какие вопросы курирует администратор дистанционного обучения
Опыт становления новой образовательной системы показывает, что организационно-административный фактор является одним из решающих в процессе внедрения новых информационных технологий в традиционное университетское образование.
Организация в рамках центра дистанционного обучения (ДО) университета или вуза, направления по администрированию процесса ДО, является актуальной задачей. Опыт такой работы уже есть во многих российских вузах, в том числе и Московском государственном институте электроники и математики (МИЭМ), который одним из первых начинал пилотные международные проекты дистанционного обучения еще в 1993 г. С тех пор накоплен большой опыт, который целесообразно обобщать и использовать для формирования единой административной структуры системы ДО (СДО) на уровне вуза.
И.А. Щербинина,
Московский государственный институт электроники и математики
Опыт становления новой образовательной системы показывает, что организационно-административный фактор является одним из решающих в процессе внедрения новых информационных технологий в традиционное университетское образование.
Организация в рамках центра дистанционного обучения (ДО) университета или вуза, направления по администрированию процесса ДО, является актуальной задачей. Опыт такой работы уже есть во многих российских вузах, в том числе и Московском государственном институте электроники и математики (МИЭМ), который одним из первых начинал пилотные международные проекты дистанционного обучения еще в 1993 году. С тех пор накоплен большой опыт, который целесообразно обобщать и использовать для формирования единой административной структуры системы ДО (СДО) на уровне вуза.
Основными направлениями и задачами при администрировании ДО очевидно являются следующие:
Для решения задачи администрирования учебного процесса в СДО в Центре ДО МИЭМ был разработан алгоритм администрирования. Организация дистанционного обучения в СДО МИЭМ осуществляется поэтапно:
На втором этапе происходит заключение договоров:
Организация-партнер или отдельный абитуриент предоставляет в МИЭМ документы, необходимые для зачисления.
Если абитуриент поступает на первый курс МИЭМ, то для него организуется вступительное тестирование (или собеседование), и в случае успешного прохождения он зачисляется в МИЭМ студентом на первый курс очной формы обучения с дистанционными технологиями.
Если же абитуриент уже является студентом какого-либо вуза или имеет диплом о высшем образовании и поступает на программу дополнительного образования, то он зачисляется в МИЭМ слушателем.
По информации из документов поступающих от абитуриентов администратор электронного деканата создает базу данных, содержащую документы на каждого слушателя (учетная карточка, учебная карточка, сводки успеваемости по предметам), формирует группу, каждому слушателю и студенту присваивается идентификационный номер и пароль для доступа в электронную библиотеку курсов. По списку групп создается приказ о зачислении в МИЭМ.
Организации-партнеру или отдельному слушателю высылются: студенческие билеты (или удостоверения слушателя), конфиденциальная информация о личном идентификационном номере, имени и пароле в информационно-образовательной среде (ИОС) ДО, дополнительная информация о СДО МИЭМ.
Третий этап по времени совпадает с семестром и повторяется в зависимости от количества семестров в программе обучения. Перед началом каждого семестра производится:
Администрирование обучения в семестре заключается в следующем:
По результатам каждого семестра вносятся соответствующие изменения в базу данных и производится регистрация на следующий семестр.
На последнем, четвертом этапе, если студент или слушатель закончил обучение:
Ключевой фигурой в системе ДО является координатор учебных программ, от которого зависит слаженность действий всего персонала ЦДО в процессе администрирования дистанционного обучения. Основными функциями координатора являются:
Кроме основных функций в процессе ДО координатор может выполнять функции куратора учебной группы, если группа учится непосредственно в МИЭМ, без посредничества организации-партнера; или администратора электронного деканата, для ускорения внесения и обработки учетной и учебной информации по обучаемым в базах данных ИОС ДО.
И последнее, что хотелось бы отметить, что от добросовестности и ответственности координатора при исполнении своих обязанностей во многом зависит степень удовлетворения обучаемого, т.е. потребителя образовательной услуги, а это в свою очередь и обеспечивает коммерческий успех и общественную значимость центра дистанционного обучения и его сотрудников.
Деятельность администрации при внедрении дистанционного обучения
Деятельность преподавателя в системе дистанционного обучения
Преподаватель несет ответственность за качество обучения своих учащихся, и, соответственно, необходимо быть хорошо подготовленным к процессу преподавания методически и содержательно, уметь работать с программным обеспечением, сервисами сети Интернет, не говоря уже о том, что он должен владеть дистанционными методиками преподавания и знанием особенностей построения учебного процесса в виртуальной среде.
При подготовке преподавателя для работы в системе ДО необходимо научить его методике преподавания как совокупности приемов, методов ДО по отдельным дисциплинам на всех уровнях образования, а также методам проведения отдельных видов дистанционного контроля, лабораторных и практических занятий.
В виртуальной среде традиционные требования к преподавателю значительно трансформируются. Например, при проведении виртуального семинара или консультации по электронной почте становится сложным проявить суггестивные и перцептивные способности: при обучении психологов или медиков обучить техникам гипноза, техникам завоевания доверия, удержания внимания аудитории, поскольку даже через веб-камеру невозможно встретиться глазами с собеседником; пояснить словами запах горького миндаля, вкус острого перца, разряд электрического тока. В этом состоит ограниченность возможностей ДО. Эти особенности нужно принимать во внимание при разработке курса преподавателем.
Традиционная педагогическая техника становится ненужной педагогу (или сильно деформируется), особенно невербальные средства общения: экспрессивно-выразительные движения (поза, жест, мимика и т. д.), такесика (рукопожатие, прикосновение и т. д.), проксемика (ориентация, дистанция), просодика и экстра-лингвистика (интонация, громкость, тембр, пауза, смех и т. д.). Частично это может быть востребовано при проведении вебинаров и видеоконференций, что при обучении в формате ДО проводится редко, если учесть, что ДО выбирают обучающиеся, у которых в силу обстоятельств нет возможности систематически в назначенный час выходить на связь с педагогом. Но важно понимать, что при ДО должна остаться главная функция преподавателя – управление процессами обучения, воспитания, развития.
Настораживает, что при обучении в сети Интернет может ослабиться воспитательная функция преподавателя. При виртуальном обучении преподаватель несет существенно бóльшую физическую и психологическую нагрузку, чем преподаватель в традиционной системе.
При ДО происходит смена ведущего сенсорного канала на визуальный, что следует учитывать преподавателю при создании наглядного материала и использовании его на занятии. Для ДО характерны жесткий режим общения, задаваемый условиями онлайн, необходимость проявления быстрой реакции, лаконичности в высказываниях, четкой логики построения мысли. Виртуальное общение порождает новые отношения, участники могут принимать новые социальные роли, на первый план выходит интеллект, поскольку эмоции, мимика, жесты практически отсутствуют. Стираются авторитеты, легче задать вопросы, чем при очном общении, виртуальное общение способствует большей открытости.
Обучающийся при ДО испытывает противоречивые чувства:
– психологический дискомфорт от нахождения в непривычной среде;
Особенности управления и администрирования учебной деятельности с применением дистанционных образовательных технологий (дистанционное обучение)
Особенности управления и администрирования учебной деятельности с применением дистанционных образовательных технологий
В условиях дистанционного обучения проблемы управления и администрирования учебной деятельности учащихся выходят на первый план. Вызвано это прежде всего сложностью рассматриваемой системы, ее комплексным характером, когда взаимодействие преподавателя и учащегося зависит от множества технологических посредников — устройств и сервисов сети или электронных оболочек, в которых проходит дистанционное обучение.
Наиболее просто управление учебным процессом в условия дистанционного обучения происходит в случае автономного (отдельного) курса, предлагаемого небольшой группе учащихся. На первом этапе работы преподаватель или администратор курса набирает группу учащихся, предлагает заполнить стандартные входные анкеты, где они сообщают о себе минимальную, но достаточную для установления контактов с ними, информацию. Составляется список, учащиеся регистрируются (самостоятельно им с помощью учителя) на сайте курса, а дальше начинают работать в соответствии с принятым учебно-тематическим планом, руководствуясь целями и задачами обучения.
Далее, в процессе обучения преподаватель осуществляет регулярные контакты с учащимися по электронной почте, в форумах, чатах или в отдельных случаях использует традиционные средства связи (например, когда учащийся не появляется в сети более одной недели). При небольшом количестве учащихся управление их учебной деятельностью осуществляется без особых проблем. Опытный преподаватель дистанционного обучения владеет приемами, необходимыми для активизации учебной деятельности учащихся и установления контактов с ними, знает индивидуальный учебный стиль каждого ученика в отдельности и вовремя отслеживает все изменения в работе учащихся или проблемы, которые у них могут возникнуть. В случае автономного курса преподаватель может выполнять функции администрирования учебного процесса без чьей-либо помощи. Тогда же, когда речь идет об обучении одновременно нескольких групп или даже потоков учащихся по разным курсам и программам в «виртуальном университете», ситуация будет другой. Преподаватель не может справиться с администрированием большого количества учащихся, ему на по мощь в этом случае приходят его коллеги, выполняющие функции администраторов (координаторов) и менеджеров.
Итак, в ситуации, когда учебным процессом охвачены одновременно сотни учащихся, управление учебным процессом берет на себя администратор, а основным инструментом, с которым он работает — сетевые базы данных (базы данных учащихся, успеваемости и пр.).
Базы данных (БД) — это совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам. Обычно они создаются в специализированных пакетах программ, предусматривающих создание форм, таблиц, в которые вводятся необходимые сведения. Данные связываются через поля (столбцы таблиц) в единую реляционную базу данных. Для поиска и отбора необходимых данных создается запрос, по которому происходит поиск, обновление, удаление данных и может формироваться новая таблица сведений, создаваться необходимый отчет и т. д.
При разработке курса дистанционного обучения создаются определенные системы и базы данных, функции которых выходят за рамки ввода, сбора, отбора, сортировки сведений и пр., т. е. только манипуляций с информацией. Комплекс таких данных необходим для управления учебным процессом и его осуществления в режиме, отвечающем дидактическим целям и задачам процесса дистанционного обучения, т. е. базы данных участвуют в выполнении функций по организации, планированию деятельности, коммуникации и анализу.
По сути, базы данных по учебному процессу являются необходимыми составляющими информационной среды, в которой осуществляется деятельность участников обучения. Системы и базы данных по учебному процессу в различных инструментальных средствах и оболочках для создания курсов дистанционного обучения могут быть организованы по-разному, но в основном они несут похожую целевую нагрузку.
Базы данных по учебному процессу содержат сведения обо всех его компонентах. Их можно объединить в три категории:
· справочные данные, которые создаются в процессе разработки курса дистанционного обучения и непосредственно перед процессом обучения (например, списки учащихся);
· динамические данные, создаются в процессе обучения;
· архивные данные, создаются во время и после процесса обучения.
К справочным данным можно отнести:
· информацию о материалах курса (цели, задачи, учебный план и т. д.), его авторах;
· информацию о преподавателях и обучающихся;
· глоссарии, имеющиеся в электронном учебнике;
· ссылки на различные источники информации (бумажные, электронные, сетевые), библиотеки;
· разные функции помощи (часто задаваемые вопросы, подсказки по разделу и т. д.).
Справочные данные могут создаваться автором (группой авторов), методистом, программистами, преподавателем дистанционного обучения — теми, кто имеет отношение к созданию курса дистанционного обучения; администратором — на этапе набора и приема обучающихся.
Поддержка таких данных заключается в методическом сопровождении материалов курса и возможном (при необходимости) их обновлении.
Это может произойти в случаях:
· коррекции учебного плана (сроки, задания и пр.) в соответствии с запросами обучающихся. Например, формирование индивидуальной траектории обучения для некоторых обучающихся;
· срочной коррекции методических материалов (появление новинок в соответствующей области знаний, необходимых в учебном процессе);
· коррекции списка обучающихся (отчисление за невыполнение учебного плана, перевод из группы в группу) или преподавателей (возможная замена преподавателя).
К динамическим данным отнесем сведения, формируемые в процессе обучения: доски объявлений, форумы, информация о зачетах (зачетные книжки), о выполненных заданиях и результатах обучения (промежуточных, итоговых, а также о результатах тестирования и самотестирования). Некоторые из таких сведений удаляются по окончании обучения, но многие из динамических сведений переводятся в разряд «архивных».
К созданию таких данных могут иметь отношение практически все участники учебного процесса — работники образовательного учреждения и обучающиеся. Первые выполняют функции начальной организации учащихся, детального планирования форм и методов обучения, консультирования, анализа и с помощью предоставляемых оболочкой средств (семинарские занятия, общение в форуме и чате). За обучающимися закрепляются в основном роли «ответной реакции» (самостоятельное размещение в оболочке рефератов, проектов, других работ в электронной конференции, выполнение необходимых заданий).
Поддержка динамических данных со стороны работников образовательного учреждения сводится к постоянному их обновлению в соответствии с требованиями и сроками учебного плана; со стороны обучающихся — выполнению заданий в указанные сроки, участие в предлагаемых формах взаимодействия и т. д.
К архивным данным причислим следующие:
· архивы выполненных обучающимися работ (рефераты, различные творческие работы, проекты и пр.), которые доступны для просмотра в режиме обучения;
· данные, пополняющиеся по окончании обучения каждой последующей группы (зачетные книжки; возможно информация об обучающихся, сведения о которых могут остаться доступными после окончания обучения только администратору курса);
· статистические данные об учащихся и результатах их обучения (количество обучившихся из числа принятых на курс; характеристика контингента — возраст, пол, социальная и географическая принадлежность).
Архивные данные создаются работниками образовательного учреждения, исходя из целесообразности сохранения тех или иных сведений:
· для использования их в процессе обучения последующими группами;
· в качестве источников для обновления материалов курса;
· в качестве информации для проведения статистического анализа по различным характеристикам (материалы курса, участники обучения, успешность и результативность учебного процесса и т. д.) на текущий или заданный (определенный) момент времени;
· в качестве материалов для научного исследования;
· для оценивания материалов курса и деятельности участников учебного процесса (обучающих и обучающихся).
В заключение добавим, что при использовании любых программных оболочек для создания курса дистанционного обучения четко разграничиваются полномочия участников учебного процесса, т. е. различаются уровни их доступа как к самой программной среде, так и к материалам курса. Выделяют, как правило, такие уровни доступа, как «администратор оболочки или системы в целом» (системный администратор), «администратор курса» (координатор), «преподаватель», «учащийся». Разница в полномочиях этих лиц очевидна: администратор оболочки может проводить конфигурацию системы в целом и имеет все права по ее изменению, редактированию, заведению новых пользователей и удалению старых. Администратор курса может делать то же самое, но в рамках только лишь своего WEB-курса, преподаватель имеет права, необходимые и достаточные для проведения обучения, а учащийся — самый низкий уровень доступа к программной среде. В зависимости от того, каким уровнем доступа к системе обладает участник дистанционного курса, он видит и саму оболочку, и WEB-курс по-разному. Чем выше уровень доступа, тем более открыта программная среда, тем больше команд в активе администратора. Самый усеченный так называемый «пользовательский» вариант WEB-курса видит учащийся. Для того чтобы разграничить уровни доступа для различных категорий участников учебного процесса вводится система персональных идентификаторов — логинов и паролей.
3 вопроса о дистанционном обучении от корпоративных клиентов к Финакадемии Актив
Почему человек всегда рождается в день рождения? Почему метеорит всегда падает точно в кратер? :)) Какие еще вопросы задают корпоративные клиенты администраторам дистанционного обучения? Начало статьи, конечно, шутка. Но на самом деле, вопросов в дистанционном обучении корпоративных клиентов пока больше, чем ответов. И часто вопросы ставят в тупик даже самых опытных методистов.
Признаемся честно, мы долго не решались на полноценное обучение “корпоративщиков”: и работы с ними больше, и ответственности. Просто обучали несколько человек из одной компании как самостоятельных студентов и очень радовались, когда выпускники приводили следующих студентов из своей компании. Наверное, это было время становления, проб и ошибок.
Часто руководитель департамента или отдела говорил, что пройдет онлайн-обучение сам, а затем обучит свой персонал. И в наверное, он по-своему был прав
На сегодняшний день мы имеем положительный опыт корпоративного обучения бухгалтеров, финансовых специалистов и управленцев. И хотим в этом материале рассмотреть некоторые вопросы, которые задают корпоративные клиенты при выборе обучения для своих сотрудников.
Вопрос №1: «Как нам организовать обучение 150 финспецов, если они работают в 3 разных часовых поясах и в 2 смены?»
“Мы привыкли обучаться “глаза-в-глаза”, преподаватели приезжают либо прямо на производство, либо мы посещаем курсы в своем городе, либо организовываем обучение в другом городе” — простите, но это даже не прошлый век… Нужно ли говорить, что затраты на очное обучение как правило, гораздо выше, чем на дистанционное? Нужно пригласить лектора, обеспечить условия проживания и работы (помещение, техника и тд.); отрывать персонал от работы или вообще оплачивать командировки для обучения в другом городе. И даже при обучении в своем городе вы в лучшем случае найдете курсы повышения квалификации, которые проходят строго с 1-го по 15-ое сентября, строго по вторникам, с 18 до 20.
Вопрос №2: Как подготовить специалистов “старой закалки” к онлайн-обучению на вашем портале?»
К любому слушателю, независимо от уровня начальной подготовки, возраста и привычек методисты дистанционного обучения найдут индивидуальный подход. Подскажут, через какой браузер работать, как зайти на портал и на вебинар, в начале обучения наберут по телефону и проведут по всему курсу. На все вопросы методисты отвечают максимально оперативно, для этого у них есть все средства и возможности.
При подключении корпоративной группы обучение происходит в индивидуальном графике: кому-то удобно утром, кому-то вечером, кому-то по выходным. Очное обучение в группе очень затруднено разным входным уровнем в группе, поэтому более продвинутым слушателям приходится скучать, когда преподаватель второй раз объясняет что-то более слабым слушателям. Или более слабые не понимают то, что преподаватель обсуждает с сильными.
В дистанционном обучении преподаватель ”подстраивается” под уровень слушателя и разговаривает с ним на “его” языке. Вебинары также проводятся более базовые и более продвинутые. И к концу обучения все слушатели постепенно выравниваются.
В очном обучении невозможно взять приостановку на время отчета, командировки, другого форс-мажора. Никто не продлит курсы, не перенесет на другую неделю или вообще месяц, тем более из-за одного слушателя. В ДО при составлении индивидуального графика обучения учитываются возможные обстоятельства (в т.ч. цикличные отчеты, неожиданные проверки) и обсуждаются сроки приостановки обучения на это срок, продления курса или переноса.
Вопрос №3: “Мы потратили на обучение достаточно большую сумму, как мы можем курировать обучение и можем ли мы быть уверены в результате?”
К сожалению, бывает, что корпоративные студенты, получив возможность проходить обучение за счет компании, учатся хуже, чем слушатели, оплатившие “из своего кармана”. Прежде всего нужно выяснить, какие мотивы обучения слушателя. Лучший вариант, когда его собственное желание самообразовываться совпало со стремлением руководства развивать свой персонал. Худший — когда обучение куплено компанией, потому что подошло время “по графику”, а курс обучения “вручен” сотруднику “насильно”. К сожалению, такие случаи встречаются, и на звонок методистов слушатель отвечает, что “он вообще не хотел учиться, а его заставили”. Как мотивировать таких клиентов? Конечно, прежде всего, напомнить, что повышение квалификации, в любом случае, идет ему на пользу и позволит получить бОльшие профессиональные перспективы. Возможно, именно с этой целью его направило обучаться руководство? Можно после общения с клиентом предложить пересмотреть специфику обучающего курса, которая больше его заинтересует. Можно пригласить в форум, где обсуждаются практические аспекты, и после участия в обсуждении у слушателя точно “проснется” интерес к самому курсу.
На первый взгляд процесс дистанционного обучения кажется бесконтрольным, но это не так.
“Живая программа для живых слушателей”
От компании к нам на обучение поступило 7 студентов из различных департаментов, различных должностей и очень разных уровней предподготовки. При этом была поставлена задача: обучать их на одном курсе, одновременно, у одного преподавателя, по единому графику. Мы понимали, что так компании легче организовать обучение и легче отслеживать результаты. Но верное ли это решение? И будет ли результат адекватен вложенным немалым средствам?
Итак, все слушатели одновременно приступили к курсу, рассчитанному на 120 дней. Сразу же определились “лидеры” и “аутсайдеры”. При личном общении с последними было определено, почему студент не учится: потому что тяжело, ничего не понятно, или потому что просто некогда из-за загруженности на работе. Результатом стал перевод одного слушателя на курс ниже, т.е. был дан 1 месяц бесплатного доступа с тем же преподавателем к более простому, подготовительному, курсу. Еще одного студента по нашей рекомендации руководство освободило от излишней общественной нагрузки на время обучения.
Таким образом, к группе обучающихся и к каждому в отдельности прикреплен не только тьютор, но и группа администраторов ( в нашем случае, это отдел из 5 человек), которые и инструктаж проведут, и про график напомнят, и жилеткой послужат, если нужно будет.
“Наши сотрудники очень заняты, кадров не хватает, все совмещают по несколько должностей, позвоните в 2022-м году……” — если не разобраться, чем занимается бухгалтер, а чем экономист, то все так и останется: все делают всё и в результате — ничего. Обучение персонала, отработка практических навыков, оптимизация труда финансиста поможет вам организовать работу департамента, сделать ее четкой и эффективной.
Что хочется сказать в заключение? Чтобы максимально результативно обучать персонал компаний, а также постоянно повышать его квалификацию, необходимо проводить промежуточный контроль знаний и умений, правильно ставить цели повышения квалификации, что включает и правильный выбор программ. И правильно выбрать образовательную организацию, которая поможет все это организовать с максимальной отдачей.