в каком формате сохранять документ word для печати
ITGuides.ru
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Форматы документов Microsoft Word — от старого DOC до нового DOCX
Документ Microsoft Word представляет собой файл с расширением doc или docx. До 90-х годов XX века расширение doc использовалось для текстовых файлов, которые не содержат разметки. И сейчас можно убедиться, что файл такого типа легко создать с помощью, например, программы «Блокнот». Правда, он не будет иметь богатого форматирования, но легко открывается программой Ворд, в которой набранному в блокноте тексту можно придать более оформленный вид. Когда корпорация Майкрософт выпустила программу Ворд, разработчики решили использовать в ней расширение doc. К настоящему времени этот текстовый редактор является самым популярным в мире, поэтому файл с расширением doc ассоциируют с этим программным продуктом и называют просто «вордовский формат».
Что такое формат?
Старый формат DOC отличался сложным содержанием, и нормально читался только в MS Office
В отличие от других текстовых форматов этого же производителя, например, RTF (Rich Text Format File), внутреннее содержание doc более сложное и запутанное. В формате Word сохраняется не только символьная информация, но и различные объекты (например, схемы, диаграммы, формулы, сценарии). Разработчики используют закрытый код, в котором посторонний разобраться не сможет. Чтобы увидеть «внутренности», файл можно открыть, например, в блокноте. В RTF любопытствующий увидит стройные ряды данных, похожие на содержание кода интернет-страниц. Во втором случае — пугающую кашу из знаков самого разнообразного происхождения и вида. В отличие от зашифрованного документа Word, файл RTF не содержит непечатных бинарных символов, легко открывается во всех текстовых и даже графических редакторах. В то же время практически ни одна программа (кроме соответствующего продукта от компании Майкрософт) не обладает способностью адекватно открыть для просмотра и редактирования документ Word. Сейчас офисный пакет этой компании очень широко распространен и доступен любому пользователю.
Современные форматы «вордовских» документов
Даже бесплатные современные редакторы документов умеют корректно работать с DOCX
Кроме того, сложности могут возникнуть даже при использовании разных версий офисного пакета Майкрософт. Дело в том, что начиная с версии Word 2007 года документ по умолчанию сохраняется с расширением не doc, а docx. Поэтому если установлен пакет офиса, выпущенный ранее, то необходима конвертация для устаревших версий. Конверторы для обеспечения совместимости предлагаются самой компанией Майкрософт (Microsoft Office Compatibility Pack), так что обычно при открытии docx, например, в версии Ворд 2003, сложностей не возникает, но при этом может потеряться часть данных форматирования и возможностей редактирования.
Компания Майкрософт была вынуждена пойти на изменение формата Word под давлением международных организаций, которые требовали подвести его под какие-либо стандарты. Был выбран вариант, основанный на языке разметки XML, который часто используется в документах интернет. Документ с расширением docx имеет некоторые преимущества перед устаревшим форматом, в частности, меньший вес, что имеет значение при передаче документа через интернет. Поэтому при ограниченных скоростях передачи данных пользователям имеет смысл использовать более современный формат Word.
Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:
Как в «Ворде» сохранить документ — пошаговая инструкция
В 273 году нашей эры сгорела Александрийская библиотека. Древние египтяне не смогли сохранить документы, находившиеся в ней.
Сегодня же, достаточно знать несколько функций текстового редактора Microsoft Word, чтобы обезопасить себя от угрозы потери данных.
В этой статье, подробно разберемся как сохранять в ворде документы и что делать, если по какой то причине забыли сохранить изменения.
В каком формате сохранять вордовские документы
Старые и новые версии текстового редактора MS Word содержат разные форматы документов. В текстовом редакторе используются расширения:
Если бы все пользователи шли в ногу со временем, думаю проблем бы не возникло, но так как многие, просто не хотят заниматься обновлением программного обеспечения, появляются проблемы связанные с открытием текстовых файлов и передать свою работу на проверку или согласование, не представляется возможным.
Существует проверенное временем решение:
Альтернативным вариантом открытия новых форматов, является онлайн версия Word. Вы всегда можете открыть документ через бесплатные приложения Office Online, и сохранить в подходящем вам формате, для дальнейшего редактирования на своем компьютере.
Как сохранить документ в формате Word
При первом сохранении текста в ворде, следует:
Сохранить документ как …
Функция бывает полезна во многих случая, при работе с документами, когда нужно сохранить текст в ворде под разными форматами.
Один из таких, во время работы с файлами первоисточниками, возникает необходимость создать новый документ на базе открытого и затем редактировать его. Для этого существует команда «Сохранить как».
Рассмотрим, как это делается:
Выполнив эти действия, Вы получите, два файла. Один исходный, он будет сохранен на Вашем компьютере и второй новый, он будет открыт и тоже сохранен на ПК, но уже под другим именем и возможно расширением.
Как создать новый шаблон Word: основные этапы
Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал.
Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть.
То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.
Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.
Польза и разновидность инструментов
Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ.
Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.
В программе Ворд выделяют 2 основных типа:
Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:
Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot.
Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов.
Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».
Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта.
В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением.
Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.
Основные этапы создания шаблонов
Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:
Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.
Что делать, если забыл сохранить документ
Ни для кого не секрет, что человеку свойственно ошибаться, а компьютер просто машина, поэтому возникают ситуации, когда документ закрывается без сохранения.
Завис компьютер, произошел сбой и Word закрылся, скакнуло напряжение и компьютер выключился, закрыл ворд не сохранил текст документа, подобных случаев можно перечислить очень много, но факт остается фактом, документ, над которым работали очень долго, не сохранился.
Или наоборот, заработался, часть документа удалил и случайно нажал «Сохранить» и теперь надо вернуть более раннюю версию.
Избежать подобных ситуаций, поможет встроенная функция автосохранения документа. Эта функция будет сохранять документ через определенное количество минут автоматически.
И все же, бывают случаи, часто от невнимательности или усталости, когда при закрытии документа, машинально нажал «Не сохранять». Конечно же, все последние изменения будут потеряны, но частично, файл удастся спасти..
Давайте рассмотрим, что следует делать, если вышли без сохранения или в результате программного сбоя закрылся текстовый редактор WS Word или отключили свет и компьютер выключился.
Автоматическое восстановление
Во время работы над документами Word автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить файл, воспользовавшись Автоматическим восстановлением
, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.
Как восстановить документ
По умолчанию Word автоматически сохраняет каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Word может не успеть выполнить автосохранение.
Если Вы не видите нужный файл, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл
, нажмите
Управление версиями
, а затем выберите
Восстановить несохраненные документы
.
Как только напишете заголовок, сразу же сохраните документ
, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств, не потерять документ, над которым работали целый день!
Как найти последний сохраненный документ
Не опытные пользователи текстового редактора, зачастую не обращают внимания в какую папку сохраняют свой документ, а затем не могут его найти. Ситуация распространенная и решается в два клика.
Найти последний сохраненный документ поможет следующий алгоритм:
Word не сохраняет изменения
Почему Ворд не сохраняет документ? Возможно, Вы сталкивались с проблемой, когда Word отказывается сохранять отредактированный документ. Этому есть различные объяснения начнем с программного.
Документ защищен командой «Ограничить редактирование»
Сообщение выскакивает, когда на документ установлена защита. Чтобы снять ограничение следует, следует знать пароль и тогда:
Файл снабжен атрибутом «Только для чтения»
Чтобы избавится от проблемы следует:
Word отказывается сохранять файлы
Что делать если ворд не сохранил документ? По какой причине? Да, просто, не хочет сохранять. Может сбой системный, может еще что то.
В этом случае, самый банальный способ, это выделить текст документа и нажать «Ctrl+C», другими словами копировать.
Далее, создаем новый вордовский документ и нажимаем «Ctrl+V», тобишь вставить.
В 90% случаев, данный способ поможет в вашей беде.
Создание документов Word и Excel из шаблонов
Шаблон — это уже почти готовый документ, сохранённый в виде файла особого формата. Большинство шаблонов Microsoft Office созданы таким образом, чтобы вам осталось лишь дозаполнить в нём данные. Оформление же документа уже есть.
Очевидно, что существует ряд документов, создание которых можно шаблонизировать. К примеру, это может быть резюме или письмо — структура таких документов более или менее одинакова. А раз так, то нет особой необходимости каждый раз изобретать велосипед, создавая новый документ с нуля. Именно для этой цели и были придуманы шаблоны.
Кроме того, если вы регулярно создаёте однотипные документы и при этом не требуется обеспечивать уникальность оформления каждого документа, то в этом случае также можно воспользоваться шаблонами. Как это сделать, мы сейчас рассмотрим.
Требования к файлам для печати
Чтобы ваш заказ был отпечатан быстро и качественно, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими требованиями к файлам для печати и придерживаться их.
Текстовые документы
Файлы : Word (*.DOC) и (*.RTF), Excel (*.XLS), PowerPoint (*.PPT), Adobe Reader (*.PDF), Блокнот (*.TXT)
Старайтесь использовать в документах распространенные шрифты, такие как «Arial», «Verdana», «Times New Roman». Это сведет к минимуму возможные проблемы при печати.
Если в документе есть математические формулы или экзотические шрифты, заранее предупредите нас об этом, мы предварительно сделаем тестовую печать.
Готовьте документ в том размере, который нужно будет напечатать. Зачастую бывает невозможно без нарушения структуры документа распечатать на листе А3 документ, который создан в формате А4.
Фотопечать и интерьерная широкоформатная печать
Файлы: растровая графика (*.JPG) и (*.TIF), Adobe Reader (*.PDF), Adobe Photoshop (*.PSD)
Цветовая модель: RGB
Разрешение изображения: 300dpi (pixels/inch, пикселей на дюйм)
Файлы готовых к печати макетов лучше предоставить в форматах *.JPG, *.TIF или *.PDF. При сохранении изображений *.JPG укажите качество «12» (без сжатия), а в файлах *.TIF слои следует объединить в один.
Если предполагается внесение изменений в файл перед печатью, допускается использовать формат *.PSD и *.TIF со слоями. В этом случае при наличии в макете текста, к файлу следует приложить используемые шрифты. Если текст в макете менять не нужно, его следует конвертировать в кривые (растрировать) и шрифты можно не прилагать.
По возможности используйте PostScript шрифты.
Проверяйте текст на отсутствие грамматических ошибок!
Желательно сохранять файлы с внедренным цветовым профилем, в котором они были созданы.
Наружная широкоформатная печать
Файлы: растровая графика (*.JPEG) и (*.TIFF), Adobe Reader (*.PDF), Adobe Photoshop (*.PSD), векторная графика Corel Draw (*.CDR)
Другие типы файлов принимаются по согласованию.
Цветовая модель: CMYK
Файлы готовых к печати макетов лучше предоставить в форматах *.JPG, *.TIF или *.PDF. При сохранении изображений *.JPG укажите качество «12» (без сжатия), а в файлах *.TIF слои следует объединить в один и сохранить без компрессии.
Если предполагается внесение изменений в файл перед печатью, допускается использовать формат *.PSD и *.TIF со слоями, в этом случае при наличии в макете текста, к файлу следует приложить используемые шрифты. Если текст в макете менять не нужно, то его следует конвертировать в кривые (растрировать), в этом случае шрифты можно не прилагать
По возможности используйте PostScript шрифты.
Проверяйте текст на отсутствие грамматических ошибок!
Желательно сохранять файлы с внедренным цветовым профилем, в котором они были созданы.
Плакаты, афиши, грамоты, календари
Файлы: растровая графика (*.JPG) и (*.TIF), Adobe Reader (*.PDF), Adobe Photoshop (*.PSD), векторная графика Corel Draw (*.CDR)
Цветовая модель: RGB для лазерной печати (до 100шт), CMYK для офсетной печати (свыше 100шт)
Разрешение изображения: 300dpi
Файлы готовых к печати макетов лучше предоставить в форматах *.JPG, *.TIF или *.PDF. При сохранении изображений *.JPG укажите качество «12» (без сжатия), а в файлах *.TIF слои следует объединить в один и сохранить файл без компрессии.
Если предполагается внесение изменений в файл перед печатью, допускается использовать формат *.PSD и *.TIF со слоями. В этом случае при наличии в макете текста, к файлу следует приложить используемые шрифты. Если текст в макете менять не нужно, его следует конвертировать в кривые (растрировать) и шрифты можно не прилагать.
По возможности используйте PostScript шрифты.
Проверяйте текст на отсутствие грамматических ошибок!
Желательно сохранять файлы с внедренным цветовым профилем, в котором они были созданы.
Визитки, листовки, флаеры, буклеты, календарики
Файлы: растровая графика (*.JPG) и (*.TIF), Adobe Reader (*.PDF), Adobe Photoshop (*.PSD), векторная графика Corel Draw (*.CDR)
Цветовая модель: RGB для лазерной печати (до 100шт), CMYK для офсетной печати (свыше 100шт)
Разрешение изображения: 300dpi
Файлы готовых к печати макетов лучше предоставить в форматах *.JPG, *.TIF или *.PDF. При сохранении изображений *.JPG укажите качество «12» (без сжатия), а в файлах *.TIF слои следует объединить в один и сохранить без компрессии.
Если предполагается внесение изменений в файл перед печатью, допускается использовать формат *.PSD и *.TIF со слоями. В этом случае при наличии в макете текста, к файлу следует приложить используемые шрифты. Если текст в макете менять не нужно, его следует конвертировать в кривые (растрировать) и шрифты можно не прилагать.
По возможности используйте PostScript шрифты.
Проверяйте текст на отсутствие грамматических ошибок!
Желательно сохранять файлы макетов с внедренным цветовым профилем, в котором они были созданы.
Все значимые элементы (логотип, картинки, надписи, и пр.) должны находиться не ближе 5 мм от края макета. Также не забывайте к размеру готового изделия добавлять с каждой стороны припуск на порезку по 2 мм.
Шаблоны визиток, флаеров и буклетов доступны для скачивания в разделе «Шаблоны для печати».
Чертежи, диаграммы, карты
Файлы: растровая графика (*.JPG) и (*.TIF), Adobe Reader (*.PDF), Adobe Photoshop (*.PSD), векторная графика Corel Draw (*.CDR), Autocad (*.DWG), КОМПАС (*.CDW), sPlan (*.SPL), Visio (*.VSD)
Цветовая модель: RGB
Разрешение изображения: 300dpi
При сохранении на флешку чертежей в программах САПР обратите внимание, чтобы на флешку также записались связанные с чертежами объекты, на не ссылки на них.
Кружки, сублимационные футболки, подушки и пазлы
Файлы: растровая графика (*.JPG) и (*.TIF), Adobe Reader (*.PDF), Adobe Photoshop (*.PSD)
Цветовая модель: RGB
Разрешение изображения: 300dpi
Файлы готовых к печати макетов лучше предоставить в форматах *.JPG, *.TIF или *.PDF. При сохранении изображений *.JPG укажите качество «12» (без сжатия), а в файлах *.TIF слои следует объединить в один и сохранить без компрессии.
Если предполагается внесение изменений в файл перед печатью, допускается использовать формат *.PSD и *.TIF со слоями. В этом случае при наличии в макете текста, к файлу следует приложить используемые шрифты. Если текст в макете менять не нужно, его следует конвертировать в кривые (растрировать) и шрифты можно не прилагать.
Шаблоны для кружек доступны в разделе «Шаблоны для печати».
Шаблоны для парных кружек «LOVE» и кружек «латте» по размерам и форме отличаются от обычных. Их мы можем вам выслать на электронный адрес по запросу.
Нанесение на футболки пленок flex и flock, плоттерная порезка
Файлы: векторная графика Corel Draw (*.CDR), Autocad (*.DXF), Silhouette Studio (*.STUDIO3)
Работа с файлами
Уровень 2. Работа с файлами других форматов
О файлах Microsoft Office Word 2007
Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.
Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).
Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.
Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Word. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.
Открытие файлов других форматов
Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа (см. рис. 1.25) отображаются только файлы Word. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов ( рис. 1.29) и выберите необходимый формат или режим Все файлы.
Таким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки при преобразовании файла.
При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.
Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.
Сохранение файлов в другом формате
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Word 97 2003, файлы RTF сохраняются как Текст в формате RTF и т.д.
При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип ( рис. 1.30).
Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.
Особенности сохранения файлов предыдущих версий Word в формате Word 2007
При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате Документ Word 2007 можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т.е. отключить новые возможности Word 2007. Это необходимо сделать в том случае, если файл в последующем будет сохраняться для пользователей, не имеющих Word 2007. Для отключения новых возможностей в окне Сохранение документа ( рис. 1.31) установите флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003.
При сохранении файлов предыдущих версий Word, в формате Документ Word 2007 может появиться предупреждение о возможных изменениях в макете документа ( рис. 1.32). Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос.
Особенности сохранения документов Word 2007 в формате предыдущих версий Word
При сохранении документа, созданного в Word 2007, в формате Документ Word 97-2003 в нем автоматически будут произведены некоторые изменения.
Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны.
Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться.
Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2007, невозможно будет редактировать.
Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла.
Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать.
Положение некоторых надписей изменится.
В окне результатов проверки совместимости ( рис. 1.33) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить.
Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007
При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Word, в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.