в каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа
В каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа
10. Ссылка на регистрационный номер и дату
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.
На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде «На N ___ от ______», в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:
О создании межведомственной комиссии по совершенствованию механизмов финансирования содержания и ремонта действующей сети автомобильных дорог
Поручение Правительства Российской Федерации от 13.04.2020 N АЖ-П9-1563
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящая из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.
В каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Глава 8. Служебные письма
Глава 8. Служебные письма
232. Служебные письма готовятся как:
— доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
— ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции исполнительного органа государственной власти Калининградской области;
— отзывы, поправки и экспертные заключения к проектам законодательных актов Калининградской области, проектам актов Губернатора и Правительства, а также проектов законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
— ответы на парламентские или депутатские запросы;
— ответы на обращения граждан и различных организаций;
233. По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.
234. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием по исполнению документа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению документа.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
235. Порядок применения бланков Правительства при подготовке служебных писем и распорядительных документов, перечень документов, подписываемых Губернатором, заместителями Председателя Правительства и руководителями исполнительных органов государственной власти Калининградской области представлены в приложении N 8.
236. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов государственной власти Калининградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании исполнительных органов государственной власти Калининградской области, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
237. При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации. Например:
238. На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.
239. При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов.
Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, ему направляется копия указателя рассылки.
241. Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
242. В соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, проекты законодательных актов вносятся в Правительство Российской Федерации за подписью Губернатора Калининградской области, либо лицом, его замещающим.
243. В том случае, если Правительство является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите «Адресат» проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.
Датой письма является дата его подписания.
Заголовок к тексту письма оформляется согласно настоящей Инструкции. К тексту документа, состоящего менее чем из десяти строк, заголовок не составляется.
244. При подготовке документов на основании поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.
Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Текст должен быть точным, не допускать различных толкований.
Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов, если они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
При необходимости обращения одновременно по нескольким разнородным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.
Следует избегать употребления сокращений и аббревиатур, а в случае необходимости использовать только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения «РФ» вместо «Российская Федерация». Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.
Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Правительства Калининградской области, либо от первого лица множественного числа. Например: «Правительство Калининградской области рассмотрело. «, «Правительство Калининградской области считает. «, «Сообщаем. «, «Направляем. «.
245. Если письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то возможно изложение текста от первого лица единственного числа: «прошу. «, «направляю. «, «считаю необходимым. «.
246. Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом через 1,5 межстрочных интервала, как и весь текст, например:
Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.
При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.
2) Вторая часть, начинающаяся с абзаца, содержит заключения, выводы, предложения, просьбу или отказ и т.д.
В заключительной части могут использоваться слова: «просит» (письмо-запрос), «направляет», «представляет» (сопроводительное письмо), «сообщает» (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой и пишется, как правило, от руки должностным лицом, подписывающим письмо.
247. Отметка о наличии приложения печатается с красной строки в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.
Приложения справочного характера, подготовленные на бумажных носителях, подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).
248. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.
На документах, направляемых в судебные органы: отзывы, ходатайства, возражения, заявления, доверенности отметка об исполнителе может проставляться только на визовом экземпляре.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
250. Право подписи служебных писем устанавливается в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться и порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.
251. Второй экземпляр проекта письма, подготовленного на бумажном носителе, визируется в нижней части лицевой стороны листа.
252. Проекты писем за подписью Губернатора визируются исполнителем, руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской области, в котором оно готовилось, руководителями подразделений-соисполнителей (согласно указанию по исполнению документа), корректором, заместителем Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей и уполномоченным лицом Административного управления.
253. Служебные письма за подписью Губернатора или заместителей Председателя Правительства, оформляющиеся на бумажном носителе, готовятся не менее чем в трех экземплярах: адресату, Административному управлению и подразделению, готовившему документ (исполнителю). Третий экземпляр также визируется исполнителем и его непосредственным руководителем.
Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.
254. После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, подписанные Губернатором или заместителями Председателя Правительства, а также первые экземпляры информационных (инструктивных) писем формируются в дела в отделе документационного обеспечения Административного управления, где хранятся до передачи в архив.
Образец оформления письма приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 21. Оформление реквизитов документов
Приложение N 21
к п. 3.3.5 Инструкции
Оформление реквизитов документов
1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Минпросвещения России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Изображение Государственного герба Российской Федерации (геральдического знака) помещается посередине верхнего поля или левого верхнего поля бланка документа над реквизитами Минпросвещения России, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Министерства и/или структурного подразделения Министерства. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом об исполнении обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка).
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
6. Наименование вида документа указывается на всех документах Минпросвещения России, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами наименования организации, наименования структурного подразделения, наименования должности согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.
7. Место составления (издания) документа указывается во всех документах Минпросвещения России, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
8. Справочные данные о Минпросвещения России указываются в бланках документов, на стандартном листе бумаги А4 (210 х 297) и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
9. Адресат используется при оформлении служебных писем Минпросвещения России, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть федеральный орган исполнительной власти, организация, структурное подразделение Минпросвещения России, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки, входящие в состав реквизита «Адресат», выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
Допускается центрировать строки реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12.
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).
10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
Способы датирования документов.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 января 2018 г., в январе 2018 г., в первом полугодии 2018 г., в 1 квартале 2018 г.;
но за 11 месяцев 2018 года, в 2018 году, на 2018 год, с 2010 по 2018 год, в 1998-2016 годах.
Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью.
«Прошу Вашего согласия на командировку в Арабскую Республику Египет для проведения встречи с Министром промышленности и технологического развития.
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов. При этом дата проставляется арабскими цифрами.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
13. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа указываются следующие реквизиты:
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия. постановляет», «собрание. решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции. «, «в состав управления входят. «, «комиссия провела проверку. «).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В служебных письмах используются формы изложения:
от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает. «, «Департамент считает возможным. «);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым. «, «предлагаю рассмотреть. «), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В служебных письмах Минпросвещения России может быть использовано вступительное обращение, которое печатается центрованным способом:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Текст документа от уважительного обращения к адресату отделяется единичным интервалом шрифтом N 14.
Заключительная этикетная фраза:
14. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, распоряжением, поручением, решением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
15. Гриф ограничения доступа к документу при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе издания) на границе верхнего поля за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом N 12. Виды используемых в Минпросвещения России грифов закреплены приказом Министерства просвещения Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись «Для служебного пользования», которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.
Отпечатано в 2 экз.
Если документ с отметкой об ограничении доступа имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
О выделении в 2017-2018 годах
средств из федерального
бюджета на строительство школы
от 26 марта 2018 г. N Пр-541
В приказах, издаваемых Минпросвещения России, заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Об утверждении Положения о порядке взаимодействия Президента Российской Федерации с палатами Федерального Собрания Российской Федерации в законотворческом процессе
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.
В служебных (сопроводительных) письмах, в других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:
если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD-диск в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы и количество листов в них не указывается, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: брошюра в 1 экз.
Если приложениями к документу являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.
18. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Согласование документов Минпросвещения России (приказов, распоряжений, инструкций, положений и других) осуществляется должностными лицами в зависимости от вида документа и особенностей его оформления на листе согласования. Лист согласования располагается на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра (визового) документа в виде таблицы.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту приказа «Об организации в Министерстве просвещения Российской Федерации работы по проведению независимой оценки качества условий осуществления образовательной деятельности образовательными организациями»
Наименование структурного подразделения Минпросвещения России
Фамилия и инициалы
Предложения и замечания
Департамент стратегии, анализа, прогноза и
проектной деятельности в сфере образования
Департамент стратегии, анализа, прогноза и
проектной деятельности в сфере образования
Заместитель директора департамента
Департамент стратегии, анализа, прогноза и
проектной деятельности в сфере образования
Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью
19. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим руководителям структурных подразделений Минпросвещения России, ими должны быть завизированы.
Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом.
При рассмотрении документа в системе электронного документооборота согласование проводится в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Минпросвещения России;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями:
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.
20. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
22. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.
23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Минпросвещения России и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
25. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции и вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.
26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
В дело N 01-18 за 2018 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.