УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Бумажный УПД: применение и оформление
На бумаге его можно использовать вместо:
С помощью УПД можно оформить:
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.
Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов
Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:
Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.
Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции
Функция — СЧФ
Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Функция — ДОП
В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Функция — СЧФДОП
В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Особенности формата УПД
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
Для всех типов документов
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.
Формат №820, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, пришел на смену формату №155 и распространяется на типы документов:
Для Диадока документ в формате №820 – это контейнер, внутри которого лежит информация о сделке, совершенной клиентом.
Диадок ничего не знает о том, как выглядит учетная политика клиентов, и, соответственно, не может угадать дали ему ЭСФ/АКТ/Накладную/УПД.
Более того, по содержанию документа так же нельзя однозначно отличить один тип документа от другого.
При отправке документа участник ЭДО всегда сам выбирает показатель «тип документа».
Если продавец выставит счет-фактуру по формату согласно Приказу №820, укажет в документе функцию СЧФ, но тип документа в API укажет UniversalTransferDocument, то Диадок визуализирует документ, как УПД.
Чтобы визуализация счета-фактуры была привычной, при отправке документа необходимо указывать тип в API Invoice.
Генерация и парсинг
Для генерации и парсинга документов в формате №820 можно следует только методы: GenerateSenderTitleXml и GenerateRecipientTitleXml для генерации, ParseTitleXml для парсинга
Возможные форматы¶
В связи с тем, что документ может быть в разных форматах – интеграционным решениям необходимо понимать в каком формате пришел документ, что бы корректно обработать его на своей стороне.
Ниже приведен неполный список версий документов. Актуальные версии документа следует получать с помощью метода GetDocumentTypes
Примеры типов и значений Version для формализованных документов ¶
Тип документы
Структура
Возможные версии
Счет-фактура (СФ)
Invoice
Приказ №155 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ № 189 (устарел)
Приказ № 93 (устарел)
Приказ №189 (устарел)
Приказ №172 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ №172 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ № 155 (устарел)
Приказ №155 (устарел)
Приказ №189 (устарел)
Приказ №189 (устарел)
AttachmentVersion = UniversalTrnsaferDocument для СФ/ИСФ и AttachmentVersion = UniversalCorrectionDocument для КСФ/ИКСФ считаются устаревшими. Поле AttachmentVersion устарело. Вместо него используйте Version.
Типы и значения Version для неформализованных документов ¶
Тип документы
Структура
Возможные версии
Неформализованный документ
Nonformalized
v1
Приглашение к ЭДО
TrustConnectionRequest
v1
Неформализованный ТОРГ-12
Torg12
v1
Неформализованный акт
AcceptanceCertificate
v1
Счет
ProformaInvoice
v1
Ценовой лист
PriceList
v1
Протокол согласования цены
PriceListAgreement
v1
Реестр сертификатов
CertificateRegistry
v1
Акт сверки
ReconciliationAct
v1
Договор
Contract
v1
Накладная
Torg13
v1
Детализация
ServiceDetails
v1
Доп. соглашение
SupplementaryAgreement
v1
Добавление новых версий
При обновление форматов формализованных документов ФНС, в Диадоке будут добавляться новые значения Version, соответствующие новым версиям формата.
Интеграционным решениям нужно быть готовыми к тому, что может прийти новое значение Version. Рекомендуется уметь обрабатывать такие ситуации.
Приказом ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@ утвержден электронный формат универсального передаточного документа УПД. На смену формату №155 пришел формат №820, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@
До конца 2019 года действующими являлись оба формата, с 1 января 2020 года формат №155 утратил силу.
Подробнее про УПД можно прочитать здесь
Формат документа можно использовать:
Форма универсального передаточного документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@.
Форматы¶
Порядок обмена согласно приказу 14Н¶
УПД с функцией СЧФ¶
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота УПД с функцией СЧФ, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей :
Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена УПД с функцией СЧФ:
Порядок обмена¶
Порядок документооборота, связанного с выставлением и получением счетов-фактур в электронном виде с ЭП, утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 N 14Н.
УПД с функцией ДОП¶
Структуры¶
Порядок обмена¶
УПД с функцией СЧФДОП¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФДОП, объединяются документообороты для УПД с фунцией СЧФ и УПД с фунцией ДОП.
Порядок обмена согласно приказу 174Н (утратил силу с 01.07.2021)¶
Порядок документооборота счетов-фактур согласно приказу Минфина от 10.11.2015 N 174Н.
УПД с функцией СЧФ¶
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота УПД с функцией СЧФ, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей :
Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена УПД с функцией СЧФ:
Порядок обмена¶
УПД с функцией ДОП¶
Структуры¶
Порядок обмена¶
УПД с функцией СЧФДОП¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФДОП, объединяются документообороты для УПД с фунцией СЧФ и УПД с фунцией ДОП.
Подписанты¶
Форматы УПД и УКД подразумевают расширенный набор полей для подписантов. Этот набор полей не содержится ни в сертификате, ни в данных организации.
Если дополнительных данных, необходимых для подписания в Диадоке нет, то будет возникать ошибка.
Для указания этих данных в Диадоке добавлены следующие структуры и методы:
Чтобы сформировать и отправить УПД, выполните следующее:
Выберите способ подготовки счета-фактуры:
Файлы с УПД возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель » (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок « Связать документы » ). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки « Связанные документы » непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой » при подписании документов либо в персональных настройках.
УПД подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. При подписании извещений Диадок обращается к закрытому ключу сертификата, поэтому при подписании нужно ввести пин-код. Если извещений накопилось много, то пин-код потребуется вводить несколько раз.
Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по e-mail diadoc@kontur.ru.
Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.
УПД должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Cостояние документа в документообороте отображается на странице просмотра документа.
После завершения документооборота УПД, содержащего информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (табачной продукции), такой УПД передается в ГИС Мониторинга.
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
