в каком формате нужны сканы документов в вуз
Поступление в вуз и электронная подпись
В 2021 году университеты могут принимать документы на поступление дистанционно: через свои сайты или суперсервис портала Госуслуг. Как подать документы в вуз онлайн и понадобится ли абитуриентам электронная подпись, разобрали в статье.
Отправить документы на поступление в вуз в 2021 году можно несколькими способами. Их устанавливает Приказ Минобрнауки от 01.04.2021 №226 (п. 9):
При этом первые два способа — электронная подача документов — наиболее безопасны и удобны. А некоторые вузы полностью отказались от приема бумажных документов. Поэтому лучше уточнить в своем вузе, каким способом он принимает документы.
Поступление через личный кабинет вуза
На сайте большинства университетов есть личный кабинет, через который абитуриент может отправить документы на поступление. У каждого вуза свои требования к такому поступлению, но схема действий похожа:
В течение нескольких дней приемная комиссия рассмотрит заявление на поступление и внесет вас в списки поступающих. Чтобы вас зачислили, нужно позже отправить в личный кабинет скан заявления о согласии на зачисление.
Важное условие такого поступления — в течение года после зачисления нужно предоставить оригиналы документов в университет.
Поступление в вуз через Госуслуги
Другой способ подать документы через интернет — суперсервис на портале Госуслуг. Через него можно отправить документы в несколько вузов (не больше пяти по десять направлений в каждом), отследить свой рейтинг и зачислиться в один из вузов. Документы можно подавать только на бюджетные места очного обучения и только на бакалавриат и специалитет.
Сервис запустили в 2020 году и сперва подать документы через него можно было в 54 вуза. В 2021 году ожидается, что к суперсервису подключатся еще 137 вузов. Поэтому перед подачей документов проверьте, что ваш университет входит в их число.
Как подать документы в вуз через Госуслуги
На Госуслугах абитуриенту нужно пройти несколько шагов:
В первый год обучения нужно будет принести в университет оригиналы документов, сканы которых вы прикрепляли на Госуслугах.
Особенности регистрации на Госуслугах
Чтобы подать документы в вуз, нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Согласно инструкциям и техподдержке портала, только такой статус учетной записи позволит воспользоваться сервисом и другими услугами портала.
Чтобы учетная запись стала подтвержденной, нужно зарегистрироваться на портале, ввести свои данные, а потом подтвердить личность одним из способов:
Зарегистрироваться на Госуслугах и получить подтвержденную учетную запись лучше заранее — портал проверяет данные в течение нескольких дней. Во время проверки пользоваться услугами не получится.
Какая электронная подпись подойдет для поступления в вуз через Госуслуги
Чтобы подтвердить свою учетную запись на Госуслугах, подойдет любая квалифицированная электронная подпись. Например, базовая подпись для физических лиц.
Подпись нужно оформить на абитуриента. Ничего страшного, если поступающему нет 18 лет — подпись можно получить с 14 лет. Нужно будет только согласие от родителей и стандартные документы для выпуска подписи.
Как получить электронную подпись для абитуриента
Для оформления электронной подписи нужны:
Вы можете оформить подпись оффлайн: прийти в один из наших офисов, принести с собой документы и оплатить счет. Либо сделать то же самое онлайн: оставьте заявку на нашем сайте. После этого вам позвонит менеджер, выставит счет и откроет доступ в личный кабинет, куда вы сможете загрузить документы для выпуска подписи.
Ваши данные проверит удостоверяющий центр, на это уйдет один-два дня. После этого вам нужно прийти в наш офис с оригиналом паспорта, удостоверить личность и получить электронную подпись. Если нет возможности приехать в офис УЦ, вы можете заказать выезд курьера и получить подпись не выходя из дома.
Сколько стоит электронная подпись
Для подачи документов в вуз подходит электронная подпись для физических лиц — она стоит 1 400 руб. Летом для абитуриентов действует скидка 20%.
В эту сумму входит сертификат электронной подписи и лицензия на программу КриптоПро CSP, необходимую для работы подписи. А также автоматическая настройка рабочего места, сервис для подписания документов и круглосуточная техподдержка.
Алгоритм дистанционной подачи документов в ПК
Алгоритм подачи документов абитуриентами
1. Подача документов в электронной форме
✔Шаг 1. Подготовка документов
В первую очередь необходимо подготовить пакет электронных документов. Вам потребуется сделать электронные копии (сканы/фото):
♦ паспорта (главная страница + страница с пропиской) или другого документа, удостоверяющего личность;
♦ документа об образовании (аттестат, диплом) вместе с приложением;
♦ электронное фото (цветное или черно-белое);
♦ СНИЛС (для граждан РФ).
✔Шаг 2. Заполнение заявления
С 18 июня на сайте приемной комиссии в разделе «Электронная подача документов» Вы сможете заполнить заявление. Перед заполнением заявления Вам необходимо будет зарегистрироваться, для чего Вам понадобится адрес электронной почты и пароль.
♦При заполнении заявления Вам потребуется ввести Ваши паспортные данные, данные документа об образовании, контактные данные.
♦Далее Вам необходимо выбрать ваш уровень образования и куда Вы планируете поступить (колледж, бакалавриат или специалитет, магистратура, аспирантура).
♦Если Вы поступаете на бакалавриат или специалитет, укажите имеются ли у Вас результаты ЕГЭ или Вы собираетесь сдать внутренние экзамены вуза.
Обратите внимание, что граждане РФ, поступающие на основе аттестата, поступают в высшие учебные заведения только по результатам ЕГЭ.
Вступительные испытания в вузе по общеобразовательным предметам сдают иностранные граждане, абитуриенты, имеющие диплом о профессиональном образовании, инвалиды (остальные абитуриенты поступают на основании результатов ЕГЭ). Вступительные испытания для поступления на программы бакалавриата и специалитета будут проходить как очно, так и дистанционно (по выбору абитуриента). На программы магистратуры – только дистанционно. Для прохождения экзамена в дистанционной форме необходимо наличие компьютера (ноутбука) с веб-камерой и микрофоном, устойчивого интернет-соединения (с мобильных устройств прохождение вступительных испытаний невозможно).
♦При заполнении заявления Вам также потребуется выбрать направления, на которые Вы хотели бы поступить.
Обратите внимание, что на каждом направлении Вы можете выбрать сразу все формы обучения (очную, очно-заочную, заочную, если таковые имеются), а также бюджетную и коммерческую основы.
✔Шаг 3. Согласие о зачислении
Заполните всю оставшуюся информацию в заявлении. Система предложит Вам подать заявление о согласии.
Обратите внимание, что заявление о согласии подается только в ОДИН вуз и только на ОДНО направление в установленный срок. Заявлением о согласии Вы подтверждаете свое намерение поступить в университет на выбранное направление. В 2021 г. подача заявления о согласии приравнивается к оригиналу Вашего документа об образовании.
Согласием о зачислении Вы также подтверждаете, что в течение учебного года предоставите в университет оригинал документа об образовании.
✔Шаг 4. Проверка и печать заявлений
Проверьте еще раз все персональные данные. Если все верно, распечатайте заявление и заявление о согласии на зачисление, поставьте все подписи.
✔Шаг 5. Прикрепление подписанных заявлений
♦ документ об образовании вместе с приложением;
♦ документы, подтверждающие ваши достижения, особые права;
♦ сканы/фото ПОДПИСАННЫХ заявлений (проверьте еще раз, что имеются все подписи).
✔Шаг 6. Отправление
Отправьте документы на сайте, нажав соответствующую кнопку.
✔Шаг 7. После обработки вашего заявления оператором, Ваши данные появятся в списках абитуриентов. На сайте в личном кабинете абитуриента Вам будет доступна вся необходимая информация.
Как подать документы в вуз онлайн: расширенный гайд
Руководитель направления «Дополнительное школьное образование» онлайн-школы «Фоксфорд»
Выбрать вуз, разобраться со сроками, подать документы, подготовиться к вступительным — и всё это параллельно со сдачей ЕГЭ… Происходящее в голове абитуриента прямо сейчас напоминает творчество Иеронима Босха. Тем более что в этом году добавился ещё один стрессовый фактор — дистанционка.
Чтобы немного вас разгрузить, руководитель направления дополнительного школьного образования онлайн-школы «Фоксфорд» Игорь Трахов подготовил расширенную инструкцию по подаче документов в вузы России онлайн.
Главная особенность приёмной кампании 2020 — она пройдёт дистанционно. Удалённо могут провести и вступительные испытания, и это будет решать вуз. Но по своей сути и критериям отбора поступление онлайн ничем не отличается от очного — разве что эксперты не будут разбирать почерки абитуриентов, проверяя работы.
Для абитуриентов тоже есть хорошие новости: шансы поступить на бюджет в этом году будут выше. Минобрнауки добавил порядка 30 тыс. дополнительных бюджетных мест к плану приёма, а это почти 6% от общего числа. Большую часть хотят отдать вузам в регионах. Ещё один плюс — медкомиссию можно отложить до лучших времён и принести медсправку 086/У после поступления.
Где подавать документы
В этом году подать документы можно только двумя способами:
Обратите внимание:
Какие нужны документы
На перечень документов коронавирус не повлиял. Для онлайн-подачи вам понадобятся:
Обратите внимание:
Как загружать документы
В сервис «Поступление в вуз онлайн» загружайте документы в формате jpg или pdf. Это могут быть сканы или фото, главное, чтобы отчётливо читались тексты и не искажались цвета.
Заявление с просьбой о зачислении можно скачать с сайта вуза или запросить в приёмной комиссии. Заявление нужно заполнить и, если вуз этого требует, подписать. Есть два способа сделать это:
На какие сроки ориентироваться
Держите в голове следующие даты:
Обязательно уточните информацию о приёмной кампании конкретного заведения на его сайте или в приёмной комиссии — сроки могут отличаться в зависимости от вуза.
Как отследить статус документов
Если вы загружаете документы через сервис «Поступление в вуз онлайн», все уведомления будут приходить на электронную почту. Если вы подаёте документы через вуз, уточните вопрос с отслеживанием в приёмной комиссии. Рейтинги абитуриентов по-прежнему ищите на сайтах.
FAQ: 6 популярных вопросов о поступлении в 2020 году
В сколько вузов можно подать документы?
Несмотря на дистанционный формат, ограничение остаётся: пять вузов и три специальности. Обойти это правило не получится: вузы подключены к Федеральной информационной системе, которая не зарегистрирует заявку в шестой вуз.
Можно ли поменять вуз после подачи документов?
Да. Для этого нужно успеть отозвать заявку и подать документы в другой вуз до окончания приёмной кампании.
Есть ли смысл подавать документы до результатов ЕГЭ?
Особого смысла нет, потому что без результатов ЕГЭ вы не сможете оценить свои шансы на поступление. Не повлияет и то, насколько быстро вы получили результаты ЕГЭ — чтобы зачислить студентов, вузам надо полностью закончить приём документов.
Как будут проходить вступительные экзамены?
Рособрнадзор рекомендовал вузам проводить все вступительные испытания онлайн, но окончательное решение остаётся за вузом.
Можно ли подать документы лично?
В приказе Министерства образования от 3 апреля указаны только дистанционные способы подачи документов. Если других постановлений не выйдет, лично подать документы будет нельзя.
Требования к сканам документов
Актуальность использования электронных документов велика как никогда, как между компаниями-контрагентами, так и при обращении в официальные органы. Анна Федотова, юрист-консультант ООО «ИК Ю-Софт», изучила требования инспекторов к сканам документов.
При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.
Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».
Требования к файлу
Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.
В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.
Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.
Мнение налоговиков
Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.
Формат описи
Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.
Проект приказа
Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.
Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.
5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.
Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.
Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как предоставить в инспекцию сканы документов через личный кабинет
Налоговая служба Приказом от 27.10.2016 N ММВ-7-6/583@ утвердила параметры сканов, которые направляются в ИФНС через личный кабинет. Ведомство рекомендует пользоваться данным форматом для оперативности обработки представленных сведений.
Имя файла скана должно быть таким: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2.
— KD — это код документа.
Если скан передается в ответ на требование о представлении документов или информации, этот код равен 0160.
Если же передается документ, у которого есть код налоговой документации (КНД), вносится именно он. Когда КНД нет, код заполняется по справочнику видов документов;
— O — 19-разрядный код из ИНН и КПП организации;
— P — 4-разрядный код налогового органа;
— GGGGMMDD — дата формирования файла;
— N1, N2 — идентификационные номера файла.
Если документ состоит из нескольких файлов, N1 одинаковый для всех файлов одного документа, N2 уникален для каждого файла.
Сканы должны быть черно-белыми, формат tif, jpg, pdf или png.
Помимо правил, которые рекомендует соблюдать ФНС, нельзя забывать и о требовании НК РФ: в сканах должны быть сохранены реквизиты того документа, который сканировался.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь