в каком формате сканировать документы для госуслуг
В каком формате сканировать документы для госуслуг
приказом Минпромторга России
от 30 июня 2017 г. N 2132
К ФОРМАТАМ ЗАЯВЛЕНИЙ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ
ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, В ФОРМЕ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Минпромторга России от 07.09.2020 N 2948)
1. Настоящий документ определяет:
4. При формировании Заявлений в формате XML-документов с использованием Портала государственных услуг поля, содержащие значения перечисляемого типа, должны загружаться из справочников и классификаторов, размещенных в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации».
5. XML-схемы, использующиеся для формирования XML-документов, считаются введенными в действие с момента размещения на Портале государственных услуг и (или) в АИС «ВТД».
6. Заявления представляют собой электронный документ:
использующий набор символов (кодировку) UTF-8 для кириллических алфавитов;
подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
7. Результат услуги в виде электронного документа формируется в информационных системах Министерства промышленности и торговли Российской Федерации без предварительного документирования на бумажном носителе.
Результат услуги в виде электронного документа выдается заявителю в виде файла в формате XML, предназначенного для автоматической обработки в информационных системах иных органов исполнительной власти, а также в виде файла в формате PDF, предназначенного для непосредственного восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин без применения профессионального программного обеспечения, а также представления в суд.
Документы в XML формате, являющиеся результатом оказания государственных услуг, представляют собой электронный документ:
использующий набор символов (кодировку) UTF-8 для кириллических алфавитов;
соответствующий формату на языке разметки XML. Спецификация XML опубликована в рекомендациях консорциума «W3C»: «Extensible Markup Language (XML) 1.1 (Second Edition). W3C Recommendation 16 August 2006» и «Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition). W3C Recommendation 26 November 2008»;
подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного сотрудника Министерства промышленности и торговли Российской Федерации.
Документы в формате PDF, являющиеся результатом оказания государственных услуг, представляют собой электронный документ:
использующий набор символов (кодировку) UTF-8 для кириллических алфавитов;
соответствующий стандарту PDF/A-1;
подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного сотрудника Министерства промышленности и торговли Российской Федерации.
Результат услуги в виде электронных документов в форматах XML и PDF имеют одинаковую юридическую силу.
8. При предоставлении в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации Заявления, а также при выдаче Результата предоставления услуги применяется электронная подпись в соответствии с требованиями федеральных законов от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 26, ст. 3889) и от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2019, N 52, ст. 7790).
(в ред. Приказа Минпромторга России от 07.09.2020 N 2948)
Работа на Портале Госуслуги gosuslugi.ru
Если у вас уже есть квалифицированная электронная подпись (в дальнейшем КЭП), полученная у нас, то с ней можно работать на портале Госуслуг в качестве Физического лица, Индивидуального предпринимателя или Юридического лица, в зависимости от того, на кого выдан сертификат (ФЛ/ИП/ЮЛ).
Чтобы получить доступ ко всем электронным услугам портала и иметь возможность создать учётную запись ИП или ЮЛ, нужно иметь подтверждённую учётную запись Физического лица. Подтвердить её можно с помощью Квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Первичная регистрация учетной записи ЮЛ возможна только с использованием сертификата на руководителя организации или представителя, имеющего право действовать от имени организации без доверенности.
Если в организации филиальная структура, первичную регистрацию со своим КЭП на Госуслугах должен осуществить руководитель головной организации.
Если от имени организации клиента в качестве единоличного исполнительного органа действует управляющая компания, то в сертификате должны быть указаны данные руководителя Управляющей компании и реквизиты управляемой компании.
Настройка рабочего места, ошибки при работе
Для обеспечения работы с порталом Госуслуг достаточно пройти диагностику и выполнить рекомендуемые действия, дополнительно выбрав «Плагин для Портала Госуслуг». Информация по настройке компьютера для работы с ЭП на сайте Госуслуг находится в разделе «Работа с электронной подписью».
При входе в личный кабинет по электронной подписи может потребоваться пин-код от вашего токена, стандартные коды можно посмотреть здесь.
Если при работе на портале у вас возникают технические ошибки, воспользуйтесь статьей «Ошибки при работе на портале Госуслуг gosuslugi.ru»
Проверка подлинности ЭП
На Портале Госуслуг есть раздел «Подтверждение подлинности электронной подписи». На этой странице можно проверить подлинность:
Примечание:
— Проверить можно только сертификаты КЭП и подписи, созданные сертификатами КЭП;
— Документы подписанные с отметкой времени (усовершенствованной подписью) проверку не проходят;
— Предоставляемые услуги носят информационный характер и не могут быть использованы в качестве доказательств в судах различных инстанций.
Как получить электронную госуслугу?
Все просто: регистрируетесь на портале, заполняете электронную форму и ждете ответа. В первый раз нужно будет создать учетную запись (в системе ЕСИА) и подтвердить свою личность. После этого, получив «логин и пароль от госуслуг», вы сможете пользоваться разными полезными ресурсами.
Как происходит регистрация на госуслугах?
Регистрация потребует совсем немного времени. Ввести нужно будет сведения лишь об основных документах. Вот как все происходит.
Заполните форму, указав ФИО, номер мобильного телефона и e-mail.
Нажмите кнопку «Зарегистрироваться». Вам придет смс с кодом подтверждения.
Придумайте пароль, введите его в открывшемся окне и обязательно запомните. Теперь это ваш пароль для входа на госуслуги. Нажмите кнопку «Готово».
Заполните профиль пользователя. Укажите СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность. ФМС и ПФР проверят внесенную информацию. Проверка займет от нескольких часов до нескольких дней.
Более подробно о порядке регистрации в ЕСИА можно узнать здесь.
Обязательно ли подтверждать личность?
Некоторые сервисы (например, запись к врачу) доступны и без регистрации, но для получения всего спектра государственных услуг нужно подтвердить учетную запись.
Кроме того, подтвердив учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), вы сможете пользоваться большинством государственных порталов и сайтов, используя единые логин и пароль.
Благодаря ЕСИА вы можете пользоваться всеми (без исключений) сервисами не только Портала госуслуг Санкт-Петербурга, но и других официальных ресурсов, среди которых:
Учетная запись также дает возможность пользоваться бесплатным беспроводным интернетом в метро Петербурга и Москвы. Чтобы подключиться к Wi-Fi, выберите вариант «Войти через госуслуги» на открывшейся странице идентификации и введите свои логин и пароль.
Удобно и то, что чем больше данных о себе вы укажете при регистрации, тем меньше полей вам придется заполнять в различных электронных формах. Система сделает это за вас.
Как выглядит процесс получения электронной госуслуги?
Получать государственные услуги в электронной форме — просто и удобно. Чтобы вы не запутались, мы подготовили для вас подробную инструкцию.
Выберите интересующую услугу
Сделать это можно в разделе «Каталог услуг и сервисов» или указав ключевые слова в строке «Поиск» на главной странице портала.
Ознакомьтесь с ее описанием
На странице услуги вы найдете информацию о необходимых документах, условиях и сроках предоставления услуги.
Заполните заявление
Для этого нажмите кнопку «Получить услугу».
Авторизуйтесь на портале
Сделайте это с помощью вашей учетной записи ЕСИА (нажмите кнопку «Войти» и введите логин и пароль).
Заполните электронное заявление
Некоторые сведения в полях заявления заполнятся автоматически (из вашей учетной записи ЕСИА), другие нужно внести вручную.
Прикрепите необходимые документы
Вы можете прикрепить отсканированные документы или их фотографии.
Отправьте электронное заявление
Заполнили все поля? Нажмите «Завершить» и отправьте заявление с помощью кнопки «Подать заявление».
Следите за ходом оказания услуги
Делать это можно любым удобным способом: в личном кабинете на портале gu.spb.ru, в мобильном приложении «Госуслуги Санкт-Петербурга» или по электронной почте.
Получите результат
Получите результат услуги в электронном или в бумажном виде.
Требования к сканам документов
Актуальность использования электронных документов велика как никогда, как между компаниями-контрагентами, так и при обращении в официальные органы. Анна Федотова, юрист-консультант ООО «ИК Ю-Софт», изучила требования инспекторов к сканам документов.
При работе с электронными официальными бумагами между партнерами можно установить свои требования к правилам оформления документов, в том числе к сканам бумажных оригиналов. А вот при взаимодействии с официальными органами власти придется соблюдать требования чиновников. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно.
Так, например, для подачи сканов в Арбитражный суд нужно учитывать, что документы, подаваемые через сайт, должны быть переведены в электронный вид в формат PDF. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый. Если подписи в бумажном документе выполнены синей ручкой, важно, чтобы при сканировании такого документа было выбрано черно-белое решение. Кроме того, разрешение скана должно быть не менее 200 точек на дюйм (DPI). Очень важным является размер одного файла – он не должен превышать 10 Мб. Само собой, скан должен хорошо читаться, т. е. все надписи, печати, подписи должны быть различимы. При этом в каждом направленном вложении должно быть не более одного документа, такой файл должен иметь название, отражающее суть вложенного документа, и содержать количество страниц в нем. Например, название может быть таким: «Договор 15 от 12.12.2016 года 7л.pdf».
Требования к файлу
Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.
В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.
Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.
Мнение налоговиков
Особое мнение по вопросу цифровых документов имеется и у налоговых органов. Разрешено предоставить сканы от организации в порядке, определенном статьей 93 Налогового кодекса, в электронной форме (сканирование с сохранением реквизитов) по установленным форматам при условии заверения усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. Во-первых, это счет-фактура, в том числе корректировочный; журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур; книга покупок и книга продаж и дополнительные листы к ним, если они есть. Во-вторых, это товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг) (форматы рекомендованы приказом ФНС от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@). В-третьих, документы о передаче товаров при торговых операциях, формат которых утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@. И в-четвертых, это бумаги о передаче результатов работ или оказании услуг, их формат утвержден приказом ФНС от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@.
Формат описи
Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.
Проект приказа
Если документы составлены по форматам, установленным ФНС, они могут быть направлены в инспекцию в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, в том числе с использованием системы электронного документооборота «Контур-Архив». ФНС уже разработала требования к формату материалов, составленных на бумажном носителе, и представляемых сканов. Эти требования касаются представления документов инспекторам по запросу согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ. В настоящее время подготовлен проект приказа Службы, которым планируется утвердить требования к формату сканов.
Планируется установить следующие требования: документ, оформ-ленный на бумаге и истребованный ревизорами, преобразуется в электронный образ путем сканирования с сохранением реквизитов документа. Сам скан формируется в виде файлов изображений в формате TIFF, JPG, PDF, PNG. При этом сканирование должно производиться с разрешением не менее 150 и не более 300 DPI (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета.
5 Мб и не более должен быть суммарный размер всех передаваемых файлов в рамках одного заявления.
Сканирование должно обеспечивать возможность свободного чтения текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. А электронный образ надо направлять в инспекцию с использованием технологического XML-файла, формат которого устанавливается ФНС.
Направляемые ревизорам документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. Имя представляемого файла электронного образа должно будет иметь следующий вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Инструкция. Получение справки в электронном виде через Портал государственных услуг
Зайдите в «Личный кабинет». В каталоге услуг выберите нужную государственную услугу: «Получение справки о наличии (отсутствии) судимости».
Внимательно ознакомитесь с инструкцией и требованиями каждого шага получения госуслуги.
После нажатия «Получить услугу»:
Сведения о заявителе заполняются автоматически при условии заполнения данных в Личном кабинете.
Контактные сведения
Сведения о документе, удостоверяющем личность, Адрес заявителя также заполнятся автоматически, их можно будет отредактировать. «Фактический адрес проживания лица» заполняется вручную. Система будет выдавать Вам подсказки – варианты.
Информация о лице, подлежащем проверке – если вы меняли фамилию или место жительства, необходимо поставить соответствующую галочку и заполнить поля. Если Адреса регистрации и фактический адрес проживания совпадают, то ставим галочку, отмечаем это поле.
При заполнении п. 6 необходимо иметь «скан» Вашего паспорта. Обратите внимание на примечание «Страницы, содержащие сведения о личности владельца паспорта, о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, об отношении гражданина к воинской обязанности. Допустимые форматы файла: jpeg, pdf, jpg, png, tiff, bmp, zip, rar».
Документ можно «загрузить вручную» или добавить путем перетаскивания.
Так будет выглядеть станица, когда документ прикрепится. В данном случае добавлены два файла: сканированное изображение 1 страницы и страницы с регистрацией (пропиской).
Способ получения ответа – выберите удобный для Вас вариант. При выборе личного обращения выберите орган внутренних дел, где вы будете получать готовую справку. Обратите внимание, что можно выбрать количество экземпляров, один или две.
Перед тем, как нажать кнопку «Подать заявление» советуем еще раз проверить правильность заполнения всех пунктов и полей и нажимаем на кнопку «Подать заявление».
На указанный электронный ящик придет письмо, информирующее о том, что заявление принято, в котором будет указано дата и время и номер заявления. Информацию можно отслеживать в лично кабинете. Кстати, здесь же можно настроить уведомления о статусе заявления – оповещения можно получать в виде смс на сотовый телефон или в виде письма на электронную почту. Это удобно!
Вы можете поделитесь своим опытом с друзьями через популярные социальные сети. Кнопки находятся внизу страницы.
В личном кабинете показана история рассмотрения Вашего заявления.
В личный кабинет Вы получиле справку в электронном виде, которую можно сохранить на носитель, чтобы распечатать, и отправить на адрес электронной почты.