в каком формате отправлять документы через сбис контрагенту
Выгрузить и отправить документы через СБИС Коннект
В СБИС Коннекте единицей передаваемой информации является «пакет» — набор документов, которые должны быть переданы контрагенту одним электронным отправлением. В состав пакета может входить произвольное количество файлов. Какие файлы должны быть объединены в один пакет, какой у него должен быть тип (реализация, договор, корреспонденция и т.д.) — все это и не только указывается в файле-описании (в дальнейшем будем назвать его «конверт»).
Чтобы отправить документы контрагентам, ваша информационная система должна выгрузить документы и конверты в одном из поддерживаемых форматов в каталог «Отправляемые». Все остальные действия утилита выполнит автоматически.
Схема работы СБИС Коннекта с исходящими документами
Работа с каталогом «Отправляемые»
Если СБИС Коннект обнаружит в каталоге «Отправляемые» файлы документов и конверта, то выполнит следующие действия:
Работа с каталогом «ПодготовленныеКОтправке»
СБИС Коннект выполнит следующие действия с содержимым каталога «ПодготовленныеКОтправке»:
Если возникли ошибки при форматно-логической проверке, при определении отправителя/получателя, при подписании, загрузке или отправке, то файлы документов и конверта переносятся в каталог «ОшибкиОтправки» (конверт хранится в формате * native.xml). Исправьте ошибку и повторите отправку документов.
СБИС Коннект в фоновом режиме подпишет и отправит на сервер служебные документы (извещения). Если вы настроили архив СБИС Коннекта, после загрузки на online.sbis.ru утилита переместит все документы в архив.
Чтобы избежать ошибок при отправке документов, ознакомьтесь с рекомендациями по работе со СБИС Коннектом.
Как работать с документами в СБИС
руководитель отдела по работе с клиентами
5 мин на чтение
Нет времени читать?
Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС
Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.
Как создать документ в СБИС
Как контролировать документы в СБИС
Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.
Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.
Чтобы скачать один файл:
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
Чтобы скачать весь комплект:
— ZIP — в виде zip-архива
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как редактировать документы в СБИС
Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:
Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:
Как распечатать документы в СБИС
Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:
Как удалить документы в СБИС
Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):
При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить:
Отправить документы
В СБИС отправка документов похожа на отправку письма электронной почты. При формировании письма нужно:
Многие информационные системы появилось задолго до электронного документооборота и некоторые из них не умеют работать с JSON, BASE64, криптографией, шифрованием, HTTPS или делают это недостаточно эффективно — работают исключительно синхронно (последовательно). В ExtSdk2 имеется набор вспомогательных инструментов, который помогает решить эти проблемы.
Отправка электронного документа
Отправка любого комплекта документов в СБИС состоит из 3 этапов.
Записать документ в СБИС
Результат этапа — в одном из реестров СБИС будет создан объект «Документ» — карточка документа.
В СБИС записываются все необходимые данные. В зависимости от размера и количества файлов эта операция может выполняться за один или несколько вызовов. Реквизиты «Тип» и «Регламент» определяют поведение документа в системе и атрибутный состав. К любому документу СБИС может быть прикреплено неограниченное количество вложений. Это могут быть формализованные или не формализованные файлы любого размера.
Загрузите файлы вложения:
Подготовить действие
Результат — объект «Документ» подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод PrepareAction.
На этом этапе нужно передать в СБИС информацию о действии над документом. СБИС:
Этап необязательный и его можно пропустить, если ваша информационная система реализовала на своей стороне всю необходимую логику работы.
Выполнить действие
Результат — над объектом «Документ» выполнено действие и он подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод ExecuteAction.
СБИС загружает подписи и недостающие файлы и отправляет документ.
Комплексный метод отправки электронного документа
Для облегчения интеграции в ExtSdk2 реализован комплексный метод WriteDocumentEx. Он выполняет несколько операций за один вызов — WriteDocument + PrepareAction + ExecuteAction.
Более подробную информацию о том, как вызывать методы и получать ответы от ExtSdk2 см. в разделе Подключиться к ExtSdk2 через OLE.
Массовая отправка электронных документов
Задача алгоритма массовой отправки — эффективно формировать и отправлять пакеты документов. Алгоритм предназначен для систем с синхронным исполнением кода, которые будут использовать ExtSdk2 через OLE объект.
Из-за того что ExtSdk2 работает асинхронно, алгоритм отправки для достижения максимального быстродействия(уменьшения ожиданий) более сложен в реализации, чем алгоритм при отправке через SDK.
Общее время отправки документа складывается из следующих операций:
Максимальная скорость работы достигается алгоритмом при наибольшей загруженности всех параллельных потоков.
Чаще всего основной расход времени идет при подписании, шифровании, отправке и загрузке документов. Поэтому наиболее эффективным будет алгоритм:
Пояснения к схеме
Отправка электронных документов без формирования вложений
На входе имеем список объектов «Документ», подлежащих отправке, и набор относящихся к ним файлов вложений в каталоге. Нам требуется загрузить и запустить объект в документооборот СБИС, и, если надо, выполнить операции подписания и шифрования.
Прикрепить файл или скан
К каждому документу или сообщению в СБИС можно добавить вложение — например, переслать коллеге презентацию или добавить к поступлению скан бумажного экземпляра. В дальнейшем вложение можно будет изменить, заверить электронной подписью, напечатать или сохранить на компьютер.
Нажмите «Добавить» и выберите:
Файлы отобразятся в документе.
Также файлы можно добавить, когда завершаете свой этап задачи, например, приложите отчет по выполненным работам. По умолчанию он прикрепится и к документу, и к этапу. Снимите флаг с пункта «к документу», чтобы файла не было в общем списке вложений — он останется только в ленте.
Добавить из печатных форм
Файл печатной формы можно продублировать в документе в виде вложения. Так исполнитель сразу увидит его, не переходя в печатные формы документа.
Прикрепить и отправить можно любой файл, а открыть с помощью СБИС — только некоторые.
Документы MS Office можно изменить в браузере или в приложении на компьютере.
Если в документе присутствуют элементы ActiveX, макросы и прочее, для их корректной работы сначала
СБИС сохранит все редакции вложения — их можно
Создать документ
В кабинете СБИС можно создавать новые документы: счета-фактуры, реализации, договоры и другие, чтобы затем отправлять их контрагентам.
Сформируйте документ одним из способов:
Заполнить документ
Перед отправкой контрагенту:
По умолчанию в СБИС автор документа устанавливается ответственным за него. Дата и номер указываются автоматически, но их можно изменить.
Чтобы из одного документа можно было переходить в другой, установите между ними связь.
Запустить в документооборот
Отправьте документ исполнителю или контрагенту. Для этого нажмите «На выполнение», «Провести» или «Отправить» — в зависимости от операции. Реквизиты участников документооборота и данные договора будут отображены в связанных документах.
СБИС автоматически подпишет исходящий документ и отправит его контрагенту.