жизнь список дел с самых значительных задач на сегодня. Так вы не просто выполните приоритетную задачу, но и поддержите свой позитивный настрой. Ведь выполнение большого дела еще до обеда принесет особо приятное чувство довольства и веры в свои возможности. И остальной день тогда пройдет результативно, ведь вы уже будете знать, что у вас все получается.
2. Делите крупные задачи на мелкие
Очень часто в план дня попадают задачи спланировать отпуск или организовать день рождения ребенка. Но это в корне неверно, так как каждая такая задача должна разбиваться на список более мелких дел, которые как раз и нужно планировать. Например планирование отпуска можно разбить на следующие этапы: выбор дат, определение страны или города для поездки, маршрут, покупка билетов, бронирование жилья, сбор вещей, подготовка документов. При внесении одного небольшого дела в список мы за одну-две недели сможем выполнить полностью задачу, а вот если оставлять ее как есть, без описания, с большой вероятностью она будет день за днем переноситься из одного списка в другой.
3. Определяйте конечную цель
Важно иметь мотивацию, важно, чтобы вы стремились быть активной и все успевающей женщиной. А для этого нужно представлять, к чему вы идете, и включать в свои дни пункты, которые помогут вам постепенно преодолевать этапы в достижении желаемого. Именно отсутствие глобального видения цели, к которой вы стремитесь, как правило, порождает скучную рутинную жизнь. Но, делая мелкие дела каждый день, мы в итоге приближаемся к жизни мечты, как ни банально это звучит.
4. Отдыхайте и любите себя
Не перенапрягайте себя делами, если вы физически или морально не готовы их охватить. Дни бывают самыми разными. Болезни или проблемы, даже мелкие недомогания способны выводить из колеи на весь день, и не на один. Влияет на женщину и погода, и фаза Луны, и циклические периоды в организме. Не нужно в неудачные дни добавлять в невеселый букет ощущение вины перед собой за невыполнение личного плана. Придите в норму, и тогда вы сможете снова охватывать много разных занятий в течение суток, да еще и оставлять время для простых и сложных радостей жизни.
Научитесь любить себя, хвалить себя за личные достижения, даже незаметные для остальных. Недооценка самой себя – оборотная сторона неразумного распределения времени. А рациональное распределение времени для современной успешной женщины основывается во многом на том, что она вступает в новый день всегда выспавшейся, что в ее ежедневнике важными пунктами стоит и уход за собой, и занятие любимым делом или творчеством, и время для общения с семьей и друзьями.
И только тогда тайм-менеджмент имеет для вас смысл, если вы не совершаете главную ошибку планирования женского дня – не пренебрегаете собой, не приносите себя в бессмысленную жертву огромному перечню дел. Ведь этот упорядоченный список дел в голове и на бумаге нужен не для того, чтобы методично загонять себя в рутину и усталость, а чтобы успевать жить для себя, черпая энергию из счастья и спокойствия.
Как всё успеть и не сойти с ума? Методы тайм-менеджмента.
Как часто вам кажется, что времени катастрофически мало и хочется, чтобы в сутках было хотя бы на пару часов больше? К сожалению, современный мир не даёт расслабиться ни на секунду. Дела копятся и копятся. Выбраться из горы задач и ощущения нехватки времени поможет планирование или, так называемая система тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент ― это система управления временем, которая помогает правильно организовать свои дела, чтобы быть максимально продуктивным. Управление временем ― это не суперсила, а набор методов, доступный каждому.
Технология тайм-менеджмент имеет три основных задачи:
Рациональное распределение ресурсов (сил и времени).
Типы тайм-менеджмента
«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:
Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.
Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям.
Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени. Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых.
Эффективный тайм-менеджмент: основные правила
Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.
Ставьте чёткие цели
Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.
Декомпозируйте
Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат.
Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно.
Расставляйте приоритеты
Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими.
Личный тайм-менеджмент: как уделить время себе
Если при профессиональном планировании важно распределить время максимально эффективно, личное время должно быть больше акцентировано на отдых. Уставший человек не сможет дать больших результатов ни в работе ни в саморазвитии. Мы дадим 4 важных правила, которых важно придерживается:
Разделяйте работу и дом. Часто бывает так, что люди берут недоделанную работу на дом или остаются активными в рабочих чатах даже после окончания рабочего времени. Так делать не нужно. Если вы неэффективны на рабочем месте, пересмотрите свой рабочие задачи. Возможно, вам стоит уделить внимание профессиональному тайм-менеджменту. Или обратитесь к руководителю, чтобы снизить рабочую нагрузку. Уставший работник ― плохой работник.
Планируйте свой отдых. Для здоровья человеку нужен свежий воздух, спорт и развлечения. Ходите в кино и походы, ездите на велосипеде и самокате. Активные и весёлые выходные дадут заряд на всю рабочую неделю.
Не принимайте рабочие звонки, почту и сообщения в мессенджерах в нерабочее время, особенно в отпуске. Освободите свою голову от рабочих процессов и потока информации. Только так можно по-настоящему отдохнуть.
Не занимайтесь в свободное время только бытовыми задачами. Сидеть без дела ― это неплохо. Обязательно оставляйте себе время на чтение любимого журнала или просмотр развлекательных видео на Youtube.
Методы тайм-менеджмента
Теперь расскажем, какие техники time-management существуют и как ими пользоваться. Мы создали для вас ТОП 10 самых популярных методов организации времени.
Матрица Эйзенхауэра
Эту технику придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Она позволяет разделить задачи на более приоритетные и менее приоритетные.
Разделите задачи на 4 категории:
Срочные, важные. На эти задачи нужно выделять больше всего времени. Их нужно выполнять самостоятельно и как можно быстрее.
Важные, несрочные. Выполнение задач этой категории даёт большой профит, но с их выполнением необязательно торопиться. Этот вид задач самый комфортный.
Срочные, неважные. Выполнение таких задач желательно делегировать. Они не приносят пользы и при этом занимают много времени, которое можно было потратить на задачи из первых двух категорий.
Неважные, несрочные. Такие задачи вообще стоит вычеркнуть из своего списка дел.
После того как вы составили рейтинг дел, которые нужно выполнить, распределите их по дням так, чтобы не перетруждаться. Сделать это вам поможет следующий метод.
В день нужно сделать 1 крупное задание, 3 средних и 5 мелких. Например:
Крупное дело ― написать один большой отчёт;
Средние дела ― купить продуктов на неделю, поменять шины на автомобиле, сделать флюорографию;
Мелкие дела ― помыть микроволновую печь, записаться на массаж, приготовить ужин, запустить стирку, забрать онлайн-заказ.
Таким образом у вас не накапливаются мелкие дела, которые так или иначе нужно сделать и нагрузка на день распределяется равномерно.
Канбан
Канбан ― это система организации рабочего процесса. Этот метод поможет отслеживать, какие дела вы сделали, а какие дела ещё ждут вас в будущем. Метод подойдёт как для целых рабочих команд, так и для профессиональных и личных задач.
Для этой технологии можно по старинке использовать доску и стикеры или использовать программы (Trello, Kaiten, JIRA). Создайте три столбца: «Сделать»,«В работе», «Готово». Каждую задачу напишите на отдельном стикере. Как только вы начинаете делать задачу, перемещайте её в столбец «В работе» и далее в «Готово». Столбцов может быть больше или они могут иметь другие названия. Главное ― удобство и понятность.
Принцип трёх дел
Этот метод похож на принцип 1-3-5. Он заключается в том, что вы должны выбрать 3 важных дела на день и сосредоточится на них.
Такая техника подойдёт тем, кто не может постоянно переключаться на разные задачи. Она позволяет не растрачивать свои силы на мелкие дела.
Fresh or Fried
Fresh or Fried (свежий или жареный). К сожалению, наш мозг не может работать постоянно на максимуме. Утром после продолжительного отдыха он «свежий» и готов к работе. К вечеру он устаёт, становится «жареным» и работает уже не так эффективно. При планировании своих дел нужно учитывать эту особенность.
Сложные дела и те дела, которые не хочется делать, нужно планировать на утро, пока мозг «свежий». Мелкие и лёгкие ― оставлять на вечер. Так вы будете выполнять больше дел в день и при этом меньше уставать.
Метод автофокуса
Эффективная организация времени – это не только баланс между сложными и лёгкими задачами, но и внимание к своему внутреннему распорядку дня. Прислушиваться к себе предлагает метод автофокуса. Он подойдёт представителям творческих профессий. Если в предыдущих методах мы говорили, что нужно приоритезировать задачи и на основании полученного списка планировать свой день, то это противоположная система. Здесь нужно отталкиваться от зова сердца. Напишите список дел и посмотрите, чем вы сегодня хотите заниматься. Может, вы сегодня готовы написать интересную статью или готовы посвятить день общению с клиентами и заказчиками. Когда мы делаем то, что хотим, погрузиться в дело проще. Не нужна дополнительная мотивация. Из-за этого дело выполняется быстрее.
Этот метод не подойдёт людям, чьи задачи имеют короткие сроки и есть много внешних обязательств.
Система Тима Ферриса
Тим Феррис говорит, что для продуктивного дня не нужно много работать. Главное — уметь концентрироваться. Нет смысла сидеть над заданием несколько часов, растягивая свою деятельность. Потрудитесь с полной отдачей всего 20% рабочего времени, а остальное время потратить на другие, более простые дела. Таким образом, вы выполните не только сложную задачу, но и несколько мелких, при этом получите меньше стресса.
Метод Pomodoro
Метод Pomodoro очень похож на систему Тима Ферриса. Когда-то молодой Франческо Чирилло готовился к экзаменам. Это непосильная задача для любого студента, особенно если за окном лето. Чтобы заставить себя готовиться, он взял таймер в виде помидора, который стоял у него на кухне, и сказал: «Я засекаю 25 минут. За это время я должен выучить один вопрос. После этого я могу отдохнуть 5 минут». Когда твоё время ограничено, то легче сконцентрироваться на деле. Также вы сможете контролировать, сколько времени вам нужно на определённый тип задачи.
Подобный таймер можно установить на компьютер. Например, можно установить расширение Pomodoro. Всего за один клик можно включить таймер. После окончания 25 минут с помощью звукового сигнала приложение напомнит вам, что пора отдохнуть.
Метод «90 на 30»
Ещё один метод, основанный на максимальной концентрации, ― метод «90 на 30». Вы плотно работаете над задачей 90 минут и 30 минут отдыхаете. Далее цикл повторяется. Важно, что в первые 90 минут вы делаете сложную задачу, а далее переходите к средним и лёгким.
Метод «Найденное время»
Если вам неудобно досконально планировать все свои дела, вы можете запланировать только самые крупные. Отдельно напишите себе список мелких дел, на которые нужно не больше 15-20 минут. Как только вам надоест делать основные задачи, вы можете выполнить любое мелкое дело, которое входит в список. Таким образом вы одновременно отдохнёте за счёт переключения внимания и выполните другое дело, которое тоже может принести хороший результат.
Книги о тайм-менеджменте
«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;
«Тайм-менеджмент». Автор Брайан Трейси;
«Делай меньше. Как избавиться от желания всё успеть». Автор — Фергус О’Коннел;
«Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели». Автор — Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза;
«Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Автор — Реджина Лидс;
«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Автор — Глеб Архангельский.
Чак Паланик в книге «Уцелевший» писал: «То, что мы называем хаосом — это всего лишь закономерности, которые мы не сумели распознать». Даже если вам кажется, что ваш рабочий процесс невозможно организовать, попробуйте. Напишите список важных задач, оставьте время на незапланированные задачи и обязательно выделите время на отдых. Вы увидите, что никакого хаоса нет, а есть только время, которое вы использовали неэффективно.