в организации существуют какие либо регламентирующие документы по документообороту
Как организовать документооборот, чтобы не отвечать за чужие ошибки
В Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» внесены изменения. Причиной тому – Закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Поправки вступили в силу 26.07.2019. Основная из них – это обязательность выполнения требований главных бухгалтеров о составлении документов бухучета всеми работниками организации. Как в новых условиях организовать документооборот? Что уже изменилось в части ответственности бухгалтеров за чужие ошибки? Как в отсутствие новых поправок складывалась судебная практика по привлечению к ответственности за чужие ошибки? Ответы на эти вопросы вы найдете в данном материале.
Новые поправки касаются всех бухгалтерий
Мы осветим те новшества, которые затронут работу коммерческих организаций.
Требования бухгалтеров к оформлению документов обязательны для всех работников
Несомненно, это новшество позитивное, поскольку уйдут в прошлое ситуации, когда неправильно заполненный документ стал причиной для доначисления налогов или отказа в предоставлении пособий.
Корректировать отчетность после ее утверждения нельзя
Бухотчетность утверждается на годовом собрании. Срок утверждения оговаривается в уставе. В зависимости от вида хозяйственного общества собрание может быть проведено:
Корректировать отчетность до ее утверждения можно
К примеру, ошибка допущена в отчетности ООО в мае. Исправлять ее путем подачи «уточненки» уже поздно, так как отчетность утверждена. А вот если ошибка обнаружена в апреле, до годового собрания, то именно на этом мероприятии ее и следует исправить, утвердить исправленный вариант и затем отправить налоговикам.
Перечень документов, регулирующих бухучет, расширен
Новые правила документооборота
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
Подписание и исправление документов бухучета
Виды электронных подписей для электронных документов и перечень лиц, уполномоченных на их подписание, организация вправе устанавливать самостоятельно, за исключением установленных законом случаев, когда нужно использовать определенный вид электронной подписи – п. 17–18 проекта.
Документы, фиксирующие движение денежных средств, подписываются исключительно руководителем и главбухом – п. 19 проекта.
Разъяснено, как исправлять электронные и бумажные документы. Если речь идет об электронном формате документа – вместо ошибочного разрешено составлять новый. В нем должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального. Сделать это можно будет, если предусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом – п. 22 проекта.
Хранение документов бухучета
Переводить бумажные документы в электронный вид для удобства хранения нельзя. Сохранить их необходимо в формате составления – п. 26 проекта.
Документооборот в бухучете
В проекте стандарта предусмотрены следующие принципы построения документооборота на предприятии:
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Пример графика документооборота по предприятию
В графике устанавливаются все этапы движения документа, сроки исполнения вплоть до передачи в архив, а также лица, ответственные за его заполнение. Таким образом, согласно букве закона бухгалтер не будет отвечать за чужие ошибки.
График необходимо оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике.
С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.
Бухгалтеров уже не наказывают за чужие ошибки
Речь идет о ситуациях, когда бухгалтеров не будут штрафовать за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по любой из причин:
Закон уже начал действовать с 09.06.2019.
Примеры привлечения к ответственности за чужие ошибки
Новая поправка в статью КоАП РФ за грубые нарушения в учете, возможно, уберегла бы от денежного взыскания главного бухгалтера сельского поселения.
Главбуха по результатам проверки оштрафовали на 5 тыс. рублей за неотражение в бухгалтерском балансе за 2017 год числящегося в реестре муниципальной собственности нежилого здания. Жалобу бухгалтера об отмене судебного акта в связи с отсутствием состава преступления судьи оставили без удовлетворения.
В свое оправдание женщина представила следующие доводы:
Пример № 2. В ошибке кассира виноват директор
Еще один пример наказания за чужие ошибки – штраф на гендиректора общества за нарушение порядка ведения кассовых операций.
Проверка выявила факты возврата денежной наличности по ошибочно пробитым и возвратным чекам. Причем возврат средств осуществлялся ранее продажи возвращенных товаров, что свидетельствовало о неоприходовании денежных средств в кассу.
Непосредственно виноват в этом был кассир, однако оштрафовали именно директора. Отменить штраф руководителю не удалось, всю ответственность судьи возложили на него (Решение Московского городского суда от 18.09.2013 № 7-2520/13).
Пример № 3. За ошибки в «первичке» отвечают ее составители, а не главбух
Государственная инспекция труда оштрафовала главного бухгалтера АО на 10 тыс. рублей за неполную выплату зарплаты сотрудникам. Дело в том, что плановая проверка общества обнаружила факты неоплаченной сверхурочной работы.
Не согласившись с наказанием, главбух подал жалобу об отмене постановления ГИТ. Бухгалтер настаивал на том, что субъектом правонарушения он не являлся, поскольку в его обязанности контроль правильности составления табелей учета рабочего времени не входил. Согласно должностной инструкции он был обязан контролировать лишь отражение в учете (в программе «1С: Предприятие») данных, содержащихся в табелях.
Суд внял доводам заявителя по следующим причинам:
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Регламентация документооборота
Среди всего многообразия процессов документооборота существует их стандартный ограниченный набор, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов организация может использовать только часть процессов из их совокупности.
Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.
Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.
Так, в процессах, связанных с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации), можно выделить:
Одним из способов регламентации процессов документооборота является структурированное описание. В нем должны быть отражены последовательность движения документа и последовательность работы с ним. Необходимо указать изменения, вносимые в документ в результате этих действий, и субъекта, отвечающего за изменение документа.
Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития организации такая работа становится необходимостью.
После проведения детального анализа существующего графика документооборота, исключения дублирующих функций и проектирования новой системы документооборота в виде схем/графиков, утверждаемых руководством предприятия, и внедрения автоматизированной системы (СЭД) следует обратить внимание на локальные нормативные документы организации. Отсутствие формализованного документооборота и регламентов для пользователей не заставит их работать. Мало кто любит писать отчеты и быть контролируемым. Поэтому, чтобы добиться результата, надо для работников предприятия четко прописать «правила игры» и утвердить их в виде приказов, положений и инструкций.
Электронный документ может «работать» только тогда, когда он приобрел административную значимость в рамках организации. Для этого необходимо пройти несколько этапов формирования нормативной документации.
1. Формирование положений.
Положения разрабатываются в строгом соответствии с установленными правилами и стандартами ведения делопроизводства и документооборота в Российской Федерации, при этом максимально учитываются индивидуальные особенности бизнеса, специфики управленческого процесса организации.
2. Разработка стандартов.
Разработка стандартов позволит стандартизировать процессы в соответствии с последними требованиями законодательства и с учетом специфики деятельности предприятия. Кроме того, она создаст эффективный инструмент работы с конкретным типом документов (например, инструкциями по делопроизводству), поддерживающий процессы и позволяющий в короткие сроки обучать персонал и перераспределять функции между работниками службы документационного обслуживания управления (ДОУ).
3. Разработка регламентов деятельности работников.
По каждому рабочему месту службы ДОУ разрабатывается регламент деятельности конкретных работников, включающий в себя:
В качестве результата грамотно и качественно выстроенной системы документооборота компании можно рассматривать, например, сокращение времени обработки документов и усиление контроля ее рабочего процесса и сроков.
Использование СЭД позволяет к тому же создать простой и эффективный механизм формирования всех видов отчетов, повышает надежность хранения электронных образов входящих, исходящих и внутренних документов, а также — электронный архив документов.
Документооборот в бухгалтерском учете: порядок ведения
Документооборот в бухгалтерском учете — это комплекс мер, направленных на создание, проверку, обработку и хранение информации на предприятии.
Утверждение документооборота в организации
Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.
Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.
По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».
Ответственные лица
По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:
Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Организация документооборота на предприятии
Еще одним ориентиром является стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который фиксирует требования к «первичке» и ее движениям на предприятии. Наглядная схема процесса выглядит так:
В процессе выделяются пять основных этапов, которые дополняются и дорабатываются в зависимости от условий бизнеса и требований руководства. При введении документооборота важно утвердить его график и разработать положение, в котором указать сроки и стадии движения официальных бумаг в организации.
Требования к «первичке»
Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.
Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:
Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.
По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.
Хранение бухгалтерских документов
Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.
Внесение изменений
Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.
Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.
Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте
В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.
Пользователями внутренних документов являются:
Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).
Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.
Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.
К пользователям внешних документов относятся:
Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.
Способы организации
В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:
Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.
Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.
Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.
Системы ведения ЭДО
Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:
CRM- системы
Основные этапы работы:
Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.
При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.
График документооборота
Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.
Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.
Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).
Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).
Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.
В чем поможет график:
Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.
Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант
Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант
Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.
Бухгалтерский документ и правила его составления
Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.
Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).
Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.
Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.
Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы
Данные / вид документа
первичный
сводный
Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.
Классификация бухгалтерских документов
Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.
1. По назначению документы могут быть:
А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).
Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).
В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.
Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.
2. По порядку заполнения документы бывают:
А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.
Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.
3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:
4. По месту заполнения документы могут быть:
А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.
Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).
5. По способу заполнения.
Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.
Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:
А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.
Организация документооборота
Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.
Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.
Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:
Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.
Правила хранения документации
Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.
Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.
Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.
Как исправлять ошибки
Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.
Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.
Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.
Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).
Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.
Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.
Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.
К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.
Что делать в форс-мажорных ситуациях
Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.
В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.
Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.
Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.
Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Вывод
Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.
Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.
Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.