3 что такое рабочий поток workflow
Обзор рабочего потока Windows Workflow. Часть 3
Прикрепленные свойства
Последняя строка позволяет специфицировать дополнительную информацию о свойстве; в данном примере специфицировано, что этим свойством будет Metadata.
Свойства Metadata отличаются от обычных свойств в том отношении, что они эффективно читаются только во время выполнения. Вы можете воспринимать свойство Metadata как нечто подобное объявлению констант внутри C#. Вы не можете изменить константы во время выполнения программы, и точно также вы не можете изменять свойства Metadata во время выполнения рабочего потока.
В данном примере вы хотите определить дни активизации действия, поэтому вы можете установить в Designer это поле в «Saturday, Sunday». В коде, выданном для рабочего потока, вы можете увидеть объявления, подобные показанным ниже.
В дополнение к определению свойства зависимости вам понадобятся методы для получения и установки этого значения для произвольного действия. Это обычно определяется как статический метод составного действия и показано в следующем коде:
Вызовы GetService в приведенном коде предназначены для того, чтобы позволить пользовательскому конструктору запросить службы, предоставляемыехостом (в данном случае им является Visual Studio ). Вы запрашиваете у Visual Studio IextenderListService, который предоставляет способ перечислить всех доступных поставщиков расширителей, и если не будет найдено ни одного экземпляра WeekdayExtenderProvider, тогда запрашивается IExtenderProviderService, и добавляется новый поставщик. Ниже показан код поставщика расширителей.
Поставщик расширителей снабжен свойствами, которые он предоставляет, и для каждого из этих свойств он должен обеспечить общедоступные методы Get
. Имена этих методов должны соответствовать именам свойства с соответствующим префиксом Get или Set.
После внесения показанных выше изменений в Designer и добавления поставщика расширений, когда вы щелкнете на последовательном действии в визуальном конструкторе, то в Visual Studio увидите свойства, показанные на рис. 41.14.
Рис. 41.14. Прикрепленные свойства
Рабочие потоки
Последовательные рабочие потоки
Рабочий поток может и не выполняться постоянно; например, когда встречается DelayActivity, то поток входит в состояние ожидания, и тогда он может быть удален из памяти, если определена служба постоянства потоков. Постоянство потоков описано далее в разделе «Служба постоянства».
Рабочие потоки типа конечных автоматов
Поток типа конечного автомата используется в случае, когда у вас есть процесс, который может пребывать в одном из нескольких состояний, и переходы из одного состояния в другое могут выполняться посредством передачи данных в рабочий поток.
Когда сотрудник вводит свой код доступа на внешней двери, он тем самым посылает событие рабочему потоку, включающее такие подробности, как введенный код и, возможно, идентификатор пользователя. Затем вам может понадобиться обратиться к базе данных для извлечения подробностей, таких как, например, имеет ли данное лицо право открывать выбранную дверь в это время дня, и если имеет, то рабочий поток должен изменить состояние двери с начального на состояние » открыта и не заперта «.
Теперь предположим, что сотрудник вошел в здание и закрыл за собой дверь; опять же вы должны выполнить переход из состояния «открыта и не заперта» в состояние «закрыта и не заперта», и после паузы должен произойти переход в состояние «закрыта и заперта». Вы также можете выдать сигнал тревоги, если дверь осталась «открытой и не запертой» в течение длительного периода времени.
Смоделировать эту ситуацию в среде Windows Workflow необыкновенно просто. Вам нужно определить состояния, которые может принимать система, и затем определить события, которые могут переводить ее из одного состояния в другое. В табл. 41.2 описаны состояния системы и подробности переходов, которые возможны из каждого состояния, а также ввод (как внешний, так и внутренний), изменяющий эти состояния.
Рабочий поток на рис. 41.15 определяет конечный автомат и показывает состояния, которые он может принимать, а линии означают возможные переходы из одного состояния в другое.
Рис. 41.15. Определение конечного автомата
Рис. 41.16. Определение рабочего потока RequestEntry
Каждое состояние состоит из ряда подпотоков, каждый из которых имеет управляемое событием действие в начале, а затем некоторое количество других действий, которые формируют обрабатывающий код внутри состояния. На рис. 41.16 имеется действие HandleExternalEventActivity в начале, которое ожидает ввода PIN. Затем выполняется его проверка, и если код действителен, рабочий поток переходит в состояние ClosedUnlocked.
Для поддержки рабочего потока вы должны быть готовы инициировать события в системе, чтобы вызвать изменения состояния системы. Это делается за счет использования интерфейса и реализации этого интерфейса, и такая пара объектов называется внешней службой (external service). Ниже в этой главе будет описан интерфейс, используемый в данном конечном автомате.
Передача параметров рабочему потоку
Типичный рабочий поток для своего выполнения Visual Studio требует некоторых данных. Это может быть идентификатор заказа для потока обработки заказов, идентификатор учетной записи покупателя для рабочего потока обработки платежей либо любые другие необходимые данные.
В качестве примера рассмотрим следующий рабочий поток, определяющий целочисленное свойство OrderID:
Microsoft Workflow — антимаркетинг
Я думаю, многие из вас слышали о такой технологии — Microsoft Workflow. Она довольно неплохо раскручена, есть посты на хабре, есть книги на английском и на русском. Да и Microsoft публикует красивые картинки.
Суть технологии в том, что программисты создают API, а бизнес аналитик уже сам создает бизнес процесс. Без посредников.
Например, клиент запросил вот такой бизнес процесс:
И далее бизнес-аналитик именно его и рисует. Программистам стоит лишь реализовать процедуры Accept, Reject и остальные похожие кубики. Круто, да?
Мне не особенно повезло в том, что я слышал об этой технологии только из книжек и из маркетинговых изданий. Ну и конечно из презентаций вида «Мы посмотрели на MS WF полгода назад, уже месяц немного используем — полет нормальный!». Я же работаю с продуктом, в котором Workflow внедрена уже 6 лет (сам я с ним работал всего пару лет), который имеет достаточно высокую нагрузку, а потому хотел бы показать основные подставы и засады этой библиотеки. Я надеюсь, пост поможет избежать тех же граблей, на которые наступали мы.
Как оно работает?
Идея крайне проста: программист создает кубики — Activity. Каждая Activity может иметь параметры. Например, можно создать RejectActivity cо свойством User. Чаще всего это будет означать, что Reject будет происходить для этого User’а. Каждая Activity, по сути, имеет внешнее представление (то есть то, как её увидит бизнес-аналитик) и реализацию. Кстати, здесь мы сразу получаем засаду #1: это один и тот же класс. Ну то есть наш красивый дизайнер должен линковаться на реализацию. Но это решается крайне просто с помощью IoC, потому назовем это лишь разминкой.
Когда бизнес-аналитик сделал дизайн (то есть нарисовал кучу activity, соединил их стрелочками), его можно сохранить в виде Xaml представления. Которое сможет загрузить Microsoft Workflow Runtime и начать выполнять.
На некоторых Activity можно сделать паузу (например, Delay Activity). В этом случае рабочее состояние сериализуется в базу. Ну и через определенное время (как мы сами указали) наш рабочий процесс опять проснется и пойдет дальше. Для сохранения нам потребуется база или свой написанный сохранятель. Всё круто, да?
Подстава с сериализацией
Как Вы поняли из текста выше, иногда бизнес-процесс следует ставить на паузу. Типичный пример: мы ждем ответа от пользователя (то есть используем Event Activity). В этом случае происходит обыкновенная сериализация (xml сериализация для Workflow 4.0+, бинарная для более старых версий). Я думаю, читатели сразу поняли, что здесь очень легко сохранить лишнее или же немного ошибиться при сохранении в релизе А, а загрузке в релизе Б. Типичный пример из Workflow 3.0 — Вы подписались на Event с помощью лямбы/анонимного метода. Ну и, если вы знаете, тем самым Вы создали новое поле класса, которое сохраняется в базу. И у вас упадет загрузка, так как упадет десериализация. Отсюда, большой совет: Весь рабочий код должен быть строго вынесен за пределы ваших Activity. Все поля должны сохраняться где-нибудь подальше от Workflow. В Activity храним самый минимум и самые простые типы. Пусть лучше пострадает внутренний дизайн, чем стабильность.
На самом деле, подстава здесь не закончилась. Самое классное начинается тогда, когда надо поменять набор полей. Например, в нашу RejectActivity из примера понадобиться добавить Reason. И вот тут код должен быть готов к тому, что старая RejectActivity не содержит этого поля. Для Workflow 4.0+ можно еще поменять сериализованное представление в базе, а вот для Workflow 3.0 такой способ не всегда подойдет (так как хранится сжатое бинарное представление), потому быстро всё это не обновить.
Засада с производительностью
На самом деле, у Microsoft Workflow целая серия недоработок. Причем, проблемы касаются как единичного выполнения (то есть ряд операций сделан не эффективно), так и распределения нагрузки. Однако, обо всем по порядку.
Когда следует сохраняться?
Представим, у нас идет бизнес процесс, в котором есть нулевые ожидания. Не важно, как они получились. Важно то, что они есть. Workflow трактует любое ожидание как отличный повод сохраниться, ну то есть сделать сериализацию, а потом загрузить опять нашу работу (правда, не совсем сразу, но не важно). Естественно, на время реакции это сказывается самым неблагоприятным образом. Отсюда совет: используйте Delay Activity как можно реже, а еще лучше — в связке с If Activity, которая проверит, что ждать, собственно, и не надо. Другой неприятный момент связан с тем, что если Вы сказали «ждать 5 суток», то простыми способами Вы не заставите Workflow всё-таки не ждать ничего, если наш instance уже в базе. Более того, если Workflow Runtime загрузит вашу работу в память, и увидит, что ждать следует еще кучу времени то она, как ни странно, просто оставит её в памяти. И будет ждать кучу времени. Отсюда, еще совет: из-за подобных проблем не используйте долгое ожидание. Лучше всего использовать много коротких или же просыпаться из-за внешнего Event’а, а уже Ваш внешний сервис разбудит процесс когда надо.
Распределенное выполнение
Успешная работа под нагрузкой
На самом деле, её нет. Конечно, Microsoft утверждает, что все стало прекрасно, но они забыли про один маленький график: зависимость количества Activity в памяти от общего времени работы (а раньше оно было таким). На деле оно не поменялось:
Это квадратичный график. Тут важны не абсолютные значения времени, а зависимость: насколько долго у Вас будет всё работать, если сложность бизнес-процесса будет расти. Более того, на деле именно такая зависимость времени Execute от общего количества Activity в памяти, и не важно — один это рабочий процесс или несколько. Например, если у Вас 10 параллельных рабочих процессов, то на обработку каждой маленькой Activity будет тратиться больше ресурсов, чем если бы был один рабочий процесс. Или по другому: 10 параллельных задач обрабатываются дольше, чем 10 последовательных задач. Причем, с нелинейной зависимостью.
В предыдущей части я написал, как работает Persistence Service: он забирает всё из базы. На деле такой фокус из 5000 параллельных сложных рабочих процессов губителен для системы: она начинает работать с крайне низкой скоростью: 1-10 Activity в минуту (. ). И это при условии, что процессор будет загружен почти на 100%. Проблема ясна, но как её решать? Решение: сделать свой обработчик Activity, переиспользовать Activity, cделать эмуляцию Ваших рабочих процессов. По факту Вам придется быстренько реализовать базовый компонент Workflow, который занимается стартом и остановкой Activity. Это потребуется, чтобы во-первых не допускать большое количество запущенных Activity на рабочий процесс (ибо всё тормозит), а во-вторых чтобы ускорить время сериализации/десериализации (побыстрее выгонять лишних из памяти). Microsoft Workflow никогда не удаляет отработанную Activity. Вам же придется всё реализовать так, чтобы завершенные Activity не находились в памяти.
Как работает система Workflow в компании
Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса.
Например, если клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, то требуется произвести следующие работы:
В качестве наглядного примера workflow можно привести добавление нового контрагента в систему компании. Данные контрагента вносятся через форму, которая инициирует дальнейший workflow процесс по верификации данных и добавлению контрагента:
Автоматизация Workflow чаще всего требуется в тех случаях, когда становится необходимо повысить скорость обработки заявок. Автоматизация с помощью систем, основанных на данной стратегии, позволяет решить несколько задач:
Системы класса Workflow: назначение, состав, функции
Как работает Workflow? Главным назначением систем данного класса является оптимальная организация потока работ в каждом конкретном отделе. Фокус делается на регламенте работ и контроле за его соблюдением. Немаловажно в данном случае добиться хорошего понимания каждым сотрудником тех этапов и задач, которые должен решать конкретно он.
При этом приложение Workflow в той или иной степени обслуживает бизнес-процессы, однако его фокус сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом.
Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS.
Отличия систем Workflow и BPMS
Если говорить самыми общими словами, то шаблоны Workflow направлены в основном на решение тактических задач, в то время как системы BPM направлены на решение стратегических задач.
В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не просто отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки, и после неё.
В отличие от BPM, Workflow фокусируется на отдельных этапах. Если в центре фокуса систем управления бизнес-процессами находятся сами процессы, то для Workflow важнее всего оптимизировать две вещи:
Таким образом, оба этих инструмента, которые на первый взгляд кажутся весьма разными, могут применяться совместно для достижения положительного результата.
Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM
Перевод на Workflow работы отдела или всего предприятия выгоден, когда нужно улучшить организацию повседневной работы сотрудников путём оптимизации следующих элементов рабочей среды:
Один из самых главных плюсов систем такого типа – их можно внедрить для обслуживания конкретных процессов «незаметно», это не требует глобальной перестройки стратегии работы компании, не подразумевает необходимости для сотрудников осваивать новые принципы работы.
Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow документооборот:
Что касается цифровой трансформации на основе систем BPM (BPMS), то здесь имеется большое количество отличий.
Наиболее часто BPMS является долговременной инвестицией, которая окупается не сразу, а спустя время, когда заканчивается этап настройки процессов и обучения сотрудников.
Сегодня существуют и такие системы, которые не относятся к Workflow и BPM в привычном понимании. Например, Low-code система Comindware Business Application Platform позволяют создавать решения обоих классов – workflow, BPMS – силами бизнес-аналитиков и внедрять их постепенно, без чрезмерных затрат. Таким образом, вы можете начать с внедрения workflow-решения, а при необходимости расширить его функциональность до уровня полноценной BPM-системы.
Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.
Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.
Система Workflow внедрена в восьми из десяти крупнейших предприятий, которые достигли высокой результативности и экономической эффективности на мировом рынке и в своих отраслях лишь за счет данного программного обеспечения. Если требуется автоматизация процесса, а не только функциональных свойств организации, то программа Workflow придет на помощь. Она объединяет всю компанию — от производства до административной части, от технологий до структуры. Все на предприятии — и организационные процессы, и человеческие ресурсы — действуют в едином ритме. Благодаря программе компания быстрее адаптируется к условиям среды, становится достойным конкурентом для ведущих организаций в отрасли.
1. Почему важно установить Workflow
Если перевести слово workflow, то он будет значить «бесконечный труд». Но когда речь идет о системе workflow, то термин имеет более широкое значение, а именно процесс автоматизации рабочих процессов на предприятии. В условиях капитализма выживает только компания, обладающая сильными сторонами по сравнению с конкурентами. Еще недавно такое преимущество могло обеспечиваться своевременным внедрением новых технологий взамен устаревших.
Только все эти меры были спасением на небольшое время. Так, предприятия оказывались перед дилеммой: что делать? Технологии мало того, что стоят дорого, так и результативность их ограничена по времени. Порой вложенные в них инвестиции не удавалось получить обратно не то что в виде дохода, это ложилось в убытки предприятия.
Возможно, дело в организации работы? Вспомните, есть вертикаль власти и горизонталь. Так происходит и в компании. В первом случае решения принимаются долго, потому что от идеи до реализации нужно получить ряд согласований, пройти множество ступеней. Во втором случае временной промежуток сокращается за счет прямого доступа (или с минимальным количеством промежуточных этапов) к ответственному за принятие решений. Поэтому горизонталь управления на предприятии эффективнее в условиях изменяющейся конъюнктуры рынка.
В то же время невозможно ликвидировать сложившуюся структуру и тем самым решить накопившиеся вопросы. Для этого нужно внедрить инфраструктурные решения, которые помогли бы распределять работу по сотрудникам, контролировать этапы ее выполнения.
В меняющейся среде выживает компания, вовремя приспосабливающаяся к новым условиям. Чаще всего удача сопутствует тем предприятиям, в которых руководитель способен предусмотреть и смоделировать дальнейшее развитие компании с учетом рыночных требований, вовремя позаботиться о сокращении прибыльной статьи бюджета — направить доходы, например, на развитие, а не на премирование себе и сотрудникам.
Оглянитесь, сколько компаний обанкротились только потому, что вовремя не осознали свое ухудшающееся положение и не приняли своевременно мер для исправления ситуации.
Представьте ситуацию в волейболе. Если не предусмотреть, куда будет направлен очередной бросок, то мяч упадет на твоем поле и ты проиграешь. Но способен ли каждый опытный управленец вовремя сориентироваться и направить предприятие в нужное русло? Такая возможность существует. Для этого должна быть налажены двусторонняя связь и владение ситуацией, объективными данными, в том числе статистическими. Лишь в этом случае горизонталь власти на предприятии будет эффективной. В помощь компаниям разработана подобная программа. И она уже успешно применяется под термином workflow.
Как мы уже отметили выше, представленная технология призвана облегчить работу по всем направлениям:
Каким образом должна решаться та или иная задача, что за чем следует — и это во власти workflow.
Система начала внедряться на предприятиях в конце прошлого века. Необходимость ее установки была связана с тем, что компании начали по-другому настраивать свой процесс. Теперь деятельность ориентирована на процесс в целом, а не на отдельные функции.
Опыт предприятий, где практикуется работа по этой технологии, показал, что деятельность компании стала эффективнее за счет сокращения временного промежутка, отведенного на рабочий цикл, организация стала быстрее реагировать на нужды потребителей и нововведения в рыночной ситуации.
На сегодняшний день система workflow лежит в основе организации бизнес-процессов, а также внедрения информационной инфраструктуры на предприятии. Технология — отличный вариант для российской реальности. Согласитесь, сложно предсказать, чего ожидать от нашего рынка не только через десять лет, но и в ближайшие два-три года. Очень часто корректируются законодательные акты, на рыночные отношения влияет ситуация в мире. Поэтому мало кто способен почувствовать грядущие перемены и подготовиться к ним. Многие опытные руководители принимают то или иное управленческое решение интуитивно.
Технология workflow предназначена для анализа ситуации и прогнозирования дальнейших событий на его основе. Управление переносится в новую плоскость: из бессознательного на уровень шагов, выполняемых с учетом аналитических данных. Директор предприятия может вовремя реструктурировать предприятия и аргументировать свои действия результатами анализа. И он избежит репутации умалишенного, т. к. не каждый способен чувствовать изменения на рынке так же, как руководитель, а из песни слов не выкинешь.
Система workflow безостановочно собирает нужные сведения. Поэтому корреляция действий компании на рынке будет восприниматься как обычная необходимость, а не что-то событийное. В результате компания станет мобильной, успешно приспосабливающейся к рынку.
Система нацелена на повышение качественной составляющей деятельности предприятия. Для этого нужно владеть ситуацией и координировать работу всех участников события. В таком деле помогают сбор, накопление и анализ сведений в автоматическом режиме. Очень часто встречается ситуация, когда нарушена обратная связь на предприятии: руководитель дал поручение, а как оно выполнено — неизвестно. Этот процесс лучше автоматизировать. Если руководитель будет владеть актуальной информацией, он будет принимать грамотные управленческие шаги, что приведет к успеху предприятия.
Внедрение технологии Workflow позволит наладить бесперебойный канал обмена информацией между специалистами и менеджментом предприятия. Но основе накопленных данных руководство решает задачи, направленные на динамичное развитие компании.
Заметим, что успех зависит не только от того, что руководитель владеет информацией. Нужно ее еще грамотно использовать. Возможно, по этой причине эффективный менеджмент до сих пор присущ не всем предприятиям. При вертикали власти структурные подразделения разобщены, может срабатывать эффект сломанного телефона. Есть минусы и при организации горизонтали власти. Так, руководитель получает солидный объем сведений, которые нужно разложить по полочкам и на их основе сделать нужный шаг. В результате уходит драгоценное время. Как отразилась на предприятии очередная корректировка процессов, можно вычислить, если только сравнить, какие изменения произошли в прошлый раз.
Для внедрения программы нужно создать центр управления потоком информации. Представьте себе ГЭС, где обустроена система предупреждения аварий. Она собирает все данные о функционировании оборудования и пр., и если где-то возникли неполадки, извещает об этом оператора. Аварийная бригада вовремя ремонтирует узел, тем самым обеспечивая бесперебойную работу организации в целом. Но есть ситуации, когда невозможно выяснить, в чем кроется проблема. Вся информация обрабатывается и анализируется системой, после чего выдаются сведения о том, что явилось истинной причиной сбоя.
С workflow то же самое. Если проблема скрыта под водой, система ее обязательно увидит и сообщит об этом ответственному лицу. В противном случае возникший вопрос остался бы незамеченным и привел бы к наихудшим последствиям.
Заметили, что задания не выполняются вовремя? Не торопитесь вкладывать средства в приобретение новых программ либо в обучение или наем дополнительных специалистов. Деньги на это потребуются немалые, а истинная причина может скрываться в том, что нужно пересмотреть, как организована работа.
Программа не только помогает наладить контакты между сотрудниками, но также между персоналом и технологическими решениями. Согласитесь, при отсутствии подобной связи хромает весь производственный процесс. Легче становится труд, если перейти на СЭД, тем не менее это не является гарантией того, что рабочий процесс стал лучше контролироваться и приспосабливаться к меняющейся обстановке.
Что касается системы Workflow, то ее задача — организовать составляющие трудовой деятельности, а именно распределить роли, расписать регламент работы, построить логистическую схему. Все это лежит в основе успешного развития компании. Представьте, что ПО играет роль дирижера — дирижера корпоративного контента, коммуникационных связей, других программ. В результате внедрения софта основная связь будет не между сотрудниками, а между сотрудниками и рабочими процессами.
Чаще всего человек общается с другим человеком синхронно: они находятся в одном и том же месте и передают друг другу информацию. При такой коммуникации проблема обсуждается своевременно, как только она появится. Но если специалисты работают в разных подразделениях и им некогда найти время на обсуждение проблем, то без workflow не обойтись.
Естественно, вчерашний день не вернет ни одна сверхсовременная программа. Но имеется возможность избавиться от основной проблемы, которая мешает общаться синхронно. Это — одновременный доступ к информации и ее обсуждение.
При внедрении технологии коммуникации между сотрудниками происходят в удобное для них время, без отрыва от задач. Особенно широко проявились возможности workflow, когда широкое распространение получила Всемирная сеть. Благодаря Интернету можно получить актуальный контент в нужном объеме; руководство предприятием, сотрудниками происходит не только в стенах компании, но также за ее пределами. Появились новые варианты общения с потребителями, поставщиками продукции и запчастей, партнерами по бизнесу.
Технология workflow стала интересна отечественным бизнесменам же в конце прошлого века. Сейчас также наблюдается заметный рост спроса на программу. Как применять ее на практике, как адаптировать софт к настоящей среде? Об этом спрашивают руководители предприятий. Благодаря программному обеспечению российский бизнес имеет возможность привести в порядок свою работу, определить алгоритм действий сотрудников. Все это ведет к большей результативности рабочих процессов.
Какой бы доклад или работу о workflow мы ни взяли, увидим одну закономерность: исследователи начинают интерпретировать само слово. Принято писать его в английской транскрипции, так как нет ни подходящего русского слова, ни достойного варианта произношения на нашем языке. Как мы отметили выше, дословный перевод термина звучит как «бесконечный труд». Некоторые утверждают, что корректно переводить слово в качестве сочетания деловой или бизнес-процесс.
Таким образом, в отечественной бизнес-терминологии пока не пришли к единому мнению относительно английского слова. Суть же его сводится к тому, что система workflow предполагает результативность принятия управленческих решений, отслеживание хода работ.
Виртуальный словарь WfMC так трактует этот термин. Workflow означает процессы в бизнесе, когда функциональные задачи отдельно взятых сотрудников, структурных подразделений трансформируются в общую задачу для всего предприятия либо его цель.
Как связаны между собой производственная деятельность и программы Workflow
Деятельность организации строится на операционных задачах, а также на отношениях в бизнесе, но также в процесс могут быть вовлечены ряд отделов. Есть вариант взаимодействия предприятий друг с другом, особенно когда речь идет об отношениях между производителем и поставщиком продукции.
Отношения между участниками процесса могут быть формализованными и осуществляться на нерегламентированном уровне. Частота взаимодействия, время, отведенное на эту операцию, могут варьироваться. При работе в системе Workflow происходит упорядочение временного промежутка, отведенного на выполнение задачи. Объем работ устанавливается для специалиста либо механическим способом, либо автоматическим, указываются этапы реализации проекта, правила, соблюдение которых требуется при решении задач.
Чтобы мысль была понятнее, попробуйте представить, что производственная деятельность выглядит как конвейер, двигающийся по заданной траектории. При внедрении Workflow автоматизируется постановка задач. При этом появляется возможность корректировать их, совершенствовать.
Отметим, что главенствующими в деятельности любой компании являются бизнес-процессы, происходящие в ней. Предприятие живет и развивается за их счет. Поэтому в бизнесе должны быть основная цель и менее второстепенные задачи, решение которых приводит к желаемому результату. После того как будет выделена цель, расчетным путем определяется, какие материальные и человеческие ресурсы нужны, чтобы воплотить проект в жизнь.
На практике производственная деятельность состоит из разных видов задач, для решения которых задействованы специалисты, машины, контент. Прописаны также регламенты работ. Поэтому когда мы спрашиваем, как управлять бизнесом, фактически мы решаем проблему взаимодействия оборудования и человеческих ресурсов, порядка действия. Отсюда вытекают задачи менеджмента — синхронизировать этапы решения задач, сократить период ожидания, контролировать каждый цикл и пр.
Если мы начнем выделять задачи, стоящие перед программой при внедрении на предприятии среднего уровня, то на это уйдет шесть тысяч печатных символов, или три страницы. Нельзя, чтобы лишь специалисты решали эти задачи, иначе над каждым погонщиком будет свой погонщик. Результат — затягивание процессов, срабатывание принципа сломанного телефона при передаче контента. Увеличатся также фактические расходы на реализацию проекта. Вот почему сегодня компаниям важно внедрять системы, независимые от человека, но в то же время оказывающие ему существенную помощь.
2. Современные принципы управления
Более продвинутые и смотрящие вперед производители ПО, специализирующиеся на системах для ведения бизнеса, определяют программу Workflow как главную, в результате влияния которой развиваются иные технологические решения. В то же время технология имеет более широкое понятие и является элементом управления бизнесом, или BPM. Эта структура считает, что предприятиям нужно оперативнее реагировать на рыночную конъюнктуру.
Чем заслуживает workflow детального разбора?
Чтобы система работала, разработана специальная программа. Именно с ее помощью создается информация о бизнес-процессах, происходит управление процессами. Для этого в программном обеспечении имеются специальные приложения, инструментарий. Система уделяет большое внимание управлению контентом.
Задача программного обеспечения — автоматизировать не функционал организации, IT-компании демонстрируют, насколько активно они следят за происходящими на рынке изменениями и готовы облегчить работу предприятий посредством поставки программы. Так компания сможет перейти на новый уровень развития, расставшись с системой, рассчитанной на функциональную составляющую, а не на процессы.
Для объективности отметим, что, пока не произошло техническое перевооружение компаний, нельзя было перейти на управление, ориентированное на бизнес-процессы. Справедливости ради следует сказать, что ведущие бизнесмены думали о таком переходе еще в 30-е гг. XIX в. Такой посыл нашел отклик лишь в конце ХХ в. вместе с внедрением компьютерных технологий в компании. Данное обстоятельство способно и по сей день сдерживать развитие экономики России. Как показывает официальная статистика, до сих пор лишь 18% сотрудников российских организаций имеют свое рабочее место, на котором есть компьютер с доступом в Интернет и/или локальную сеть, с установленными программами.
Ориентация на процессы, происходящие внутри компании, привела к тому, что топ-менеджмент компании начал уделять больше времени разработке правил, регламентирующих коммуникации на предприятии, и контролю над их исполнением. Это обстоятельство может быть как сильной стороной системы, так и слабой, потому что требуется постоянно следить за деятельностью. Внедрение же программного обеспечения позволит в автоматическом режиме следить за ходом работы, контролировать время на задачу, отслеживать движение документации, понимать, насколько занят тот или иной сотрудник. Как результат, разработана программа Workflow.
В чем заключается выгода компании от установки Workflow?
Если нужно отслеживать этапы, срочность выполнения тех или иных заданий, программное обеспечение Workflow придет руководителям на помощь. Программа позволит своевременно обрабатывать информацию и принять на ее основе грамотное управленческое решение. При этом соблюдается тайна информации. Можно задать ограниченные права доступа в зависимости от функциональных обязанностей сотрудников. Вы увидите, что результативность труда сразу же станет намного лучше. На следующем этапе можно не просто развивать производственные процессы, но и выйти на качественно иной уровень.
Внедрение программы поможет сократить расходы на поддержание работоспособности компании. Продукция будет выпускаться за более короткий срок. Потребители непременно заметят, насколько клиентоориентированным стало обслуживание. При этом отвечать на запросы клиентов можно будет в несколько раз быстрее. Программа также способствует развитию коммуникаций между сотрудниками. Для этого создан соответствующий корпоративный функционал.
При работе с программным обеспечением Workflow отдельно взятому специалисту будут доступны его функциональные задачи, требующие выполнения в определенный срок. Поэтому сотрудник компании может распределить свое рабочее время наиболее подходящим для достижения результата образом. С системой комфортно работать, она гибкая, отслеживает все действия и предупреждает об оставшихся.
Руководящему составу доступна аналитика для принятия управленческого решения в подходящее время: ложка дорога к обеду. Директор и/или менеджеры проектов могут отслеживать, на какой стадии исполнения находится та или иная заявка. Контроль над ситуацией — верный шаг к успеху!
Система в автоматическом режиме создает аналитическую отчетность. В ней могут отражаться следующие моменты:
Кому нужно внедрение системы workflow на предприятии? Во-первых, программное обеспечение необходимо для управляющего и представителей топ-менеджмента, начальников. Не прилагая усилий, они будут контролировать специалистов в структурных подразделениях и в масштабе всего предприятия.
Управленец с помощью программы может запланировать, как контактировать с тем или иным сотрудником. Менеджменту организации доступен широкий функционал, включающий следующие возможности:
Программа позволяет сократить время на работу над проектом, т. к. в системе можно точно рассчитать, сколько минут/часов уходит на каждую отдельную операцию. При этом отражается буквально весь путь: создание документации, этапы согласования начальником, руководителем, переход задания от одного исполнителя к другому и пр.
Имеется важный нюанс, заслуживающий того, чтобы о нем написали, хотя редко где можно встретить эту информацию. Программное обеспечение Workflow может адаптироваться к производственным условиям. Происходит это посредством человека — специалиста. Функционал программы действительно широкий, поэтому организация может задействовать его по мере необходимости, согласно веяниям времени. Ясно одно, что система на самом деле совершенствует процессы организации и облегчает управлению ею.
Для каких предприятий предназначены отечественные разработки?
Безусловно, европейские и американские программы, предназначенные автоматизировать бюджетный процесс, имеют свои плюсы. К ним можно отнести внедрение программного обеспечения не только на небольших предприятиях, но и в крупном бизнесе, имеющем множество структурных подразделений и даже филиалы. Софты надежные, функциональные.
Если рассматривать программы в качестве системы для малых предприятий, то выяснится, что для таких фирм они слишком сложные. В большинстве случаев, чтобы чуть откорректировать функционал согласно нуждам предприятия, нужно пользоваться услугами сотрудников разработчика программы. Отчетность многоплановая, тяжелая для восприятия. Малому бизнесу такое не нужно. Третий минус — это стоимость программного обеспечения. Она совсем не маленькая. Так, в среднем нужно заложить примерно 40 тыс. — 200 тыс. долларов, чтобы оснастить предприятие современной системой. В цену входят расходы на покупку лицензии, установка и техподдержка.
По этой причине импортная программа подходит для внедрения на больших предприятиях с разнонаправленной деятельностью, в структуре которых присутствуют территориальные представительства.
Отечественное программное обеспечение конкурентоспособное. Оно не уступает европейским и американским аналогам ни по функционалу, ни по использованным технологиям. Единственное, наши программы пока не завоевали большую популярность, известны в узких кругах, и количество установок заметно меньше. Когда предприятие имеет только пару направлений, неразветвленную сеть структурных подразделений, то может сэкономить и ограничиться отечественным вариантом софта. Он стоит дешевле, ниже расходы на установку, обучение персонала, поддержку системы. К тому же разработчик может предложить дополнительную услугу по адаптации программы именно к особенностям деятельности компании.
Виды программ для бюджетных процессов
Как таковой четкой классификации нет. Подразделение на те или иные виды происходит с учетом следующих характеристик системы бюджетирования:
Эти качества становятся определяющими при подборе системы для установки на предприятии.
Масштабируемость
Данная характеристика определяет количество рабочих мест, которые возможно настроить в рамках одной системы, а также максимальное расстояние между ними. Например, в настольных вариантах программного обеспечения можно подключить к системе не больше пяти сотрудников. Они составляют и анализируют доходы и расходы предприятия. Территория — одно здание. В числе подключенных к системе могут быть специалисты бухгалтерии и отдела экономики, руководитель.
Такая программа — решение для небольшого предприятия, а также начинающих осваивать азы предпринимательства. ПО простое и понятное. Его минус в том, что подобная программа не подходит для крупного и даже среднего бизнеса.
Есть локальные варианты. К ним могут подключаться множество сотрудников. Территория тоже ограничена одним зданием.
Самые продвинутые распределенные программы. К ним подключают даже специалистов, работающих в филиалах. Чаще всего на такую работу рассчитаны импортные программы.
Свойство адаптировать систему
Такая характеристика оценивает, можно ли настроить или доработать ПО согласно особенностям деятельности предприятия. Есть программы, где это свойство ограничивается возможностью откорректировать некоторые данные. Имеются варианты, которые жестко привязаны к одной процедуре.
Если использовать жесткий вариант ПО, то невозможно изменить порядок операций. Так, имеются варианты составления статей расходов и доходов в торговых, производственных и государственных предприятиях. Подобные программы нельзя использовать, если ваша деятельность связана с куплей-продажей, т. к. вам сначала нужно определить доходы и расходы при реализации товара, а также отдельно вывести статью на покупку продукции. Подобный вариант подходит только для бизнеса с одним направлением деятельности.
Рынок предлагает более совершенное программное обеспечение. Оно создано с учетом того, чтобы предприятия могли адаптировать систему под свои нужды, выстраивать новые бизнес-модели, строить зависимости одних показателей от других. Такое программное обеспечение проходит под названием технологической платформы. Подобные системы позволяют не только успешно решать вопросы введения автоматических процессов в вопросы построения бюджета, но и служить хранилищем для корпоративной информации, автоматизировать регистрацию документов, их архивирование.
Минусом подобных продвинутых систем является то, что в адаптивной программе мало прописанных моделей, поэтому больше времени и средств может уйти на настройку и обучение.
Цена лицензионной версии
Есть три вида систем: