в каком случае организация не обязана проводить инвентаризацию
Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:
Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.
Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )
Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).
Что необходимо проверить при инвентаризации?
Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).
Основные этапы проведения инвентаризации:
1. Подготовительный этап:
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).
2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Выявлены излишки имущества
Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).
Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.
Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).
Ответственность за непроведение инвентаризации
Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.
Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.
В каком случае организация не обязана проводить инвентаризацию
2. Общие правила проведения инвентаризации
2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.
2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.
2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).
2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств
Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств
1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
ГАРАНТ:
См. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49
2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ в пункт 3 статьи 12 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.
3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;
ГАРАНТ:
См. схемы «Инвентаризация имущества / активов и обязательств»
См. комментарии к статье 12 настоящего Федерального закона
Инвентаризация – 2021: основные моменты, важные детали, пошаговые действия
 |
| strelok / Depositphotos.com |
Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете – это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.
А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.
Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.
Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным.
А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:
1. Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.
Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.
2. Способы проведения
Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.
Однако, «коронавирусные» времена привнесли в нашу жизнь не только работу «на удаленке», но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.
В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:
3. Формы документирования результатов инвентаризации
В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.
Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.
Какие еще ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:
Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись.
Готовимся к инвентаризации
Автор: Сизонова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В консультации рассмотрим, в каких случаях в государственных (муниципальных) учреждениях необходимо проводить инвентаризацию имущества и обязательств, что предусмотреть в учетной политике, как оформить приказ на проведение данного мероприятия, кого включить в состав инвентаризационной комиссии, какие функции и полномочия возложить на нее, в какие сроки проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация активов и обязательств проводится в учреждениях в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. В ходе этого мероприятия осуществляются:
проверка сохранности имущества, в том числе выявление недостач и неучтенного имущества;
проверка соответствия объектов имущества критериям признания их активами;
определение признаков возможного обесценения активов;
проверка правильности и обоснованности расчетов с дебиторами и кредиторами (по доходам, с подотчетными лицами, по оплате труда, с бюджетом и т. д.), в том числе выявление просроченной, безнадежной дебиторской задолженности, невостребованной кредиторской задолженности (в том числе с истекшим сроком исковой давности).
Основные требования к инвентаризации активов и обязательств в учреждениях бюджетной сферы изложены в разд. VIII СГС «Концептуальные основы».
В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?
Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.
Так, к иным обязательным случаям относится проведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской отчетности (далее – годовая инвентаризация) (п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н).
Что необходимо предусмотреть в учетной политике?
Согласно положениям отдельных федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, а также разъяснениям Минфина в целях проведения инвентаризации активов и обязательств в учетной политике учреждения необходимо предусмотреть:
1) основания и сроки проведения инвентаризации (п. 80 СГС «Концептуальные основы»);
2) порядок проведения инвентаризации активов, обязательств и иных объектов бухгалтерского учета (п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»), в том числе:
основных средств (Письмо Минфина РФ от 15.12.2017 № 02-07-07/84237);
объектов учета аренды (Письмо Минфина РФ от 13.12.2017 № 02-07-07/83463);
запасов (в том числе материальных запасов и незавершенного производства);
имущества, учтенного на забалансовых счетах;
денежных средств и денежных документов;
расчетов по доходам и обязательствам учреждения;
резервов предстоящих расходов (п. 26 СГС «Резервы»);
3) порядок проведения теста на обесценение активов (выявление признаков возможного обесценения актива) (п. 6 СГС «Обесценение активов»).
Дополнительно в документы учетной политики могут быть включены:
порядок работы инвентаризационной комиссии (положение об инвентаризационной комиссии);
формы документов по оформлению мероприятий, осуществляемых в рамках инвентаризации (помимо унифицированных форм, предусмотренных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), например, приказ о проведении инвентаризации, приказ об утверждении результатов инвентаризации, протокол заседания инвентаризационной комиссии, акты (протоколы, расчеты) по выявлению признаков обесценения активов, по оформлению результатов обесценения активов.
Также в силу Приказа Минфина РФ № 52н в учетной политике закрепляется способ указания статуса объекта учета (по его наименованию и (или) коду) в графе 8 инвентаризационной описи (ф. 0504087), в которой отражается информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот, например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»; для материальных запасов: «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения»; для объектов незавершенного строительства: «строительство (приобретение) ведется», «объект законсервирован», «строительство объекта приостановлено без консервации», «передается в собственность иному публично-правовому образованию».
При разработке порядка проведения инвентаризации в составе учетной политики учреждение может использовать отдельные положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания). Необходимо отметить, что этот документ не является нормативным правовым документом, требования которого обязательны для проведения инвентаризации в учреждениях бюджетной сферы. Вместе с тем некоторые его положения, не противоречащие законодательству РФ, учреждение вправе включить в документы учетной политики (письма Минфина РФ от 10.02.2020 № 02-07-10/8553, от 01.08.2019 № 02-07-10/58207).
Как составить приказ о проведении инвентаризации?
При принятии решения о проведении инвентаризации активов и обязательств издается приказ руководителя, в котором указываются:
дата начала и окончания инвентаризации;
виды имущества и расчетов, подлежащих инвентаризации;
причины проведения инвентаризации;
состав инвентаризационной комиссии.
Унифицированной формы приказа о проведении инвентаризации, разработанной специально для госучреждений, нет. Такой распорядительный документ может быть составлен в произвольном виде либо по форме ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма содержится в Методических указаниях).
Кого нужно включать в состав инвентаризационной комиссии?
В учреждении может быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств дополнительно могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий определяется руководителем или иным уполномоченным лицом учреждения.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены:
работники службы внутреннего финансового контроля;
представители администрации учреждения;
работники бухгалтерской службы;
другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).
Следует отметить, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера (Письмо Минфина РФ от 19.05.2020 № 02-07-10/41023). Однако ранее финансовое ведомство указывало, что участие бухгалтерской службы в работе комиссии по инвентаризации нефинансовых активов должно обеспечивать предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации, и является обязательным (Письмо от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Обратите внимание: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Какие функции и полномочия возлагаются на инвентаризационную комиссию?
В целях организации деятельности инвентаризационной комиссии (рабочих инвентаризационных комиссий) целесообразно включить в порядок проведения инвентаризации учреждения (утвержденный в составе документов учетной политики) отдельные положения об инвентаризационной комиссии, в которых будет указан порядок ее работы, в том числе функции и полномочия, которые на нее возлагаются.
Приведем пример таких положений.
1. В целях проведения инвентаризации активов и обязательств в учреждении создается инвентаризационная комиссия. При необходимости может создаваться несколько рабочих инвентаризационных комиссий.
2. Состав инвентаризационной комиссии, основания и сроки проведения инвентаризации устанавливаются приказом руководителя учреждения.
3. На основании приказа руководителя до начала проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия:
а) разрабатывает график ее проведения и доводит до ответственных должностных лиц учреждения и руководителей структурных подразделений;
б) совместно с бухгалтерией подготавливает инвентаризационные описи.
4. Инвентаризационная комиссия имеет право:
а) требовать от руководителей структурных подразделений необходимую документацию по проверяемым объектам учета;
б) осуществлять иные действия, в рамках своих функций и полномочий, определенных в данном положении.
5. Инвентаризационная комиссия для выполнения возложенных на нее задач осуществляет следующие функции и полномочия:
а) проверяет фактическое наличие инвентаризируемых объектов учета;
б) определяет причины выхода из строя имущества (например, износ, нарушение нормальных условий эксплуатации);
в) определяет соответствие учтенного имущества критериям признания его активом;
г) проверяет документацию на инвентаризируемые объекты;
д) проводит осмотр имущества, подлежащего списанию, и устанавливает его непригодность к дальнейшему использованию или возможность его восстановления;
е) выявляет признаки обесценения имущества учреждения;
ж) определяет возможность использования отдельных деталей, материалов и других частей списываемого имущества;
з) обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках активов и обязательств;
и) устанавливает лиц, по вине которых допущена недостача, уничтожение имущества учреждения;
к) обеспечивает правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации;
л) представляет руководителю учреждения предложения о привлечении виновных лиц к ответственности, установленной законодательством;
м) вносит предложения по устранению выявленных нарушений и т. п.
6. Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность:
за искажение результатов проведенной ими инвентаризации;
за сохранность и возврат полученных документов;
за несоблюдение конфиденциальности информации.
7. По истечении срока, установленного для проведения инвентаризации, инвентаризационная комиссия представляет руководителю:
а) протокол заседания комиссии, в котором отражаются итоги проведенной инвентаризации, в том числе указываются (при наличии):
причины образования излишков и недостач, предложения по определению справедливой стоимости данных объектов;
предложения по возмещению ущерба имуществу виновными лицами, о привлечении их к ответственности;
причины образования просроченной задолженности по расчетам и обязательствам и предложения по урегулированию такой задолженности;
предложения по дальнейшим действиям в отношении имущества не соответствующего критериям признания его активом (восстановление или списание), а также имущества, имеющего признаки обесценения, и иные предложения;
б) акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) с приложением ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) на утверждение.
В какие сроки нужно проводить годовую инвентаризацию?
Нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности в учреждениях бюджетной сферы, не содержат указаний на обязанность проведения инвентаризаций исключительно по завершении финансового (отчетного) года.
По общим правилам годовая инвентаризация в учреждениях проводится не ранее 1 октября текущего отчетного года. Хотя у финансистов по этому поводу имеются различные мнения.
Согласно Письму от 22.10.2019 № 02-07-10/81064 проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ранее 31 декабря допустимо только в отношении нефинансовых активов.
По мнению автора, если следовать данным указаниям, результаты инвентаризации расчетов и обязательств, проведенной по состоянию на 31 декабря и позднее, могут быть отражены в бухгалтерской отчетности как события после отчетной даты (при условии, что все документы от контрагентов поступят до утверждения отчетности). Однако сверка расчетов с контрагентами может затянуться, и в этом случае есть риск, что результаты инвентаризации будут сформированы уже после утверждения отчетности.
В другом письме финансовое ведомство поясняет, что проведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской отчетности до завершения финансового года, за который составляется отчетность (например, в IV квартале отчетного года), является одним из методов предварительного финансового контроля и не противоречит положениям нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности(Письмо от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).
Исходя из разъяснений в последнем письме учреждение вправе предусмотреть сроки для проведения годовой инвентаризации в IV квартале отчетного года, в том числе по расчетам с дебиторами и кредиторами.
Если срок представления годовой бухгалтерской отчетности учредителю (соответствующим финансовым органам) позволяет сделать сверку расчетов с дебиторами и кредиторами на 31 декабря отчетного года, то в учетной политике можно предусмотреть срок проведения инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам в январе, с последующим отражением результатов инвентаризации в учете и отчетности как событий после отчетной даты.
Инвентаризация резервов осуществляется на годовую отчетную дату и (или) на дату составления последней бухгалтерской отчетности при реорганизации субъекта учета (п. 26 СГС «Резервы»).