Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.
Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.
Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.
Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.
Неформализованные документы
Информационное письмо (Произвольная форма)
Товарно-транспортная накладная (1-Т, код формы по ОКУД 0345009)
Формат №820, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, пришел на смену формату №155 и распространяется на типы документов:
Для Диадока документ в формате №820 – это контейнер, внутри которого лежит информация о сделке, совершенной клиентом.
Диадок ничего не знает о том, как выглядит учетная политика клиентов, и, соответственно, не может угадать дали ему ЭСФ/АКТ/Накладную/УПД.
Более того, по содержанию документа так же нельзя однозначно отличить один тип документа от другого.
При отправке документа участник ЭДО всегда сам выбирает показатель «тип документа».
Если продавец выставит счет-фактуру по формату согласно Приказу №820, укажет в документе функцию СЧФ, но тип документа в API укажет UniversalTransferDocument, то Диадок визуализирует документ, как УПД.
Чтобы визуализация счета-фактуры была привычной, при отправке документа необходимо указывать тип в API Invoice.
Генерация и парсинг
Для генерации и парсинга документов в формате №820 можно следует только методы: GenerateSenderTitleXml и GenerateRecipientTitleXml для генерации, ParseTitleXml для парсинга
Возможные форматы¶
В связи с тем, что документ может быть в разных форматах – интеграционным решениям необходимо понимать в каком формате пришел документ, что бы корректно обработать его на своей стороне.
Ниже приведен неполный список версий документов. Актуальные версии документа следует получать с помощью метода GetDocumentTypes
Примеры типов и значений Version для формализованных документов ¶
Тип документы
Структура
Возможные версии
Счет-фактура (СФ)
Invoice
Приказ №155 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ № 189 (устарел)
Приказ № 93 (устарел)
Приказ №189 (устарел)
Приказ №172 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ №172 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ № 155 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ №189 (устарел)
Приказ №189 (устарел)
AttachmentVersion = UniversalTrnsaferDocument для СФ/ИСФ и AttachmentVersion = UniversalCorrectionDocument для КСФ/ИКСФ считаются устаревшими. Поле AttachmentVersion устарело. Вместо него используйте Version.
Типы и значения Version для неформализованных документов ¶
Тип документы
Структура
Возможные версии
Неформализованный документ
Nonformalized
v1
Приглашение к ЭДО
TrustConnectionRequest
v1
Неформализованный ТОРГ-12
Torg12
v1
Неформализованный акт
AcceptanceCertificate
v1
Счет
ProformaInvoice
v1
Ценовой лист
PriceList
v1
Протокол согласования цены
PriceListAgreement
v1
Реестр сертификатов
CertificateRegistry
v1
Акт сверки
ReconciliationAct
v1
Договор
Contract
v1
Накладная
Torg13
v1
Детализация
ServiceDetails
v1
Доп. соглашение
SupplementaryAgreement
v1
Добавление новых версий
При обновление форматов формализованных документов ФНС, в Диадоке будут добавляться новые значения Version, соответствующие новым версиям формата.
Интеграционным решениям нужно быть готовыми к тому, что может прийти новое значение Version. Рекомендуется уметь обрабатывать такие ситуации.
Для настройки документов выберите организацию, откройте ее карточку и перейдите на вкладку « Настройка документов». есть возможность настроить:
Чтобы выбрать, какие пакеты создавать из документов в 1С и отправлять контрагентам через Диадок, в разделе «Пакеты на отправку» установите флажок и выберите из раскрывающегося списка пакеты.
УПД, включающий в себя первичный документ и счет-фактуру.
УПД, включающий в себя первичный документ и счет-фактуру, но на отправку такой пакет сформируется раздельными документами.
Счет-фактура и товарная накладная или акт.
УКД, включающий в себя корректировочный документ и корректировочный счет-фактуру.
УКД, включающий в себя корректировочный документ (УКД ДИС) и корректировочный счет-фактуру (УКД КСЧФ), но на отправку такой пакет сформируется раздельными документами.
Счет фактура на аванс
Счет-фактура выданный на аванс.
Счет-фактура выданный на аванс, но на отправку в электронном виде документ сформируется как УПД.
Если в строке с пакетом снять флажок, пакет не будет сформирован и не появится в разделе «Для отправки».
Документы на отправку
Список документов в разделе «Документы на отправку» зависит от того, какие настройки были выполнены в разделе «Пакеты на отправку».
Для формализованных документов (СФ, УПД и УКД) по умолчанию указаны актуальные форматы по приказам ФНС.
Чтобы изменить формат отправки для формализованных документов:
Для неформализованных документов, например, для счета или акта сверки, возможно подключить внешнюю печатную форму. Для этого:
В результате сформируется документ на отправку, который будет заменен на внешнюю печатную форму.
Добавление дополнительных внешних печатных форм
Для добавления дополнительных внешних печатных форм:
В разделе «Документы на отправку» отобразится запись о том, что к документу подключена 1 внешняя печатная форма.
В разделе «Для отправки» сформируется пакет УПД с подключенной внешней печатной формой.
Комментарий в документах 1С
Чтобы в журнале продаж и журнале закупок отслеживать, какие из документов были отправлены или получены через Диадок, в настройках организации на вкладке «Настройки документов» установите флажок « Записывать комментарий в документ 1С».
При включенном комментарии по умолчанию в документы реализации после отправки через Диадок будет записываться комментарий «Передано через Диадок». Такой же комментарий будет записываться в документы поступления при создании или сопоставлении с электронным документом, полученным через Диадок.
Дополнительные настройки
В разделе « Дополнительные» можно настроить:
Отправка непроведенных документов
Для того чтобы настроить отправку непроведенных документов в 1С, в настройках организации на вкладке «Настройки документов» установите флажок «Отправлять непроведенные документы».
В списке « Для отправки» будут формироваться пакеты из непроведенных документов в 1С.
Отсутствие основания УПД
При отсутствии даты в договоре/соглашении в 1С для заполнения документа-основания УПД по приказу ФНС 820@ в настройках организации на вкладке «Настройки документов» установите флажок «Указывать отсутствие основания УПД, если не заполнена дата».
В УПД в поле « Основание передачи» будет указано значение « Без документа-основания».
Подробнее см. в статье Основание УПД.
Шифрование документов
Если для организации нужно шифровать документы электронной подписью при отправке контрагенту, установите флажок «Шифровать документы перед отправкой».
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Для того чтобы отправлять документы контрагентам потребуется настроить выгрузку документов из вашей информационной системы и п роизвести настройку коннектора.
Коннектор может работать с четырьмя типами источников файлов:
Настройка серверов включает в себя специальные параметры (например, тип подключения, тип авторизации, путь к рабочей папке) и общие параметры для каждого типа источника файлов: группировка документов в пакеты и их связывание.
Чтобы отправить документы в одном письме, нужно сгруппировать их любым из способов:
Ниже на схемах приведены примеры группировки файлов в письма при установке уровня вложенности «0» или «1».
Схема 1. Пример группировки файлов в письма с уровнем вложенности «0».
Схема 2. Пример группировки файлов в письма с уровнем вложенности «1».
Типы и форматы документов
Коннектор позволяет отправлять любые типы документов, которые поддерживает Диадок.
Некоторые неформализованные документы требуют дополнительных данных, таких как: дата, номер, сумма. Их можно указать в имени исходного файла документа.
Если учетная система не может выгрузить счета-фактуры, накладные, акты или УПД в формате установленном ФНС или в формате, который необходим для отправки в электронном виде (произвольный PDF или XML), то можно воспользоваться функцией преобразования документов. Поддерживаемые форматы исходных файлов, для которых применима функция преобразования:
Возможен вариант сложного преобразования, когда из одного файла требуется сформировать несколько файлов.
Эти настройки выполняются в индивидуальном порядке через менеджера.
Загрузка документов в Диадок
Для отправки документа потребуется задать правила маршрутизации для определения:
Исходящие для последующей отправки и подписи.
Подписать и оправить документы получателям. Потребуется обязательная авторизация пользователя в коннекторе под сертификатом.
Получатель документа может быть определен по:
При маршрутизации по паре ИНН-КПП применяется следующий порядок поиска организации в Диадоке:
Поиск по КПП одновременно происходит как по реквизитам ящика организации, так и по реквизитам подразделений ящика организации.
Отправка документов в роуминговые ящики осуществляется в головное подразделение.
Исключение составляют документы с типом «Приглашение». Для них нет проверок на наличие получателя в списке контрагентов.
Более гибкие настройки по маршрутизации документов представляет «файл маршрутизации». Это текстовый файл, который содержит строки, состоящие из пары ключ–значение, разделенные пробелами. Кодировка файла: UTF-8 или UTF-8 (без BOM). Если указан ключ, то должно быть указано значение.
Файл маршрутизации определяется по имени, которое удовлетворяет заданному регулярному выражению (подробнее смотрите в разделе «Использование регулярных выражений» ). Файл маршрутизации не должен располагаться в корне рабочей папки. Его можно разместить в подпапке вместе с отправляемыми документами или на уровень выше.
