в каком случае не допускается подчистка документа
Энциклопедия решений. Исправление первичных документов
Исправление первичных документов
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
При этом, в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок. По мнению Минфина России, организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. При разработке таких способов можно ориентироваться также на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры). Так, в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывают номер и дату прежнего счета-фактуры, а также порядковый номер и дату исправления. Таким образом, по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями. Кстати, такой порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде, реализован форматами представления документов о передаче результатов работ (документа об оказании услуг), о передаче товаров при торговых операциях, а также счета-фактуры и документа, включающего в себя счет-фактуру (УПД).
В бумажном варианте исправительная запись должна содержать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Примечание
По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.
Официальный сайт
Верховного Суда Российской Федерации
ВС разъяснил, в каких случаях официальный документ будет считаться поддельным
МОСКВА, 17 дек — РАПСИ. Подделкой официального документа следует считать изменение его отдельных частей путем подчистки или дописки, искажающее его действительное содержание, либо изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, говорится в постановлении пленума Верховного суда (ВС) РФ.
«Подделкой официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, и подделкой паспорта гражданина или удостоверения, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в частях 1 и 2 статьи 327 УК РФ соответственно признаются как незаконное изменение отдельных частей такого подлинного официального документа путем подчистки, дописки, замены элементов и др., искажающее его действительное содержание, так и изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа», — указывает ВС.
Высшая инстанция отмечает, что, признавая лицо виновным в использовании заведомо поддельного удостоверения или иного официального документа, суд должен установить, какие именно права мог предоставить этому лицу или иным лицам или фактически предоставил данный поддельный документ либо от каких обязанностей мог освободить или освободил.
В качестве примеров пленум приводит предъявление поддельного диплома, медицинской книжки для трудоустройства, предъявление поддельного водительского удостоверения инспектору дорожно-патрульной службы для подтверждения права управления транспортным средством и освобождения от административной ответственности.
«Использование лицом своего подлинного документа, являющегося недействительным (например, с истекшим сроком действия), либо подлинного документа, принадлежащего другому лицу, или предъявление вместо надлежащего документа схожего с ним подлинного документа не образует состава преступления, предусмотренного частью 5 статьи 327 УК РФ», — уточняет ВС.
Пленум обращает внимание, что использование заведомо поддельного (подложного) документа квалифицируется как оконченное преступление с момента его представления с целью получения прав или освобождения от обязанностей независимо от достижения данной цели.
«Если представленный лицом с указанной целью заведомо поддельный (подложный) документ и в дальнейшем использовался для получения прав или освобождения от обязанностей в течение определенного периода (например, при трудоустройстве и в период последующей работы в организации), то предусмотренные статьей 78 УК РФ сроки давности уголовного преследования за такое преступление следует исчислять с момента фактического прекращения использования поддельного (подложного) документа, в том числе в результате пресечения деяния», — следует из текста документа.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
В каком случае не допускается подчистка документа
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
Unified system of design documentation. Rules of making modifications
___________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ 2.503-2013 с ГОСТ 2.503-90 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2014-06-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)
За принятие проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.503-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
6 ИЗДАНИЕ (июль 2020 г.) с Поправкой (ИУС 9-2015)*
* См. ярлык «Примечания».
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности внесения изменений в конструкторские и технологические документы в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.004 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронный документ. Общие положения
ГОСТ 2.053 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.104 Единая система конструкторской документации. Основные надписи
ГОСТ 2.105 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.113 Единая система конструкторской документации. Групповые и базовые конструкторские документы
ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.603 Единая система конструкторской документации. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную документацию
ГОСТ 2.610 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов
ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
ГОСТ 3.1103 Единая система технологической документации. Основные надписи
ГОСТ 3.1105 Единая система технологической документации. Формы и правила оформления документов общего назначения
ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
ГОСТ 13.1.002 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие положения и нормы
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.
3.1.2 дополнительное предварительное извещение об изменении: Документ, содержащий сведения, необходимые для изменения производственно-технических указаний в выпущенном предварительном извещении об изменении.
3.1.3 извещение об изменении: Документ, содержащий сведения, необходимые для внесения изменений в подлинники конструкторских (технологических) документов, их замены или аннулирования, в том числе причину и срок внесения изменений, а также указания об использовании задела изменяемого изделия*.
изделие: Предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению в организации.
копия контрольная: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации.
3.1.6 предварительное извещение об изменении: Временный документ, содержащий сведения, необходимые для внесения изменений в копии конструкторских (технологических) документов, находящихся в производстве, и действующих до погашения их извещением об изменении или до переоформления в извещение об изменении, окончания срока действия или аннулирования.
3.1.7 предложение об изменении: Документ, содержащий предлагаемые сведения, необходимые для внесения изменений в конструкторские (технологические) документы, их замены или аннулирования*.
В настоящем стандарте применены следующие сокращения:
4 Основные положения
4.1 Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.
4.2 Изменения в документы вносят, если они не нарушают взаимозаменяемость изделия с изделиями, изготовленными ранее.
4.3 Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.
4.4 Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ 3.1201. Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением.
4.5 При нарушении взаимозаменяемости изменяемого изделия с изделиями, изготовленными ранее, изменения в документы последних не вносят, а выпускают новые документы с новыми обозначениями или единичные конструкторские документы преобразуют в групповые по ГОСТ 2.113. Электронные документы в групповые документы не преобразуют.
В каком случае не допускается подчистка документа
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
Unified system of design documentation. Rules of making modifications
___________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ 2.503-90 с ГОСТ 2.503-2013 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
МКС 01.100.01
ОКСТУ 0002
Дата введения 1991-01-01
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 26.04.90 N 1031
Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)
За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МК (ИСО 3166) 004]
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Обозначение НТД, на который дана ссылка
Номер пункта, приложения
2.6, приложения 1, 2, 3, 5
Приложения 1, 2, 3, 5
1.4, 3.2.1, приложения 2, 9
5. ИЗДАНИЕ (январь 2010 г.) с Изменением N 1, утвержденным в феврале 2006 г. (ИУС 9-2006), Поправками (ИУС 4-2007, 4-2009)
Настоящий стандарт распространяется на технологические документы, разработанные в соответствии с Единой системой технологической документации (ЕСТД).
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.
Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении 1
1.3. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.
1.4. Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ 3.1201. Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением*.
Под изделием в настоящем стандарте понимается любая продукция, изготавливаемая по конструкторской, технологической и программной документации.
1.5. Изменение документов на всех стадиях жизненного цикла изделия вносят на основании извещения об изменении (ИИ) (приложение 2).
Информацию об изменении документа указывают в основной надписи этого документа и (или) в листе регистрации изменений (приложение 3).
Допускается вносить изменения в конструкторские документы опытного образца (опытной партии), изделий единичного и вспомогательного производства, а также технологические документы, разрабатываемые на стадиях «предварительный проект» и «опытный образец (опытная партия)» и изделий единичного и вспомогательного производства без выпуска ИИ на основании журнала изменений (приложение 2) при условии изготовления изделия только в одной организации. Использование журнала изменений для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, производится по согласованию с заказчиком (представительством заказчика).
Под заказчиком подразумеваются управления Министерства обороны, по заказам которого ведется разработка документации и производство изделий или по заказам которого поставляются изделия народно-хозяйственного назначения.
Допускается не вносить в документы изделий народно-хозяйственного назначения изменения, связанные с изменением стандартов и технических условий на материалы и изделия, когда в измененном стандарте (технических условиях) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное обозначение материала (изделия), а новая характеристика качества и параметры, определяющие его взаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпуска новых подлинников) или до передачи подлинников другой организации*.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
1.7. Изложенные в извещении указания обязательны для всех подразделений организации, выпустившей извещение, а также организаций, применяющих изменяемую документацию.
1.8. Необходимые исправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным ИИ, должны оформляться новыми ИИ.
1.9. При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы «Содержание изменения»), к нему выпускают дополнительное извещение (ДИ) (приложение 4).
1.10. В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить изменения на основании предварительного извещения (ПИ) (приложение 5).
исправить в документе ошибку, которая может вызвать брак изделия;
проверить предлагаемые изменения в производстве;
произвести технологическую подготовку производства.
При обнаружении ошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве, необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИ или ИИ.
1.11. При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы «Содержание изменения»), к нему выпускают дополнительное извещение (ДПИ) (приложение 6).
На основании ПР не допускается изменять документацию и проводить доработку изделия.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
1.14. Порядок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен в приложении 8.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
1.15. Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении 9.
2. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
2.1. Изменения в документы вносят рукописным, машинописным или автоматизированным способом.
2.2. Внесение изменений в документы производят:
закрашиванием белым цветом;
введением новых данных;
заменой листов или всего документа;
введением новых дополнительных листов и (или) документов.
исключением отдельных листов документа*.
2.1, 2.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).
2.3. После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002-2003), а дубликаты и копии соответствовать своему назначению по ГОСТ 2.102*.
2.4. Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.
При изменении части изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новое изображение измененного участка должно быть выполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновь изображенный участки так же, как выносные элементы. Над новыми изображениями указывают: «Взамен перечеркнутого».
Если изменяется все изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненным изображением, при необходимости, помещают надпись, например: «Вид слева», «Вид снизу».
Допускается вносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контура короткими штрихами с нанесением нового контура на этом же изображении*.
2.5. Изменение в копию документа в бумажной форме, выполненного с документа в электронной форме, осуществляют заменой (перевыпуском) всего документа в целом или его отдельных листов (страниц), а также добавлением или исключением отдельных листов.
Допускается вносить изменения в эти документы рукописным или машинописным способом.
Замена (перевыпуск) копий документа в бумажной форме, полученных с электронного документа, осуществляется с периодичностью, устанавливаемой организацией*.
2.6. Изменения, вносимые в подлинники документов в электронной форме, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов (ГОСТ 2.104). При внесении изменений в подлинник электронного документа изменяется версия этого документа.