в каком случае пишется уведомление
Уведомления
Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Как правильно написать уведомление: правила оформления
На вопрос «как правильно написать уведомление?» нет однозначного ответа. Все зависит от его вида. Чтобы документ обладал юридической силой, в нем должны прописываться определенные сведения.
Навигация по статье
В каких случаях пишется уведомление?
В правовых актах иногда отражается необходимость составления рассматриваемого документа. К примеру, если не направлено уведомление о том, что в организации трудится гражданин иностранного государства, предусматривается штраф.
Ответственность за несоблюдение норм относительно отправки уведомлений прописана непосредственно в законе, регулирующем отдельно взятое направление.
К примеру, в Федеральном законе № 294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» субъекты предпринимательства несут обязанность по уведомлению уполномоченных органов о том, что они начали осуществлять коммерческую деятельность.
Если такие сведения не предоставлены, на организацию или ИП возлагается ответственность. Она закреплена в статье 19.7.5-1 КоАП РФ. Должностные лица заплатят штраф в размер от 5 до 10 тысяч рублей. Организации – от 20 до 30 тысяч.
Уметь оформлять документ нужно представителям организаций, гражданам. Причиной тому является то, что по некоторым категориям дел обязательно соблюдение претензионного порядка.
К примеру, прежде чем изменить или досрочно расторгнуть соглашение найма, потребуется направить второй стороне уведомление о своих намерениях. Если гражданин не согласен, то вопрос решается в судебном порядке.
Какие виды уведомлений бывают?
Существует несколько основных видов уведомлений. К ним отнесены:
Перечисленные виды – это те, которые встречаются на практике чаще остальных. На самом деле их больше.
Юридическая сила
Когда закон не предусматривает обязательного направления уведомлений, стороны могут самостоятельно указать этот момент в соглашении. Все зависит от желания граждан и сложившихся обстоятельств. В этом случае документ можно подготовить в свободной форме.
Юридическая сила имеется у документа, если он содержит:
Как составить правильно?
Правила оформления зависят от выбранного вида уведомления. Однако принципы формирования применяются общие:
Лучше поделить весь текст уведомления на пару частей. Первая отражает причину, которая способствовала написанию документа. Вторая часть предполагает обоснование акта. В ней отражаются аргументы и доказательства приведенной позиции.
Приложения оформляются следующим образом:
В списке приложений прописывается наименование бумаги и количество листов. Возле подписи гражданина в конце уведомления потребуется расшифровать личные данные. Содержательная часть изменяется в зависимости от того, по какому поводу составлен акт.
Скачать пример уведомления о собрании собственников жилья можно здесь
Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений
Особенности формирования документа зависят от случая, в котором пишется уведомление. Существуют отдельные правила написания уведомления для каждого вида.
К примеру, в уведомлениях, касающихся изменения или прекращения соглашений, обязательно потребуется сделать ссылку на документ, который подлежит корректировке/отмене.
О долгах
Встречаются уведомления, которые указывают на существование задолженности. Чаще всего их отправкой занимаются сотрудники ФНС. Если задолженность не связана с налогами, то данную бумагу может направить другая организация, например кредитная.
Оформление рассматриваемого вида документа занимается компания, которая выступает заемщиком денег. Направить акт нужно с помощью заказного письма. Кроме того, допускается передача бумаги лично получателю.
Необходимо отправить документ в течение суток. Отсчет начинается с момента, отраженного в договоре. Также сроки могут устанавливаться правовыми актами.
Уведомление должно отправляться совместно с актом сверки. Этот документ составляется сотрудниками финансового отдела компании. В нем отражаются произведенные взаиморасчеты между участниками договора, существование задолженности. Когда правила соблюдены, можно говорить о правильном составлении уведомления.
Гражданину поступает бумага примерно с таким содержанием:
Уведомление о наличии задолженности
Об изменении договора
Гражданский кодекс говорит, что данный вид уведомления пишется в свободной форме. Документ указывает на обязанность сторон правоотношений согласовать действия. Это касается корректировки ранее достигнутой договоренности.
Соблюдены должны быть такие положения:
Потребуется подробно описать, по какой причине потребовалось изменить уговор, который достигнут гражданами при формировании соглашения.
К примеру, банковская организация приняла решение в одностороннем порядке скорректировать установленную ставку по процентам. При этом не произошло изменения ставки рефинансирования. Аргументировать свой иск к банку можно при использовании ссылки на статью 450.1 ГК, которая говорит о допустимости одностороннего отказа от исполнения обязательств по соглашению. В такой ситуации получится добиться отказа по требования банка.
Пример оформления уведомления выглядит так:
Пример уведомления об изменении договора
Налоговые
Направлением этого вида документов занимается налоговая служба. Сроки меняются в зависимости от даты, когда должен производиться платеж. Закон указывает, что бумага направляется за месяц до наступления отчетной даты. Форма документа закреплена приказом, оформленным ФНС.
В уведомлении прописывается сумма, которая должна быть внесена гражданином и расчеты, проводимые при ее определении. Также прописывается дата, до которой необходимо совершить платеж.
Уведомление передается лицу, выполняющему руководящие функции в компании, или его заместителям. Кроме того, получателем иногда выступает гражданин. Если человек получает документ лично, с него берется расписка, подтверждающая данный факт.
Допускается вариант отправки при использовании заказного письма или телекоммуникационных каналов связи.
При отправке документа почтой, доставлен он будет примерно через 7 дней. После получения этого акта субъект несет обязанность по внесению налогов в установленные сроки.
Информационные
С помощью этого вида уведомлений направляется информация. Она адресуется:
На практике при составлении указанного документа используются определенные правила. Они касаются структуры и текстовой части акта. Формирование происходит в официально-деловом стиле. Особенностью выступает небольшой объем содержательной части. В общем документ умещается на 1 страницу.
В бумаге не должно содержаться просторечных выражений и фраз, окрашенных разными фигурами речи. Составление происходит при использовании общей последовательности действий.
В правом углу, расположенном вверху акта, отражается должность и личные данные гражданина, которому адресована бумага.
Как правило, получателем является руководитель организации.Он в дальнейшем доводит содержание документа до остальных сотрудников. В верхнем левом углу прописывается номер и день, который отражается в журнале входящей корреспонденции. Далее прописывается основная часть документа. Часто она начинается со слов: «Настоящим уведомляю Вас…».
Затем указываются несколько предложений, отражающих суть документа. На практике часто используется нумерованный список для отражения информации. Если возникла необходимость, оформляются приложения.
В конце составитель указывает свою должность и наименование фирмы, которую он возглавляет. Если компания использует печать, ставится оттиск, подпись составителя и дата.
Существует много видов информационных писем. Основная цель их использования – предоставление информации второй стороне правоотношений. Речь идет о выполнении разных задач. В том числе, это уведомление, заявление, подтверждение имеющихся намерений и прочее.
Уведомление формируется, когда нужно сообщить партнерам, клиентам, коллегам или другим субъектам о том, что в компании происходит важное событие.
Также изменения затрагивают рабочее время и т.д.
О расторжении договора
На практике часто направляются уведомления, чтобы прекратить действие соглашения. Нужно знать, как правильно оформить документ.
При написании требуется учесть правила:
Примерно уведомление выглядит так:
Пример уведомления о расторжении договора
Составить такой документ не сложно, главное — подробно описать обстоятельства, способствовавшие разрыву правоотношений.
Как написать ответ
В некоторых уведомлениях прописано, что на них необходимо ответить. При составлении ответа потребуется учитывать следующие правила:
Начать письмо допустимо со слов: «Благодарю за Ваше предложение…», «В ответ на Ваше обращение сообщаем…», «Выражаем свою готовность…». Если в ответе прописывается отказ, то обязательно отразить причину.
Таким образом, рассматривая тему о том, как правильно написать уведомление, стоит указать на необходимость соблюдения правил. В зависимости от вида уведомления меняются требования к составлению. Обязательными реквизитами документа являются данные отправителя и получателя, наименование, дата формирования и подпись составителя.
Из видео вы более подробно узнаете как составить уведомление о расторжении договора.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Уведомление о сокращении штата работников
Каждый работодатель, принявший решение сократить штат работников, должен известить об этом всех тех сотрудников, которых это действие коснется напрямую.
При этом оповещение должно в производиться индивидуальном порядке. т.е. уведомление должно быть доставлено каждому сотруднику в отдельности.
Причина сокращения штата
Как правило сокращение штата происходит по причине:
Процедура сокращения штата
В законодательстве четко прописан регламент проведения процедуры по сокращению штата.
Сроки направления уведомления о сокращении штата
В большинстве случаев работодатель обязан известить работника о грядущем сокращении штата как минимум за два месяца до самого события.
Этого времени должно хватить для того, чтобы сотрудник мог определиться с тем, что делать дальше или найти новую работу.
Однако, в некоторых ситуациях, сроки извещения могут меняться: например, для тех, кто занят на сезонных работах, срок уведомления уменьшается до семи дней, а для работников на временных работах, не превышающих двух месяцев, и вовсе составляет всего три дня.
Как передать уведомление
Довести информацию о сокращении штата попавшим под увольнение работникам можно одним из двух наиболее распространенных способов:
При этом в обоих случаях сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомился с данным документом.
Что будет, если не подписать уведомление
В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.
Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.
Даже неполученное послание тоже послужит доказательством соблюдения закона работодателем.
А вот если работодатель не удосужился получить на уведомлении подпись работника или не составил акт об отказе его подписать, в дальнейшем подчиненный легко сможет оспорить его действия, обратившись в трудовую инспекцию или суд.
Кто занимается составлением уведомления
Обычно задача по составлению и передаче уведомления о сокращении штата работников лежит на юрисконсульте, специалисте кадрового отдела либо секретаре организации. Иногда этим занимается и сам руководитель.
В любом случае, вне зависимости от должности, это должен быть человек, обладающий необходимыми знаниями Трудового и Гражданского кодексов РФ, а также хотя бы минимальным представлением о том, как писать подобного рода послания.
Как правильно составить уведомление
На сегодняшний день не существует законодательно установленного образца уведомления о сокращении штата работников. Так что представители предприятий и организаций могут писать данный документ в произвольном виде или по шаблону, действующему в компании.
При этом есть ряд сведений, которые следует указывать в уведомлении обязательно:
Все прочая информация может вноситься в зависимости от причин сокращения штата и по усмотрению работодателя.
Как правильно оформить уведомление
Как и к содержанию документа, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований. Иными словами, уведомление может быть написано как от руки, так и напечатано на компьютере на простом чистом листе А4 или А5 формата или на фирменном бланке.
Существует только одно непременное условие: вся информация, изложенная в уведомлении, должна быть заверена руководителем предприятия или иным работником, уполномоченным на подписание подобного рода документов.
Проштамповывать бланк строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП, освобождены от обязательства удостоверять свою документацию при помощи печатей и штампов.
Уведомление нужно делать в двух идентичных экземплярах, оба они должны быть подписаны составителем и адресатом. Далее один бланк остается у работника, а второй передается в кадровый отдел предприятия, где прикрепляется к личному делу сотрудника.
После этого он, в составе прочей кадровой документации должен храниться в архиве на протяжении срока, установленного законодательством или внутренними локально-правовыми актами (но не менее трех лет).
Уведомление о вручении заказного письма: когда нужно и как заполнить
Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:
Когда и зачем нужно уведомление о вручении
Оно подтверждает факт получения почтовой корреспонденции получателем и является доказательством этого в случае возникновения споров. Необходимо при отправке оригиналов документов контрагентам, в госорганы. В отдельных случаях закон прямо закрепляет обязанность отправителя направить отправление с доказательством вручения: ст. 122 АПК РФ, п. 4 Приложения 1 к приказу Министерства экономического развития №76 от 21 февраля 2012 г.
Где взять бланк и как его заполнить
Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка». Документ в свободном доступе: распечатанные образцы имеются в почтовых отделениях, форма для скачивания — на сайте Почты России вместе с шаблоном, как заполнять уведомление о вручении на Почте России, для самостоятельного оформления. Допускается как вписывать информацию от руки, так и распечатать.
Возьмите распечатанный документ в отделении почты, там же имеются образцы, как правильно заполнить почтовое уведомление о вручении, либо скачайте и распечатайте форму самостоятельно.
С доказательством вручения направляют заказные письма, ценные и бандероли — те отправления, которые вручаются лично в руки. Требования, как заполнить конверт заказного письма с уведомлением, в почтовых отделениях неодинаковы: обычно на конверте делают письменную отметку о виде пересылки и дополнительных опциях. На информационных стендах размещают образцы, как заполнить заказное письмо на Почте России, при его наличии руководствуйтесь указанной в нем информацией.
Образец для письма по России
Образец для зарубежного отправления
Для международных отправлений предусмотрена другая форма — CN 07 (утверждена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008). Бланк выглядит иначе, но информация о сторонах пересылки практически идентична ф. 119:
Бланк имеется в отделении почтовой связи и на сайте оператора. В отделениях почты редко есть образцы, как правильно заполнить уведомление на почте для международной корреспонденции, в случае возникновения трудностей обратитесь к оператору.
Доказательство вручения бывает простое и заказное, по аналогии с отправлениями. Простое вернут вам в почтовый ящик, второй вариант — лично в руки. Особенность того, как правильно заполнить заказное уведомление, заключается в проставлении отметки в соответствующем поле в верхней части бланка.
Оформленные бланки прикрепляют к конверту и отправляют получателю.
Что должен сделать получатель
Получателю вручают отправление в отделении почты и поясняют, как заполнить уведомление заказного письма: необходимо в своей части формы указать Ф. И. О., должность, дату и поставить подпись. Заполненный бланк отдают оператору связи, и документ возвращается отправителю.
Когда вернется уведомление отправителю
Сроки доставки такие же, как у других отправлений: от двух до семнадцати дней в зависимости от расстояния пересылки. Срок исчисляется по почтовому штемпелю на конверте (с указанием дат принятия и поступления в отделение выдачи).
После заполнения документа получателем отправления он направляется назад по адресу, указанному для возврата.
Как правильно написать уведомление
Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте
При обращении в государственные органы, необходимо уметь составлять грамотно документы (обращения, уведомления, заявления), только в этом случае они будут приняты сотрудниками госучреждений, будут обладать юридической силой.
Как составлять правильно уведомления? Что брать за основу? Какие виды бывают, чем отличаются? Вся информация предоставлена в статье.
В каких случаях пишется уведомление?
Уведомление составляют в соответствии с определенным законом. Не составлено, направлено во время уведомление о внесении изменений в трудовой договор – грозит штрафом от трудовой инспекции предприятию при проверке. Не уведомили иностранца об условиях работы – штраф гарантирован. Не отправили во время уведомление в соответствующую инстанцию о проверке – штраф.
В законе об уведомлении прописана юридическая сила, каким правовым актом предусматривается его форма, какая ответственность грозит за несоблюдение требований, сроков подачи.
Как правильно составить уведомление – информация, которая будет полезной не только работодателям, ИП, кадровым работникам предприятий, организаций, сотрудников на госслужбе, но и обычным гражданам/физическим лицам.
Особенно, это важно при обращении граждан в судебные инстанции, например, при нарушении их прав. Правильно оформленный документ, может оказаться решающим пунктом для вынесения приговора в суде, его обжалования.
Какие виды уведомлений бывают?
Основные виды уведомлений:
На практике можно встретить другие виды уведомлений, но перечисленные выше встречаются чаще всего в повседневной жизни.
Юридическая сила
В разных случаях уведомление оформляется по-разному, зависит от темы. Если юридическое значение в возникшей определенной ситуации не определяется законами, документ составляется в произвольной форме.
Если документ должен иметь юридическую силу, будет представляться в суде, как письменное доказательство, то он должен содержать:
- 1) адрес получателя (кого уведомляют);
2) адрес отправителя (кто составляет, отправляет);
3) причину, со ссылками на законы, правовые документы, договора, соглашения;
4) дату составления, подпись составителя, при необходимости количество листов в приложении.
Примечание! Вручаться такие письма могут лично, с подписью получившего в копии документа или заказными письмами по почте России. Письмо должно быть заказным, с описью, обратным уведомлением о вручении.
Как составить правильно?
Составление документа должно основываться на следующих правилах:
Пример: Приложение:
1. …;
2. …
Кроме действующих общих правил, в зависимости от темы уведомления, есть нюансы при оформлении, которых необходимо придерживаться, чтобы документ имел юридическую силу, мог быть представлен в качестве доказательства в суде.
Образец составления уведомительного письма
Официально составленное уведомление, чтобы в будущем оно имело юридическую силу, должно быть таким:
Если с организации, госучреждения на фирменном бланке.
Адресат (название организации, должность, ФИО полностью, в случае с физическим лицом, просто фамилию, имя, отчество)
Адрес (регистрации, проживания, юридический)
От кого (ФИО, адрес)
Зарегистрированный исходящий номер (если документ составлен в организации, предприятии, госучреждении), дата отправки.
Уведомление
Причина составления с указанием ссылок на действующие законы РФ, правила предприятия, пункты трудового/кредитного/арендного договора, судебного решения, т.п.
Если есть приложение.
Приложение:
1. Название, количество листов;
2. …
Каждый лист приложения должен быть прописан отдельно.
Должность составителя, ФИО, подпись, расшифровка, дата составления, круглая печать.
При регистрации входящего письма в организации, ему присваивается индивидуальный входящий номер с указанием даты получения.
Уведомительное письмо, ответ на него составляются в определенные сроки, которые прописаны в действующих законах страны, для каждого случая время рассмотрения свое.
Копия отправленного уведомления должна остаться в месте адресата, чтобы в дальнейшем доказать факт отправки документа.
Примечание! Официальные документы должны составляться с соблюдением полей. Левое поле должно быть больше остальных, чтобы письмо было удобно подшить – 3 см, с остальных сторон по 2 см. Перенос слов не допускается.
Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений
Каждая тема уведомительного письма имеет свои правила оформления, которых необходимо придерживаться, чтобы избежать опровержения документа, в случае судебных разбирательств.
О долгах
Документ должен иметь:
Об изменении договора
Работодатель в соответствии с трудовым кодексом РФ обязан за 2 месяца уведомить работника об изменении условий договора.
Допускается только письменная форма, с личным вручением под подпись.
Документ должен содержать:
- 1) Причины внесения изменения (обычно указывается номер приказа);
2) Что меняется.
Далее оформляется письменное соглашение к заключенному трудовому договору, если работник согласен на новые условия. Если нет, работодатели обязаны предложить другие вакансии или увольнение.
Документ распечатывается в 2-х экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой выдается работнику под личную роспись.
Об оказании услуг
Документ об оказании/отключении (приостановлении) при наличии задолженности услуг оформляется по описанной схеме выше по тексту.
В него должны быть обязательно включено: полное наименование организации, причина составления уведомительного письма со ссылками на приказы, законы, подпись, печать, дата.
Выдается под личную подпись адресата.
Вручается лично или отправляется по почте заказным письмом за 1-2 месяца до вступления в действие.
Налоговые
Письма с налоговой инспекции приходят каждому гражданину страны в конце года, у которого есть в собственности недвижимое имущество (квартира, дом, дача), автомобиль.
Они содержат:
Отправляются такие «письма счастья» через почту России заказным письмом, которое выдается под личную подпись получаемого.
Информационные
Подобный документ, содержит информацию, которая может быть важной для получателя. Оформляется, как описанные выше уведомления (адрес получателя, отправителя, причина составления, подпись составителя, дата, печать).
О расторжении договора
Уведомление о расторжении договора направляется получателю за 3 дня до окончания срока действия. В противном случае сотрудник будет дальше выполнять свою работу, обязанности, не зная об увольнении.
Законодательно требования по оформлению данного документа не прописаны.
Его необходимо составить в 2-х экземплярах, один из которых вручается сотруднику организации.
Документ должен быть оформлен на бланке компании. Вручаться может лично или через почту.
Вторая копия остается у работодателя в отделе кадров с пометкой о вручении.
Судебное уведомление
Судебные уведомления – информативное письмо с заседания суда (о принятии решения по заявлению, иску, жалобы). Они обязательны к отправлению получателю по ст.364 Гражданского кодекса РФ. Не выполнение требований кодекса, может служить причиной отмены вынесенного судебного решения.
Содержат приложения: копию решения суда, исковых заявлений, т.п.
Обычно отправляются почтой, факсом, телеграммой.
Если гражданин, которому необходимо вручить судебное уведомление, зарегистрирован по одному адресу, а проживает по-другому, то оно может прийти на место его работы. Суд может сам запросить, отыскать место жительства получателя.
Должно выдаваться под личную подпись, по предоставлению документа, удостоверяющего личность. Обычно почтальоны, отдают подобные письма под роспись родственников, сожителей, друзей. Подобное действие можно использовать в качестве доказательного факта о вручении.
Данный вид уведомления хранится 1 неделю, по истечению срока оно отправляется отправителю.
Письмо-отказ
Документ отсылается в качестве ответного письма на запрашиваемую услугу, по обратному адресату. Оформляется как обычное уведомление. В качестве основного текста, указывается причина отказа на полученный запрос, что не хватает, ссылки на законы, требования, пишется номер полученного письма, какие документы нужно предоставить для получения положительного ответа.
Отправляется почтой заказным документом.
Как написать ответ
Если на полученное уведомление, требуется оформить ответ, то его следует писать с соблюдением, следующих требований:
Отправлять адресату следует заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций по неполучению ответа или вручить ответ лично в руки.
Нельзя забывать о дате составления, отправке, указании точного адреса, фамилии, инициалов получателя, чтобы письмо не вернулось к составителю.
Не стоит забывать о копиях. Одна вручается адресату, другая с подписью о вручении остается у составителя.
Вывод
Составление уведомления – не такой сложный процесс, как казалось. Это стандартный документ, правильное формирование которого, поможет в будущем избежать неприятностей, помочь в судебном разбирательстве, предстать в качестве доказательного элемента. На практике подобные бумаги встречаются часто. Перед их составлением нужно тщательно продумать его основную часть, остальное не вызовет никаких затруднений.
Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте