в каком формате сохранять документы для эдо
Форматы и формы электронных документов. В чем разница?
Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
.XML – единый формат учетных документов
Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.
ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.
Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.
Форма электронного документа – не есть его формат
Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.
Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.
Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs
Требования к формату электронных документов
Повсеместное развитие и распространение электронного документооборота в очередной раз поднимает вопросы, связанные с переводом форматов документов из бумажного в электронный вид. Какие документы имеют единый формат? Какие документы следует перевести в электронную форму? Будем разбираться в настоящей статье.
Дело в том, что далеко не каждый экземпляр бумажного документа может быть «оцифрован», другими словами, переведен в электронную форму. Например, сюда можно отнести копию счета-фактуры для передачи принципалу, декларацию соответствия, ТТН. Перечисленные документы пока еще необходимо вести в бумажном виде.
Однако, не за горами смена ситуации с товарно-транспортными накладными – правительством разрабатываются изменения к законодательству, которые позволят организациям работать с электронными ТТН.
Формат электронных документов
В современных компаниях используют две разновидности документации:
Документы, которые могут быть использованы и электронно, и в бумажном виде;
Документы, которые могут быть использованы только в бумажном виде.
Все электронные документы, которые создаются в системе электронного документооборота и передаются по телекоммуникационным каналам связи в ФНС, имеют единый формат .xml.
Виды электронных документов
Выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. Под формализованной подразумевается документация, формат которой определен законодательством. Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация.
Следует отметить, что существуют два типа электронных документов, которые имеют наряду с форматом и утвержденное содержание. Сюда относятся счета-фактуры и акты выполненных работ/накладные по форме ТОРГ-12 (в последних должны быть указаны обязательные пункты).
Чтобы ваши документы и отчеты всегда сдавались в правильных формах и форматах, используйте СБИС Электронная отчётность. В СБИС вы будете оперировать актуальными формами отчетности, которые проходят перед сдачей обязательный форматно-логистический контроль.
Как придать юридическую силу электронным документам?
Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо, чтобы:
В нем были указаны обязательные реквизиты;
Его автор имел право создания и подписи документов;
Он был целостным и подлинным.
Являясь реквизитом документа, электронная подпись также обеспечивает соблюдение второго и третьего требования для придания электронным документам юридической силы.
Электронную подпись для ЭДО и для других целей вы можете получить в нашем Центре ЭЦП.
Существует ряд законов, которые регламентируют использование технологий электронного документооборота:
63-ФЗ позволяет считать электронные документы, подписанные цифровой электронной подписью, равнозначными бумажными документам, подписанным собственноручно и с печатью;
149-ФЗ позволяет рассматривать процедуру обмена электронными сообщениями, которые подписаны цифровой электронной подписью, в качестве обмена документами;
402-ФЗ позволяет составлять и подписывать электронно первичную бухгалтерскую документацию (в первую очередь, акты и товарные накладные);
Статья 169 часть вторая Налогового кодекса Российской Федерации позволяет составлять и подписывать электронно счета-фактуры;
ПП-1137 устанавливает регламенты по заполнению и исправлению электронных счетов-фактур, а также правила по их регистрации в журналах учета.
К первичной бухгалтерской документации относятся:
Товарные накладные, акты и счета-фактуры.
Каждая хозяйственная документация должна быть оформлена любым допустимым видом первичного документа, подтверждающим свершившийся факт деятельности организации. Поэтому первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов, начиная с названия документа и даты его составления, наименования организации и описания сделки, заканчивая суммой и единицами измерения, подписями и указанием лиц, подписавших его. Оформление хозяйственных операций на основе первичных документов регламентируется законом «О бухгалтерском учёте».
Таким образом, строгая регламентация и наличие электронной подписи придает электронным документам юридическую значимость. А экономическая целесообразность внедрения ЭДО делает этот процесс выгодным для предприятий. Что, в свою очередь, означает скорый и повсеместный переход бизнеса на «цифру».
А наши специалисты расскажут, как еще вы сможете автоматизировать ваш бизнес со СБИС.
Формат электронных документов
Из нашей статьи вы узнаете:
Разбираемся, какую документацию можно перевести в ЭДО, и для каких документов закон устанавливает единый формат.
Электронные и бумажные документы
Не все документы можно перевести в электронный вид — копии счетов-фактур для передачи принципалу, декларации соответствия и товарно-транспортные накладные (ТТН) всё ещё необходимо иметь на бумаге.
Ситуация с ТТН в скором времени поменяется — правительство разрабатывает поправки в закон, которые позволят любым компаниям использовать их электронно.
Форма документа и закон
Электронные документы (ЭД) бывают неформализованными и формализованными.
Большая часть документов — неформализованные, то есть их форму определяет организация, а не закон.
Формализованные документы — это счёт-фактура, универсальный передаточный документ и их корректировки. Формат этих документов прописан в приказах Федеральной налоговой службы:
Форматы документов ЭДО
Первичная учётная документация. Закон «О бухгалтерском учёте» требует оформлять хозяйственные операции в первичных учётных документах, скреплённых цифровой подписью. В структуру первички входят:
Счёт-фактура. Необходим для подсчёта НДС. Счёт-фактуру регистрируют в книге продаж, журнале учёта счетов-фактур и хранят 4 года. Подписывает документ только руководитель организации, а обмениваются счётами через оператора ЭДО.
Корректировочный счёт-фактура. Составляют, если цена товара изменилась в сравнении с первоначальным счётом. Для корректировочной версии действуют те же правила.
Отдельные правила регулируют документы в фармацевтической отрасли:
Протокол согласования цен. Обязательный при поставке жизненно важных лекарств. В нём указываю цену лекарства от производителя и допустимые законом надбавки. Рекомендуемая форма прописана в постановлении Правительства №1683;
Реестр сертификатов. Содержит информацию о продуктах, для которых требуется сертификация. В ЭД указывают серию, номер, срок действия и название органа, выдавшего сертификат. Реестр требуют при поставке лекарств. Форма документа свободная.
«1С-ЭДО» от компании «Астрал» работает с любыми форматами ЭД. Система поддерживает роуминг со всеми операторами, интегрируется в «1С:Предприятие» и автоматически заполняет журнал ЭД.
Оставьте заявку для установки «Астрал.ЭДО/1С-ЭДО» на сайте.
Требования к формату электронных документов
Повсеместное развитие и распространение электронного документооборота в очередной раз поднимает вопросы, связанные с переводом форматов документов из бумажного в электронный вид. Какие документы имеют единый формат? Какие документы следует перевести в электронную форму? Будем разбираться в настоящей статье.
Дело в том, что далеко не каждый экземпляр бумажного документа может быть «оцифрован», другими словами, переведен в электронную форму. Например, сюда можно отнести копию счета-фактуры для передачи принципалу, декларацию соответствия, ТТН. Перечисленные документы пока еще необходимо вести в бумажном виде.
Однако, не за горами смена ситуации с товарно-транспортными накладными – правительством разрабатываются изменения к законодательству, которые позволят организациям работать с электронными ТТН.
Формат электронных документов
В современных компаниях используют две разновидности документации:
Документы, которые могут быть использованы и электронно, и в бумажном виде;
Документы, которые могут быть использованы только в бумажном виде.
Все электронные документы, которые создаются в системе электронного документооборота и передаются по телекоммуникационным каналам связи в ФНС, имеют единый формат .xml.
Виды электронных документов
Выделяют формализованные и неформализованные электронные документы. Под формализованной подразумевается документация, формат которой определен законодательством. Под неформализованной подразумевается документация, формат которой определяет каждая организация.
Следует отметить, что существуют два типа электронных документов, которые имеют наряду с форматом и утвержденное содержание. Сюда относятся счета-фактуры и акты выполненных работ/накладные по форме ТОРГ-12 (в последних должны быть указаны обязательные пункты).
Чтобы ваши документы и отчеты всегда сдавались в правильных формах и форматах, используйте СБИС Электронная отчётность. В СБИС вы будете оперировать актуальными формами отчетности, которые проходят перед сдачей обязательный форматно-логистический контроль.
Как придать юридическую силу электронным документам?
Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо, чтобы:
В нем были указаны обязательные реквизиты;
Его автор имел право создания и подписи документов;
Он был целостным и подлинным.
Являясь реквизитом документа, электронная подпись также обеспечивает соблюдение второго и третьего требования для придания электронным документам юридической силы.
Электронную подпись для ЭДО и для других целей вы можете получить в нашем Центре ЭЦП.
Существует ряд законов, которые регламентируют использование технологий электронного документооборота:
63-ФЗ позволяет считать электронные документы, подписанные цифровой электронной подписью, равнозначными бумажными документам, подписанным собственноручно и с печатью;
149-ФЗ позволяет рассматривать процедуру обмена электронными сообщениями, которые подписаны цифровой электронной подписью, в качестве обмена документами;
402-ФЗ позволяет составлять и подписывать электронно первичную бухгалтерскую документацию (в первую очередь, акты и товарные накладные);
Статья 169 часть вторая Налогового кодекса Российской Федерации позволяет составлять и подписывать электронно счета-фактуры;
ПП-1137 устанавливает регламенты по заполнению и исправлению электронных счетов-фактур, а также правила по их регистрации в журналах учета.
К первичной бухгалтерской документации относятся:
Товарные накладные, акты и счета-фактуры.
Каждая хозяйственная документация должна быть оформлена любым допустимым видом первичного документа, подтверждающим свершившийся факт деятельности организации. Поэтому первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов, начиная с названия документа и даты его составления, наименования организации и описания сделки, заканчивая суммой и единицами измерения, подписями и указанием лиц, подписавших его. Оформление хозяйственных операций на основе первичных документов регламентируется законом «О бухгалтерском учёте».
Таким образом, строгая регламентация и наличие электронной подписи придает электронным документам юридическую значимость. А экономическая целесообразность внедрения ЭДО делает этот процесс выгодным для предприятий. Что, в свою очередь, означает скорый и повсеместный переход бизнеса на «цифру».
А наши специалисты расскажут, как еще вы сможете автоматизировать ваш бизнес со СБИС.
Почему от электронных документов не отвертеться: единые стандарты, форматы и цифровизация не только бизнеса
Одна из проблем обмена электронными документами — приведение их к стандарту. Например, акт на услуги у каждого может быть свой — как отправить его контрагенту, чтобы тот открыл его в неискаженном виде? Да и загружать в 1С стандартные документы проще. Для некоторых форм стандарт уже существует, для других разрабатывается. Бюджетные учреждения, которые активно переходят на работу с ЭДО, уже обязаны использовать документы в установленном формате. Но и коммерческие организации ждет то же самое.
Что касается законодательства по электронному документообороту, то оно выглядит сильно разбросанным по разным нормативным актам, например:
Это только часть, остальное нужно искать как в федеральном законодательстве, так и в отдельных постановлениях и приказах, отраслевых документах. ФНС также регулярно дает разъяснения и инструкции по работе с электронными документами.
Бюджетные учреждения руководствуются своими законами, так 48-ФЗ от 31 июля 2020 г. (еще не вступил в силу) регулирует в т. ч. и обмен электронными документами в рамках контроля.
В 2021 году ЭДО стал для многих обязательным:
Все это говорит о том, что поздно быть страусом и прятать голову в песок — ЭДО все равно плавно распространиться на всех. Те, кто раньше начнет с ним работать, получат преимущество перед теми, кто отложит внедрение до последнего момента.
Подключите Астрал.ЭДО для обмена документами с контрагентами — начните трансформацию своего бизнеса уже сейчас.
Для решения других задач у нас есть отдельные решения, например, Астрал.Маркировка — это работа с маркировкой от и до, начиная от получения КЭП и кодов и заканчивая продажей.
Стандарты и форматы электронных документов
Они устанавливаются например международными стандартами — ISO 22310:2006 и ISO 15489-1:2001. Национальными, например — ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД и ГОСТ Р ИСО И другими, устанавливающими требования к формату и структуре конкретного документа.
Утверждаются требованиям к форматам электронных отчетов. В частности Приказ ФНС России от 24.12.2020 № ЕД-7-26/945@ вносит изменения в формат электронного расчета 6-НДФЛ (xml).
Для чеков онлайн-касс тоже существуют требования к форматам (приказ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@).
Обычно такая информация пользователям не особенно интересна. Но проблема в том, что если вовремя не обновить свою учетную программу, где формируется отчетность или электронные документы, то при отправке вам будет выдана ошибка о неверном формате файла. И пока вы не проведете обновление и не переформулируйте документы, отправить их не сможете.
Отправлять чеки не соответствующие формату (для этого потребуется обновить прошивку кассы) в ОФД либо не получится (также будет отражаться ошибка), либо даже если они уйдут ФНС посчитает это нарушением. Нарушение = штраф.
Астрал Отчет 5.0 для отправки отчетности во все контролирующие органы, автоматическое обновление, всегда актуальные формы в нужном формате.
Влияние на ЭДО со стороны государства
Мы уже сказали, что бюджетников сплошь и рядом переводят на электронный формат. В той же поликлинике врачу нужно заполнять ваши данные в специальной системе, ФСС принимает больничные в электронном виде, можно получить в электронном формате выписку из ЕГРЮЛ, реестра недвижимости, вообще многие документы переходят в электронный вид.
Для коммерческих организаций ФНС разработала Концепцию развития ЭДО, о которой мы уже рассказывали. На что она направлена:
Астрал-ЭТ это электронная подпись для отправки отчетности, работы с ЭДО, участия в торгах, получения госуслуг и других случаев. Простая заявка, быстрый выпуск, безбумажное продление.
Есть и другие цели, например, организация международного обмена документами.
Не только бизнес становится цифровым. Мы с вами каждый день пользуемся различными платформами и сервисами, оказывающими электронные услуги и присылающими нам жокументы в электронном виде. К примеру, при заказе еды можно получить чек на электронную почту, самозанятые используют приложение Мой налог, чтобы передавать своим клиентам чеки и отражать платежи, с его помощью можно и налог оплатить, после получения извещения от ФНс о его сумме (тоже в виде электронного письма).
А скоро и паспорта будут цифровыми — пилотный проект в Москве по внедрению электронных паспортов собираются запустить до конца этого года.