в каком формате бумаги выполняются служебные документы
3.3.3. Общие требования к изготовлению документов
Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, гарнитура (гарнитуры) шрифтов, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее [15]:
В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля, в соответствии с порядком подготовки указанных актов (см. раздел 3.3.5.).
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14 [16]. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10, 11, 12.
Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:
— реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик [17];
— распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.
При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.
Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов [19] отделяются дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.
Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.
Электронные документы государственного органа, органа местного самоуправления должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.
Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать [21]:
— создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
— открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
— сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);
— создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
— открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
— сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).
Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).
Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1 [22].
Электронные документы, создаваемые в государственном органе, состоят из контента (содержания) и метаданных [23].
3.3.2. Бланки документов
Документы государственного органа, органа местного самоуправления на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки документов изготавливаются:
— в федеральных органах государственной власти и иных федеральных органах с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» [10];
— в государственных органах субъектов Российской Федерации с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации;
Изготовление бланков на бумажном носителе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 [11].
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа муниципального образования осуществляется по заказам государственного органа, органа местного самоуправления.
Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016[12] и утверждаются в составе Инструкции по делопроизводству или в виде комплекта (альбома) бланков.
Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:
— порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов государственного органа, органа местного самоуправления;
— требования к изготовлению бланков;
— в необходимых случаях порядок учета бланков.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает три вида бланков документов [13]:
— бланк конкретного вида документа.
Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
В зависимости от компетенции государственного органа, органа местного самоуправления и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
— бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);
— бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления;
— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления);
— бланк письма структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления;
— бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления для переписки с зарубежными корреспондентами;
— бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления).
Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления вправе вести учет использования бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
— подразделение (работник), отвечающий за ведение учета использования бланков документов;
— форма журнала учета бланков;
— порядок выдачи бланков в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, возврата и уничтожения испорченных бланков.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Форматы бумаги в делопроизводстве
Повсеместное распространение бумаги и постоянная работа с документами, а также широкое применение приспособлений для их хранения – конвертов и папок – потребовало стандартизации и упорядочения форматов применяемой бумаги. В этой статье вы сможете получить подробную информацию о форматах бумаги, которые используются в современном делопроизводстве и принципах их унификации.
Применяемые в делопроизводстве форматы бумаги
Что такое стандартизация форматов бумаги?
Стандартизация форматов бумаги была проведена для того, чтобы существовал определенный порядок в делопроизводстве, применении бумажных изделий и канцелярских товаров, изготовлении документов. Принятый на территории страны в настоящее время ГОСТ 9327-60 регламентирует, на каком формате бумаги исполняются служебные документы. То есть, стандартные форматы сегодня обязательны для подготовки управленческой документации. Они же приняты Международной Организацией по Стандартизации (ISO).
То, какие форматы бумаги используются в делопроизводстве устанавливает метрическая система мер, принятая для расчета. Исходя из этого, площадь основного формата А0 (841×1189мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего, делением большей его стороны пополам. Важно отметить, что все форматы геометрически подобны.
Форматы ряда А различных классов применяют для производства плакатов
Виды форматов бумаги
Форматы делятся на три основных ряда:
Применение определенных форматов зависит от назначения документа:
Формат бумаги А5 используют для оформления справок и уведомлений
Стоит учитывать, что в разных странах существуют различия в форматах потребительских бумаг. Например, в Европе широко распространено применение немецких форматов, тогда как на территории США – североамериканских. По американской системе основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59×27,94см (Letter 81/2 ´ ll in.).
Размеры полей и для чего они нужны
Для удобства использования и стандартизации, каждый документ должен иметь поля – определенное пространство между текстом и краем листа бумаги. Применение полей целесообразно при подшивке документов, проставлении служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, потому как при меньшем размере будет затруднено дальнейшее хранение, оформление документов. Однако поля большего размера разрешены, в некоторых случаях они облегчают работу с бумажным носителем.
Международная Организация по Стандартизации (ISO) утвердила следующий стандарт 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка», который применяется при оформлении документов. Соответственно, размеры полей должны быть следующие с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.
Важно отметить, что в компьютерных программах, даже используемых на русском языке, в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие принятым отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо вручную установить стандартный размер бумаги.
Порядок расчета размеров бумаги форматов разного ряда и класса
Применение бланков в делопроизводстве
Весомым моментом в делопроизводстве является оформление бланков. Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-составителя.
Из-за того, что бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера, они имеют принятый комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Итак, какие форматы бумаги используются для бланков? В настоящее время для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6 в случае необходимости. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
То, какие форматы бумаги используются для бланков, зависит от назначения бланка
Можно выделить несколько основных видов бланков:
Все бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Таким образом, применение утвержденных ГОСТ 9327-60 и ISO форматов бумаги, определяющих, какие форматы бумаги используют в делопроизводстве, позволяет выработать стандартную и удобную систему работы с документами, соответствующую потребностям организации.
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.