как работать кассиром в магазине продуктов обучение
Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников
Начиная с февраля 2017 года предпринимателей обязали установить кассы, функционирующие онлайн. Поэтому у тех, кто только начинает привыкать к нововведению, возникает масса вопросов. Из чего состоит касса онлайн и в чём её отличия от привычной ККТ?
Что представляет собой новое оборудование
Онлайн-касса — небольшой по размеру аппарат, оборудованный фискальным накопителем, который посредством интернета передаёт в налоговую данные о расчётных операциях. Также новое оборудование включает устройство для печати чеков и сетевую карту для подключения к интернету. На корпусе аппарата имеются кнопки управления и разъёмы для подключения к кабельному интернету или беспроводному.
Основным пользователем такого аппарата на любой торговой точке является кассир. Он и принимает все решения касательно применения техники при проведении расчётов с покупателями. К приему платежей допускаются только сотрудники, изучившие правила эксплуатации онлайн-кассы. Они же отвечают за сохранность и исправность техники.
Онлайн-касса — принципы работы
Работу с такой кассой продавец начинает с получения чековой ленты и других необходимых аксессуаров для работы кассы. Утром кассир открывает смену, выгоняя соответствующий отчёт. Этот отчёт, как и прочие документы, в электронном формате передаётся оператору фискальных данных. В нём отражены данные о самом устройстве и о работнике, открывшем смену.
Рассчитывая покупателя, кассир вводит на клавиатуре сумму и нажимает кнопку для выхода чека. Берет от покупателя деньги и готовит сдачу. Затем отдаёт сдачу покупателю вместе с распечатанным чеком. Указанная в нём сумма также отправляется ОФД. Оператор проверяет поступившие данные и подтверждает их получение. Он же посылает сведения в налоговую службу, где они хранятся в течение нескольких лет. Весь этот процесс занимает по времени всего 3—5 секунд, поскольку система передачи данных и схема работы кассы онлайн — процедуры автоматизированные.
Требования к онлайн-кассам
При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ. Перечислим основные из них:
Печать бумажных чеков не требуется только для интернет-торговли, поскольку она подразумевает отправку чеков в электронном формате.
Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов
Основное отличие в том, что они передают данные через интернет. За эту функцию отвечает фискальный накопитель, хранящий информацию обо всех денежных операциях, имеющий свой номер и определенный срок годности. В каком-то смысле он является заменой контрольной кассовой ленты — ЭКЛЗ. Регистрация устаревших касс проводилась при личном визите в налоговую службу, а онлайн-касса регистрируется удалённо, посредством сайта ФНС или фискального оператора. Раньше данные снимались с контрольной ленты работниками центра техобслуживания во время личного визита, сегодня их передача осуществляется в режиме реального времени. На старых кассовых аппаратах должна была присутствовать голограмма, говорящая о том, что касса зарегистрирована. На современных аппаратах эту же функцию выполняет заводской номер.
Чек, выпускаемый обычной кассой, включал всего 7 реквизитов, а на чеке онлайн-кассы их 24. И последнее отличие новой техники — это возможность не только выгонять бумажные чеки, но и пересылать покупателю электронные. То есть техника стала намного более функциональной и удобной в использовании. Она избавляет предпринимателей от необходимости регулярного личного посещения налоговых органов. Также сократились выездные проверки инспекторами налоговой, а чеки содержат всю нужную информацию, обеспечивающую защиту прав потребителей.
Подключение и модернизация
Как работает касса онлайн, мы рассмотрели. Теперь уделим внимание вопросу о том, как подключить новое оборудование. Чтобы не нарушать закон, первым делом нужно зарегистрировать кассу в реестре ФНС и обеспечить её бесперебойное соединение с сетью интернет. Также потребуется подключение к оператору фискальных данных.
Предприниматели имеют возможность не покупать новое устройство, а модернизировать уже имеющуюся кассовую технику, за исключением совсем «древних» аппаратов. Многие современные модели позволяют подключить их к сети интернет и имеют вход для фискального накопителя. Модернизация обходится дешевле по сравнению с приобретением новых устройств.
Принцип работы онлайн-кассы (пошагово)
Чтобы получить от кассира электронный чек, покупатель должен предоставить информацию: номер своего личного телефона или e-mail. Данные в отправленной покупателю ссылке можно расшифровать, просканировав QR-штрихкод, содержащийся в чеке. Чтобы это сделать, в смартфоне нужно установить специальное мобильное приложение.
При взаимодействии с онлайн-кассой нужно быть очень внимательным. Деятельность индивидуальных предпринимателей и торговых организаций строго контролируется налоговой службой, поэтому нельзя допускать ошибки. Это может вызвать нежелательные вопросы со стороны инспекторов или спровоцировать выездную проверку. Если чек сформирован с ошибками, данные уйдут в контролирующие органы и изменить их будет нельзя. В этом случае поможет процедура оформления возврата товара, которая также будет передана в ФНС. Ошибочные чеки рекомендуется некоторое время сохранять, поскольку их может потребовать налоговая служба при проверке.
В начале рабочего дня, когда кассир открывает смену, в отчёте указываются дата, время и Ф. И. О. сотрудника. По окончании рабочего дня также необходимо провести процедуру закрытия смены. В этот момент в ОФД поступает информация о количестве чеков, сумме проведённых за день операций и их видах (безналично осуществлялся расчёт или наличными деньгами). Если у нового сотрудника возникли вопросы касательно онлайн-кассы, он может найти большинство ответов на них в прилагаемой к аппарату инструкции. Чтобы процесс использования стал ещё более понятным, можно посмотреть в интернете видео по работе с такой кассой или обратиться за помощью к специалистам. Например, в компанию «ККТ Астрал», реализующую доступную по цене контрольно-кассовую технику и предлагающую грамотное техническое обслуживание.
Памятка для кассира
При приеме на работу в ИП или торговую организацию кассиры должны специально обучаться работе с новой кассой и получать на руки должностную инструкцию. Чтобы избежать проверок и штрафов, необходимы правильный расчет покупателей, обязательная выдача чеков и внимательная работа с деньгами. Кроме того, нужно знать, как грамотно урегулировать споры с покупателями и уметь оформлять возврат товара и денег. Нельзя допускать присутствия у кассового аппарата посторонних лиц, не имеющих допуска к работе с ним, и оставлять своё рабочее место без присмотра. Следует своевременно заменять чековую ленту. Открытие и закрытие смены должно проводиться только соответствующими лицами, указанными в реквизитах чеков.
Кассир несёт ответственность не только за денежные средства, их излишки или недостачу, но и за поддержание работоспособности техники. В случае поломки или нестабильности в работе устройства он обязан немедленно сообщить об этом руководству. При допущении ошибок в работе с онлайн-кассой руководство может налагать штрафы на сотрудника в соответствии с внутренним регламентом компании.
Нет повода для беспокойства: научиться работать с новым оборудованием достаточно легко и просто. Для продавцов и покупателей при применении онлайн-касс процесс торговли не сильно изменится. Процесс обмена информацией с контролирующими органами проходит незаметно, поэтому внешне продажа товаров выглядит как обычно.
Как начать работать новому кассиру с онлайн-кассой?
Работающим на онлайн-кассах сотрудникам необходимо обладать определенными знаниями и умениями. Следствием неправильных действий кассира при работе с программным обеспечением могут стать серьезные штрафы. Поэтому в эффективном обучении персонала в первую очередь заинтересовано руководство предприятия торговли. После принятия закона 54-ФЗ у ответственных лиц возникает множество вопросов относительно организации работы продавцов.
Какие документы необходимы для допуска сотрудника к работе с онлайн-кассой?
В обязанности каждого нового кассира после приема на работу входит прохождение инструктажа по технике безопасности. Указанное требование установлено как законодательством об охране труда, так и инструкцией по эксплуатации онлайн-касс. Поскольку ККТ находится под электрическим напряжением, все работающие с оборудованием сотрудники должны пройти обучение правилам безопасности при его эксплуатации.
После прохождения инструктажа необходимо отобразить данный факт в соответствующем журнале. Обязательно также ознакомление кассиров со следующими документами:
При этом кассир обязательно должен подписать два первых документа. С остальными достаточно ознакомиться.
Подписывать договор ПМО нужно со всеми продавцами от 18 лет. В противном случае при недостаче в кассе денег сотрудник понесет ответственность лишь в пределах среднемесячной зарплаты. Желательно, чтобы обязанность работника подписывать договор ПМО была отмечена в тексте трудового соглашения и должностной инструкции. В этом случае сотрудник будет обязан его подписать.
Наличие должностной инструкции кассира является обязательным. Она отображает право сотрудника работать на онлайн-кассе и оперировать материальными ценностями.
Всем кассирам необходимо пройти стажировку со сдачей практических экзаменов своим наставникам. Лишь после обучению всем основным операциям сотрудника можно допустить к повседневной работе с ККТ.
При покупке онлайн-кассы с программным обеспечением для автоматизации торговли кассиров нужно дополнительно обучить использованию преимуществ данных программ. Применение сотрудниками полезных инструментов повысит эффективность его работы, а значит — уровень рентабельности предприятия и размеры прибыли собственника.
Алгоритм действий кассира в начале рабочей смены
Сразу по приходе на работу кассиру следует подойти к непосредственному руководителю для получения следующих вещей:
Деньги обязательно следует пересчитать в присутствии выдавшего их сотрудника. После этого кассир расписывается в журнале о получении этих средств.
После прихода на свое рабочее место сотрудник выполняет следующие действия:
У руководителя есть возможность удаленной проверки каждого выбитого чека в режиме реального времени. Для этого используются специальные приложения для розничной торговли. Эти программные продукты обеспечивает не только дополнительный контроль сотрудников, но и проведение сложной аналитики бизнес-процессов предприятия.
При приеме нового работника прежде всего необходимо организовать его обучение. Корректное соблюдение алгоритмов кассовых операций исключит ошибки при работе с ККТ. За нарушение законодательства установлены довольно серьезные штрафы. Поэтому лучше продлить время стажировки сотрудников, чем впоследствии оплачивать пробелы в их знаниях и умениях.
Как начать работать с онлайн-кассой?
Работа с кассовым оборудованием является непростым занятием, особенно для тех, кто еще не пользовался онлайн-кассами и не знает всех тонкостей. Кассир должен иметь определенные знания и умения в этой области, ведь из-за ошибок, допущенных при расчете покупателей, хозяин торговой точки, да и сам сотрудник, могут получить немалые штрафы от Налоговой инспекции. Именно по этой причине эффективное обучение будет выгодно не только работникам розничных точек, но и предпринимателям, нанимающим первых на работу. В связи с принятием Федерального закона №54, ответственные лица озадачились серьезными вопросами, касательно организации деятельности персонала, работающего с кассами. В настоящей статье мы постараемся подробно разобраться, как начать работать с онлайн-кассой новым сотрудникам и как не заработать штрафы себе и своему начальству.
Обучение работе на онлайн-кассе
Обучим работе на кассе вас и ваших сотрудников. Полный инструктаж для уверенной работы на вашем кассовом оборудовании — от 2000 руб.
Что необходимо сотруднику для работы с кассовым оборудованием?
С первого взгляда может показаться, что для начала работы с кассовой техникой работнику необходимо не так уж и много. Однако, если не придерживаться определенных правил, обучение может оказаться неэффективным и привести к неприятным последствиям. Итак, что нужно знать при работе с онлайн-кассой новоиспеченному кассиру?
Для начала кассир, сразу после выхода на работу, обязан пройти вводный инструктаж по технике безопасности и охране труда. Его проведение регламентировано не только законодательством, но и инструкциями по использованию кассового оборудования. Онлайн-кассы подключаются к электричеству и работают от сети, поэтому все, кто работают с ними, обязаны изучить правила безопасности при использовании данной техники.
Пройдя инструктаж техники безопасности, сотрудник должен сделать пометку об этом в специальном журнале записей. Кроме того, до начала работы ему необходимо ознакомиться со следующей документацией:
Договор ПМО и должностная инструкция требуют подписи сотрудника, остальная документация — лишь тщательного ознакомления.
Обратите внимание!
Подписание договора о материальной ответственности является обязательным действием для всех совершеннолетних продавцов. При отсутствии подписанного документа, в случае нехватки денежных средств в кассе, работник будет обязан возместить лишь сумму, не превышающую среднемесячную заработную плату. Если не хотите попасть в такую ситуацию, упомяните обязанность подписания договора в трудовом соглашении или должностной инструкции. При таком раскладе нанимаемый на работу не сможет отказаться от подписания документов.
Должностную инструкцию обязательно должен иметь каждый кассир, так как в ней прописывается возможность пользоваться кассовой техникой и управлять материальными ценностями.
Наниматель должен предоставить работнику стажировку с обучением, по окончании которой последний сдаст экзамен по изученному материалу. Только пройдя стажировку и освоив основные операции, проводимые на кассовой технике, работника следует допускать к расчету с покупателями.
При наличии на кассовом оборудовании программ для автоматизации работы магазина, потребуется также провести обучение по данным программам для новых работников. Если кассир будет осведомлен обо всех преимуществах и инструментах онлайн-кассы, его работоспособность увеличится в несколько раз, и, следовательно, выручка предпринимателя также будет расти, а рентабельность магазина — увеличиваться.
Как работать на онлайн-кассе новичку?
Давайте разберемся в алгоритме действий работника при работе с кассовым оборудованием. С чего же стоит начинать рабочую смену? Придя на смену, сотрудник, намеревающийся работать с кассой, должен найти своего непосредственного руководителя и получить от него следующие инструменты для работы:
- Ключ, чтобы открыть денежный ящик. Запасной рулон чековой ленты. Денежные средства для размена и мелочь. При необходимости дополнительный инвентарь (в зависимости от специфики работы).
Онлайн-кассы от Мультикас
Приобретайте кассовое оборудование для расчета покупателей по специальным ценам!
Полученные денежные средства должны быть пересчитаны кассиром в присутствии сотрудника, который их выдал. После чего кассир подтверждает получение этой суммы подписью в журнале учета денежных средств.
Работа с онлайн-кассой для новичка должна начаться с выполнения нескольких простых действий, после чего можно будет начать рассчитывать покупателей:
Не стоит забывать также о закрытии смены после ее окончания. По истечении рабочего дня работник должен напечатать отчет о закрытии и сдать наличные денежные средства. Это нужно сделать не позднее 24 часов после открытия смены, иначе касса перестанет печатать квитанции. Отчет должен отправляться ОФД и содержать следующие данные:
- Количество выданных квитанций (а также не ушедшие ОФД) Сумма проведенных расчетов и способы оплаты. Данные о смене, работнике кассы и прочее.
Выручка должна сдаваться в конце смены руководителю или старшему кассиру, а затем передаваться в инкассацию.
Важно!
На начальном этапе руководителям лучше не оставлять новых сотрудников без присмотра. Благодаря специальным программам для розничных продаж, предприниматели могут отслеживать процесс расчета кассиром каждого покупателя в реальном времени. С помощью таких приложений можно не только следить за правильностью проведения расчетов с покупателями, но и анализировать все бизнес-процессы торговой точки или организации.
Штрафы за неправильную работу с онлайн-кассой
При проведении расчетов с покупателями «мимо кассы» или полном отсутствии оборудования на рабочем месте могут выписываться следующие штрафы:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — 25−50% от суммы проведенных расчетов, но не менее 10 000 рублей. Организациям — от 75−100% от суммы проведенных расчетов, но не менее 30 000 рублей.
За работу с неправильно настроенным или незарегистрированным кассовым оборудованием полагается:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — от 1 500 до 3 000 рублей. Организациям — от 5 000 до 10 000 рублей.
Если потребитель просит выслать квитанцию в электронном виде, а вы этого не сделали:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — 2 000 рублей. Организациям — 10 000 рублей.
При первом кассовом нарушении Налоговая инспекция может прислать уведомление, а не штраф. Но, если вы одновременно с кассовым совершили налоговое нарушение (недоплатили налоги), будьте готовы к следующим последствиям, которые одинаковы и для предпринимателей, и организаций:
- Осуществить доплату налогов. Оплатить штраф в размере 20−40% от суммы недоплаченных налогов. Оплатить пени за каждый день просрочки — 1/300 от ставки ЦБ.
Вывод
Итак, в данной статье мы поговорили о том, как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику, и разобрали алгоритм действий кассового работника в начале и конце рабочей смены. Напоминаем, что при оформлении нового сотрудника, лучше предоставить ему стажировку с обучающей программой. Если новоиспечённый кассир будет соблюдать правильный алгоритм проведения кассовых расчетов, это поможет ему избежать допущения ошибок. Кроме того, за неправильную работу с кассовым оборудованием можно получить немалый штраф как работнику, так и предпринимателю. Поэтому рациональнее уделить больше внимания на обучение сотрудников работе с ККТ.
Нужна помощь с обучением сотрудников работе на онлайн-кассе?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем пройти полное обучение.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Как работать на кассе: инструкция для кассира
Не так давно были приняты новые требования, касающиеся установки и последующего использования кассовой техники. В связи с этим правила ее эксплуатации претерпели некоторые изменения. Отныне не только кассиру, но и руководителю организации необходимо быть осведомленным в особенностях и принципе работы онлайн-кассы. Это важное условие, которое должно быть соблюдено во избежание неприятностей с налоговой службой. Так что нужно знать, чтобы работать на кассе и не получить штраф от налоговой инспекции?
Работа на ККМ: ознакомление с особенностями работы на кассе и требования к аппарату
В первую очередь необходимо выяснить, что собой представляет обновленная контрольно-кассовая машина (ККМ). Это приспособление, которое разработано для взаимодействия организации с налоговой инспекцией в режиме online. Основные требования к аппарату следующие:
Полный перечень требований перечислен в статье 4 Федерального закона под номером 54. Перед тем, как начать использовать кассовый аппарат, предприниматель должен провести его проверку. Важно, чтобы он полностью соответствовал всем пунктам Федерального закона, касающегося применения контрольно-кассовой техники. Чтобы проверить аппарат, можно использовать следующие электронные сервисы «Проверка ФН» и «Проверка ККТ». Их можно найти на сайте фискальной службы.
Что касается особенностей взаимодействия между кассовым аппаратом, кассиром и покупателем (клиентом), то они следующие:
Любой сотрудник, получивший детальный инструктаж, может стать кассиром. При этом он обязательно должен ознакомиться с основными требованиями действующего законодательства, которые касаются работы с конкретной моделью кассового аппарата. Дополнительно владельцу бизнеса следует составить и заключить договор с сотрудником. В нем должна быть прописана полная материальная ответственность, помогающая избежать неприятных инцидентов с фискальной службой. Например, при возникновении недоразумений вся ответственность ложится на плечи сотрудника, который должен возместить нанесенный ущерб.
Особенности правильной работы на кассе в магазине или супермаркете
Предварительно работник проходит обучение и получает доступ к денежному ящику. Еще ему выдается чековая лента. Только после этого он приступает к работе. В начале дня кассиру нужно напечатать отчет об открытии смены. Он отправляется оператору фискальных данных. Обычно смена закрывается по окончании рабочего дня. Кассир осуществляет сдачу наличных денег и составляет отчет о закрытии.
Во время обучения работе на кассе важно ознакомить работника с разными ситуациями и порядком действий. Например:
Во всех остальных ситуациях действия кассира соответствуют описанному выше алгоритму. Только на первый взгляд создается впечатление, что работа с кассовым аппаратом очень сложная. На самом деле это не так.
Как избежать наказания со стороны ФНС?
Важно соблюдать такие правила:
Установкой и последующей настройкой кассовых аппаратов занимаются только специализированные организации. В спектр их услуг также входит обучение персонала работе на кассе. Чтобы узнать об особенностях работы на кассовом аппарате, установить соответствующее программное обеспечение или выбрать ОФД следует воспользоваться помощью профессионалов.
Кассовый аппарат для начинающих
Принятый в 2017 году 54-ФЗ обязал абсолютное большинство российских предпринимателей использовать при расчетах онлайн-кассы. В их числе оказались и те бизнесмены, которые ранее не должны были пользоваться ККТ и не знали основных правил и требований к ведению кассового учета. Разберем подробно все тезисы, которые нужно знать при работе с кассовым аппаратом.
Как пользоваться кассовым аппаратом. Общие правила
Кто может работать с ККТ
Современные кассы имеют интуитивно понятный интерфейс и очень просты в использовании. Не нужно дополнительно обучать персонал работе с кассой. Проводить простейшие операции на кассе — продажу и возврат — может человек, не имеющий специальной квалификации.
Обязанности кассира
Обязанности сотрудника, работающего с кассой, определяются положениями его трудового договора, должностной инструкцией и общими правилами работы с контрольно-кассовой техникой, к которым относятся:
Вопросы работы с кассовым аппаратом
Как и любая другая техника, кассовый аппарат может выходить из строя. Это может быть связано как с программными сбоями, так и с физическими повреждениями кассы. Кассир обязан вовремя заметить неисправность, обратиться к компетентным сотрудникам для ее устранения и при необходимости — подготовить кассу к сдаче в ремонт.
Самая частая операция, которую приходится выполнять кассиру — замена чековой ленты. Современные кассы АТОЛ устроены максимально просто и удобно для кассира — на замену ленты уходит всего несколько секунд. Не нужно заправлять рулон в специальный держатель, достаточно просто бросить рулон чековой ленты в специальное отделение и можно продолжать работу. Кассы могут работать как с узкой, так и с широкой чековой лентой — применение того или иного вида ленты зависит от потребностей бизнеса.
Также частая проблема, с которой сталкиваются кассиры — потеря связи с интернетом. В течение 30 дней фискальный накопитель собирает информацию о проведенных операциях, после чего, если не будет установлено интернет-соединение, блокирует работу кассы. Исправить проблему можно путем установления стабильного интернет-сигнала на торговой точке или обновлением параметров соединения в настройках ККТ.