в каком формате лучше сканировать документы для отправки по электронной почте
От чего зависит качество сканирования
Сканирование фото открывает перед нами дополнительные возможности. Это не только оцифровка фотографий и размножение фото, которые у вас имеется в единственном экземпляре, но вы можете отправить такое фото по электронной почте или выложить в Интернет. Изучите основы разрешения и форматы файлов, для успешного сканирования фотографий.
Планирование перед началом сканирования: выбор разрешения и формата файла
Для достижения наилучших результатов, решите вопрос, что вы будете делать с вашими фотографиями, прежде чем сканировать их.
Большинство сканеров используют понятие PPI (количество пикселов на дюйм в цифровом файле) для обозначения качества изображения.
Как только вы решили, что вы будете делать с вашим отсканированным фото, вы сможете определить наилучшее разрешение сканера и формат файла. Именно от этого будет зависеть качество сканирования. Давайте рассмотрим эти общие понятия более подробно:
Разрешение сканера измеряется в пикселях на дюйм (PPI) или точек на дюйм (точек на дюйм) – больше пикселей или точек, тем четче изображение.
Формат файла. Сканы включают в формате JPEG и TIFF.Вы можете определить формат файла по расширению после точки в конце имени файла (например,. JPG,. JPEG,. GIF или. TIFF).
Выберите разрешение
Когда вы смотрите на цифровую фотографию под увеличением, то вы можете заметить отдельные пиксели или точки, из которых она состоит.
Разрешение и качество изображения идут рука об руку. Вот что вам нужно знать перед началом сканирования:
Принятие решения о формате файла
Какой формат лучше выбрать для сканирования фото? Ответ на этот вопрос будет различным в зависимости от того, каким образом вы собираетесь использовать ваше фото. Вот несколько рекомендаций:
Сканирование фотографий для отправки по электронной почты и для использования в интернете
Если фото планируется только для того, чтобы рассматривать его на экране компьютера и отправки по электронной почте, то для этого будет достаточно небольшого разрешения.
В этом случае соблюдайте следующие правила:
Сканирование фотографий для печати
После сканирования фотографий, вы можете распечатать копии для друзей, семейного фотоальбома.
Сканирование фотографий для увеличения
TIFF файлы идеальны для печати большие, качественные фотографий.
Как отправить электронный документ по почте
Хотите иметь возможность исправить любой электронный документ?
Скачайте лучший современный редактор PDF!
Как подготовить ПДФ-файлы к отправке
Почтовые сервисы работают со всеми форматами, однако в офисной и учебной среде наиболее популярным считается PDF. Это расширение, которое позволяет одним файлом пересылать текст и фото. При этом все загруженные данные упорядочены, как в вордовских документах. По сравнению с последними ПДФ имеет важное преимущество: формат позволяет безопасно распоряжаться данными. Файл с этим расширением защищается от копирования и редактирования, часть сведений позволяется скрыть, а добавление метаданных поможет сохранить информацию об авторстве.
PDF – нестандартный формат. Его использование является одним их вариантов, как отправить фото по электронной почте с компьютера, но более активно расширение применяется для пересылки документации. Чтобы открывать, создавать и редактировать подобные файлы, нужно специальное программное обеспечение. Лучший софт для работы с ПДФ на данный момент – PDF Commander.
Приложение позволяет:
PDF Commander умеет включать в документ комментарии и закладки, текстовую информацию (шрифт, размер, расположение поддаются изменению), загружать картинки. В программу включена коллекция штампов, добавлять которые можно прямо в окне редактора. Если весь документооборот в компании осуществляется в электронном виде, полезно знать, как поставить цифровую подпись в электронный документ. В программе есть и данная функция.
Как заархивировать документы
Если вам предстоит отправить несколько тяжелых документов (зачастую это фотографии), с пересылкой возникнут проблемы: в почтовых сервисах есть ограничения на общий размер или количество файлов. Не все пользователи обладают интернет-соединением, позволяющим скачать все данные достаточно быстро. Что делать, если ваша документация слишком много весит? Рассмотрим способ решения.
Отправляете папку с несколькими десятками изображений? Хорошим решением станет заархивировать ее. Для этого используются такие программы, как WinRAR или 7-Zip. Архив представляет собой единый файл, содержащий в себе произвольное число документов любого формата. Он сохраняет файловую структуру (то есть, если в директории есть папки, в архиве они сохранятся) и, что самое важное, снижает размер документов.
Разберемся, как быстро сжать PDF большого размера. На компьютере должна быть установлена одна из программ-архиваторов. Для примера используем WinRAR.
Как послать ПДФ документ через почтовые сервисы
При ведении деловой переписки общение зачастую идет рука об руку с пересылкой документации. Отправка осуществляется почтовыми сервисами: файлы прикрепляются напрямую к сообщению, без ссылки на сторонние файлообменники. Рассмотрим, как скинуть документ при помощи популярных в РФ электронных почт: Gmail, Mail.ru и других.ы
Gmail
С телефона отправка документов выглядит примерно так же. Google разработала специальное приложение для Android и iOS, позволяющее просматривать почту и отправлять письма. Интерфейс в нем интуитивно понятен.
Mail.ru
Яндекс
Разберем, как переслать документ по электронной почте самым популярным в России онлайн-сервисом.
Rambler
В каких ещё форматах можно отправить электронную документацию
Формат ПДФ достаточно распространен, однако у некоторых пользователей возникнут проблемы с его открытием. Разберем несколько альтернативных способов пересылки файлов:
Изображения и вордовские документы можно так же легко отправлять почтовыми сервисами, как и ПДФ-файлы. Последовательность действий остается прежней.
Как отправить по электронной почте сканы документов
Используя принтер со встроенным сканером, можно не только обзавестись копией необходимой документации, распечатанной на бумаге. Отсканированные данные также позволяется получить в электронном виде. Как правило, для сохранения сканов на жестком диске применяются форматы изображений: JPEG, PNG и прочие. Существуют два способа, как отправить скан на почту:
Заключение
В офисной среде важно умение правильно работать с электронной документацией. Мы рассмотрели, как отправлять письма на ПК других пользователей, в каких форматах можно пересылать важные документы. Для работы с ПДФ рекомендуем PDF Commander — эта программа поможет создать или отредактировать документ, а также объединить несколько файлов для подготовки к отправке. Опробуйте софт в деле, скачав его бесплатно с нашего сайта.
Требования к сканам документов
Актуальность использования электронных документов велика как никогда, как между компаниями-контрагентами, так и при обращении в официальные органы. Анна Федотова, юрист-консультант ООО «ИК Ю-Софт», изучила требования инспекторов к сканам документов.
При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.
Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».
Требования к файлу
Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.
В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.
Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.
Мнение налоговиков
Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.
Формат описи
Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.
Проект приказа
Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.
Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.
5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.
Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.
Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
В каком формате лучше сканировать документы
Сканирование документов и создание электронного архива могут занять у Вас длительное время, но, поверьте, это того стоит! Ведь грамотное сканирование позволяет пользоваться документами в электронном виде, а для бумажных носителей предусмотреть внеофисное хранение документов. Представьте, сколько офисного пространства Вы могли бы сэкономить!
Сканирование документов и создание электронного архива подразумевает три шага:
Cканирование документов одного размера и в хорошем состоянии можно воспользоваться автоматическим устройством подачи документов. Кроме того, использование этого устройства при двусторонней печати поможет Вам существенно сэкономить время при сканировании документов.
Обязательно удалите все скобы и скрепки, разгладьте все загибы и складки на документах, чтобы избежать замятия бумаги в процессе сканирования.
Сканирование документов нестандартного размера нужно сканировать вручную.
Шаг 2. Выбор формата файлов.
Итак, при сканировании и сохранении документов выберите один из следующих форматов:
Заключительный этап
Закончив сканирование документов, Вы переходите к завершающему этапу создания электронного архива – передаче файлов на свой компьютер или другие устройства хранения информации. Для удобства можно воспользоваться специальными утилитами для создания электронного архива, или записать несколько DVD или CD дисков с отсканированными документами. Помните про резервные копии файлов электронного архива – они пригодятся в случае поломки компьютера.
Данная статья – попытка стандартизировать работу по сканированию и сохранению файлов. Раньше при отсутствии цветного принтера и ёмких жёстких дисков все файлы сохранялись в чёрно-белом JPEG. Теперь эти файлы трёх-четырёхгодичной давности использовать уже не получается, приходится документы сканировать заново.
Программы
Для сканирования используйте программу Irfan View. Вы можете быстро вызвать драйвер сканера по горячей клавише Ctrl+Shift+A и быстро сохранить по горячей клавише S. (В последних версиях вызывается дополнительно окно выбора сканирования. Приходится использовать более старую версию). Программа не задаёт лишних вопросов по формату файла. Размер файла в формате TIFF LZW получается больше, чем при сохранении через Photoshop из-за использования в программе бесплатной библиотеки. Почему-то Photoshop не определяет разрешение таких файлов – всегда выставляет экранное (72 dpi). Автор Irfan View отсылает к разработчикам Photoshop
Используйте программу КопиФОД или плагин Graphics Converter для Total Commander, чтобы перепаковать такие файлы с лучшим сжатием.
При сканировании через Photoshop файлы TIFF LZW получаются меньшего размера. Минусы: драйвер сканера надо каждый раз вызывать через меню, при сохранении каждого файла надо менять формат на TIFF и каждый раз выбирать тип сжатия. Долго и неудобно.
Сканирование
Сканируйте с разрешением 300 dpi. Этого достаточно для большинства документов и фотографий. Фотографии небольшого размера сканируйте с разрешением 600 dpi. Фотографии очень малого размера, например, из паспортов, сканируйте с разрешением 1200 dpi и более. Минимальный размер по ширине/высоте в пикселях должен получиться около 1500–2000 пикс. и более.
Документы, фотографии очень большого размера (примерно A4) с крупными деталями (например, портреты) можете сканировать с меньшим разрешением (150–200 dpi). Групповые фотографии сканируйте с большим разрешением, чтобы не потерялись детали лиц.
Если планируется ретушь фотографии, сканируйте её с большим разрешением, чтобы легко можно было работать с мелкими деталями.
Если фотография находится в конверте, поставьте на нём пометку «Имеет ФП», чтобы при будущих заказах не сканировать заново.
Поставьте отметку в примечании бумажной описи и в Архивном Фонде на уровне дела (поле «Имеет Фонд Пользования»). Программа АвтоФонд показывает заголовки таких дел жирным шрифтом.
На обложку отсканированного дела прикрепите ярлычок с надписью «Листы дела отсканированы полностью. Использовать электронную копию». Если отсканированы только некоторые листы, прикрепите ярлычок «Отсканированы листы №№___», который заполняется по мере сканирования листов.
Большие документы (обложки дел, карты, чертежи) сканируйте в 2–N проходов и склеивайте в Photoshop.
Сканирование документов на обычных сканерах целесообразно только для текущих нужд. Для целенаправленного сканирования используйте планетарные сканеры, позволяющие на листы даже формата A2 тратить не более 3-х секунд.
Сохранение
Сканированные документы сохраняйте и храните в формате TIFF с LZW сжатием. В этом формате изображение сохраняется без искажений.
Не храните файлы в формате JPEG, т.к. при этом изображение сохраняется с более или менее видимыми искажениями и к дальнейшей обработке и использованию мало пригодно. Допускается сохранение текстов документов в JPEG с максимальным качеством 100% для экономии места на жёстких дисках. Перед ретушью файлы сохраняйте только в формате TIFF.
Постоянное развитие устройств и способов хранения информации приводит к тому, что на дисках (HDD, CD, DVD) могут храниться всё большие объёмы информации, поэтому не уменьшайте размеры файлов в ущерб качеству.
Упорядочивание
При структурировании файлов вы можете быстро найти файл на диске ( Пуск |Найти |Файлы и папки…) либо по архивному шифру, либо по названию, либо по теме.
Если документы сканируете выборочно для выставок, буклетов, то в папке «Выставки» создайте папки отдельно по темам с датой, например «2004.10.23 Выставка ССО». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.
Если документы сканируете по заказу, то создайте папки отдельно по каждому заказу с датой, например «2004.10.23 Заказ Иванов АБ». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.
Файлы именуйте по их архивному шифру (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2. Фото Иванов.tif). Оборотные листы именуйте аналогично (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2об. Рапорт.tif). После шифра добавьте краткую аннотацию, например фамилии изображённых, тип документа для облегчения поиска по названию средствами Windows или Copernic Desktop Search.
Если сканируете целенаправленно все листы дела, например, для создания фонда пользования (ФП), то файлы храните по отдельным папкам в соответствии с архивным шифром. В корневой папке создайте папку по номеру фонда «Ф.8043». Внутри каждой папки фонда создайте папки его описей «Ф.8043.Оп.1». Внутри каждой папки описей создайте папки её дел «Ф.8043.Оп.1.Д.1». Файлы можете назвать только по номеру листа, без аннотации, дополните номер слева нулями – «001.tif».
Подобная структура папок поддерживается программой Электронный Каталог. Возможно, в следущих версиях Архивного Фонда будет поддержка сохранения/показа изображений документов.
Подобная структура папок создаётся программой КопиФОД, будет создаваться программой СканФОД и поддерживаться программой АвтоФонд.
Отсканированные обложки книг сохраняйте в отдельную папку «Обложки книг» для облегчения их поиска.
Ни для кого не является секретом, что мы все стараемся хранить большинство документов и важные текстовые данные в электронном виде. Благо оборот электронных документов в стране растет, за что отдельная благодарность руководству нашей страны, которая внедрив электронный документооборот на сайтах государственных структур заставила всех остальных «подтягиваться» в вопросе электронного документооборота. Пожалуй, это тот редкий случай, когда государство задало тренд в нужном направлении и показала действительно хороший пример как для бизнеса, так и Рунета в целом. Так в каком формате лучше же хранить текстовые документы?
Наиболее популярным форматом для объемных документов является PDF файл. О том как создать PDF файл написано немало статей в Интернете, поэтому отдельно на данном вопросы мы останавливаться не будем. Лишь отметим, что PDF файл по размеру достаточно массивный, что усложнит его «облачное использование» через мобильные устройтсва, так как мобильный интернет хоть и быстрее день ото дня — до уровня кабельных соединений ему еще далеко.
Более компактным форматом для текстовых документов является DJVU формат. Зачастую большинство текстовых PDF файлов в десять и более раз ужимаются при их переводе в DJVU. При этом эффективность сжатия данных одинакова как для цветных, так и черно-белых данных. Единственный минус — при необходимости изъятия текста из DJVU файла — простое выделение и копирование недоступно — вам придется извлекать текст путем дополнительных манипуляций, что описано в отдельных статьях в Интернете.
Формат TIFF был популярен на заре появления сканеров. На сегодняшний день его можно считать устаревшим, так как явных преимуществ перед другими форматами у него нет.
Файлы MS Word DOC (DOCX) или RTF интересны своей универсальностью — они читаются практически любым устройством, а их содержимое в виде документа понятно для большинства из нас. Большой размер файлов можно устранить путем их архивации архиваторами RAR или ZIP. Степень сжатия конечно будет ниже, чем у формата DJVU, но зато вы сохраняете все преимущества документа перед обычным фотографическим изображением.