построение системы классификации и кодирования
3.4. Построение системы классификации и кодирования
Проектирование ведется по методикам, рассмотренным в курсе «Информационные системы в экономике».
В данном разделе необходимо привести перечень номенклатур, перекрываемых классификаторами (ранее используемыми и новыми) ИС в следующем виде (см.рис. 8).
Количество классификационных признаков
Рис.8. Структура описания классификаторов ИС.
По каждому классификатору приводится структура кодового обозначения (см.рис.9.).
Номер студента в группе
3.5. Организация внутримашинной информационной базы
В данном разделе необходимо представить описание основных принципов построения информационной базы: однократный ввод и многократное использование, минимизация объемов хранения, целостность и т.п. Представить перечень баз данных системы и схему распределения баз данных по ЭВМ ИС, привести количественные характеристики состава и объема по каждому центру хранения. По каждой базе данных оформить схему базы данных (привести перечень таблиц с условно-постоянной информацией с указанием степень связей между таблицами:1:1, 1:М, М:1, М:М). Данную схему необходимо представлять с применением инструментальных средств среды разработки (если данная функция реализована в среде разработки).
Дополнительно необходимо представить структурную схему связи рабочих мест (ЭВМ) с базой данных и привести перечень автоматизированных функций (задач) реализуемых с использованием информации из БД.
3.6. Организация внемашинной информационной базы
Раздел должен отражать основные принципы построения, места хранения документов, состав (перечень документов), объемы и динамику изменения объемов хранения. Порядок хранения документов (по номерам, по датам, подразделениям) и порядок манипулирования документами на всем жизненном цикле. Дополнительно требуется представить решения по синхронизации документального хранилища с БД на машинных носителях (синхронное или асинхронное внесение изменений, контроль полноты и т.п.).
3.7. Описание организации информационной базы
Состоит из двух подразделов:
описание внемашинной ИБ;
описание внутримашинной ИБ.
3.7.1. При описании внемашинной информационной базы приводится перечень мест хранения (подразделений, рабочих мест) в соответствии с организационной структурой объекта автоматизации (см.рис.10).
Наименование подразделения (рабочего места)
Количество видов хранимых документов
Документ «Описание систем классификации и кодирования»
УКАЗАНИЯ ГОСТ:
Настоящие методические указания распространяются на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливают требования к содержанию документов, разрабатываемых при создании АС.
Описание систем классификации и кодирования
1 ПЕРЕЧЕНЬ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ КЛАССИФИКАТОРОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В АС
ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
1.1 Общероссийские классификаторы
1.2 Международные классификаторы
Зарегистрированные международные классификаторы в системе не используются.
Либо:
В АС Кадры используются следующие зарегистрированные международные классификаторы:
— ИСО 3166-93 «Коды для представления названий стран» (справочник «Страны»):
Объектами классификации являются суверенные государства или любые другие территории, имеющие политические, экономические, географические или исторические особенности и представляющие интерес с точки зрения внешнеторговых операций, и транспортных перевозок.
Объекты справочника используются при оформлении заявлений.
— т.д.
— пр.
1.3 Системные классификаторы
В АС Кадры используются следующие системные классификаторы:
— Справочник сотрудников;
— Справочник типов документов;
— т.д.;
— пр.
Справочник сотрудников содержит:
— Перечень подразделений организации;
— Перечень должностей;
— Перечень сотрудников и информацию о занимаемых должностях;
— Перечень ролей сотрудников.
Справочник типов документов содержит:
.
.
2 ОПИСАНИЕ МЕТОДА КОДИРОВАНИЯ
2.1 Классификатор стран мира
Классификатор состоит из следующих блоков:
— цифровой идентификации;
— наименования стран;
— буквенной идентификации.
Блок цифровой идентификации построен с использованием порядкового метода кодирования с применением трех цифровых десятичных знаков.
Блок наименования состоит из краткого и полного официального наименования страны (территории). Отсутствие в позиции классификатора полного наименования страны означает его совпадение с кратким наименованием.
Блок буквенной идентификации стран представляет собой трехзначный код, знаками которых являются буквы латинского алфавита.
Основным принципом, который использовался при создании буквенных кодов, является принцип визуальной ассоциации кодов с названиями стран на английском, французском или других языках.
Шаблон описания систем классификации и кодирования по ГОСТ 34
Структура и содержание документа
Требования к структуре описания систем классификации и кодирования по ГОСТ 34 устанавливаются РД 50-34.698-90. В общем случае документ должен состоять из следующих разделов:
1 Перечень зарегистрированных классификаторов, применяемых в АС
2 Описание метода кодирования
3 Структура и длина кода
4 Указания о системе классификации
5 Другие сведения
Содержание документов является общим для всех видов АС и, при необходимости, может дополняться разработчиком документов в зависимости от особенностей создаваемой АС. Допускается включать в документы дополнительные разделы и сведения, объединять и исключать разделы.
Содержание документов, разрабатываемых на предпроектных стадиях по ГОСТ 34.601, и организационно-распорядительных определяют разработчики в зависимости от объема информации, необходимой и достаточной для дальнейшего использования документов.
Примечание
Оформление документа
Документ выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
Для размещения утверждающих и согласующих подписей к документу рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения.
Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы. Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
Системы классификации и кодирования информации
Классификаторы представляют собой систематический свод, перечень каких-либо объектов, позволяющий находить каждому их них свое место, и имеют определенное (обычно числовое) обозначение. Система классификации позволяет сгруппировать объекты выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов — это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.
В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.
Классификатор — систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.
Назначение классификатора:
Разработаны три метода классификации объектов, которые различаются разной стратегией применения классификационных признаков.
Методы классификации объектов:
Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е. какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии. Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.
В отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet — рамка). Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение. Схема построения фасетной системы классификации представляется в виде таблицы. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам). В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. Достоинства фасетной системы классификации: возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок; возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок. Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.
Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Унифицированные системы документациисоздаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.
Схемы информационных потоковотражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
Для создания информационного обеспечения необходимо:
Лабораторная работа 2. Проектирование системы классификации и кодирования
Лабораторная работа 2
ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ
Цель работы: получить навык проектирования систем классификации и кодирования различных видов информации, полученной в ходе проведения предпроектного обследования бизнес-процессов предприятия.
Задачи: для каждого элемента перечня данных предпроектного обследования сформулировать и поставить в соответствие свой уникальный код.
Классификация – система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком. При этом под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств.
Описание систем классификации и кодирования содержит перечень применяемых в АС зарегистрированных классификаторов всех категорий по каждому классифицируемому объекту, описание метода кодирования, структуры и длины кода, указания о системе классификации и другие сведения по усмотрению разработчика.
Классификатор представляет собой систематизированный свод стандартных кодов и наименований классификационных группировок и (или) объектов информации, построенных в соответствии с установленными системами классификации и кодирования информации.
По своему статусу классификаторы являются нормативными документами по стандартизации, которые разрабатываются по определенным правилам, утверждаются (принимаются) в установленном порядке и являются обязательными для применения в соответствующих сферах управления.
В зависимости от уровня утверждения и области применения классификаторы подразделяются на следующие категории: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Каждая позиция классификатора состоит, как правило, из наименования и кода классификационной группировки или объекта классификации.
При любой классификации желательно, чтобы соблюдались следующие требования:
– полнота охвата объектов рассматриваемой области;
– возможность включения новых объектов.
При классификации широко используются понятия «классификационный признак» и «значение классификационного признака», которые позволяют установить сходство или различие объектов.
Разработаны три метода классификации объектов: иерархический, фасетный, дескрипторный, которые различаются разной стратегией применения классификационных признаков.
Иерархическая система классификации строится следующим образом:
– исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;
– каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;
– каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень и т. д.:
В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.
Достоинства иерархической системы классификации: простота построения; использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации; жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки; невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.
Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами. Каждый фасет (Фi) содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение:
Достоинства фасетной системы классификации: возможность создания большой емкости классификации, т. е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок; возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок. Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.
Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска. Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:
– отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
– выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т. е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;
– создается словарь дескрипторов, т. е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.
По другой классификации методы кодирования делятся на последовательные, параллельные и серийно-порядковые.
Последовательный метод кодирования – образование кода классификационной группировки и(или) объекта классификации с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации.
Преимуществом этого метода кодирования является простота, а недостатком – негибкая структура.
Параллельный метод кодирования – образование кода классификационной группировки и(или) объекта классификации с использованием кодов независимых группировок.
Этот метод кодирования вследствие его блочной структуры хорошо приспособлен для часто изменяющихся задач. К недостаткам следует отнести избыточность метода.
Порядковый метод кодирования – образование кода из чисел натурального ряда путем сквозной регистрации объектов. Данный метод обладает наибольшей полнотой и простотой для идентификации объектов. Но применение его в чистом виде неэффективно, так как на его основе трудно получить итоги по объектам со сходными признаками.
Серийно-порядковый метод кодирования – образование кода из чисел натурального ряда, закрепление отдельных серий или диапазонов этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Например, с 1-го номера по 10-й закодирована одна группа объектов, с 11-го по 30-й – другая, с 31-го по 100-й – третья группа. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два или несколько порядковых признаков.
На практике методы кодирования в чистом виде применяются редко, в основном используются их различные комбинации. Выбор методов кодирования зависит от назначения классификатора и решаемых задач.
Описание хода работы
Для обобщения результатов предпроектного обследования составить отчет в соответствии с правилами организации системы классификации и кодирования. В отчете должны быть представлены следующие пункты.
1. Обследование организационной структуры объекта автоматизации. В данном разделе должен быть представлен детальный перечень структурных подразделений с указанием взаимодействия между ними с указанием степени подчиненности (если возможно). Для каждого внутреннего подразделения указать перечень должностных лиц с указанием их подчиненности. Данные представить в форме таблиц: