превентивная консервация документов это
Как проводится консервация основных средств
Консервация основных средств применяется в период простоя. Данное мероприятие – право, но не обязанность работодателя.
Что представляет собой консервация ОС?
Основные средства представляют собой собственность компании. К ним относятся земельные участки, постройки, оборудование и прочее. Консервация ОС – это комплекс мероприятий по временному завершению эксплуатации одного или нескольких основных средств. Основная особенность рассматриваемого мероприятия – введение ОС в эксплуатацию спустя срок, указанный в документах.
Суть процедуры объясняется его названием. Консервация обозначает сохранение. Цель мероприятия – сохранение качества и характеристик ОС, количества средств на расчетных счетах. При этом также снижаются или прекращаются вовсе расходы на эксплуатацию средств. Одновременно с этим ОС не приносит никакой прибыли.
ВАЖНО! Максимальный срок консервации составляет 3 года. В некоторых случаях его можно продлить.
В каких случаях проводится консервация?
Консервация актуальна при наличии следующих обстоятельств:
То есть консервация нужна, когда ОС временно не эксплуатируется по различным причинам.
Последствия консервации основных средств
Консервация подразделяется на два основных этапа:
Консервация предполагает документальное оформление. Это добровольная процедура. То есть предпринимателю не обязательно составлять документы. Можно просто прекратить эксплуатацию. С другой стороны, лицу выгодно именно провести полноценную консервацию. Рассмотрим последствия этой процедуры:
У консервации больше плюсов, чем минусов, а потому она довольно часто применяется.
Какие основные средства подлежат консервации?
Консервировать можно любой объект, который относится к ОС. То есть который зафиксирован на счете 01. Для указания предмета на этом счете должны быть соблюдены условия:
К ОС будут относиться здания, служебные транспортные средства, оборудование, оргтехника, природные ресурсы.
ВНИМАНИЕ! Природные ресурсы не консервируются, так как на них не начисляется амортизация. То есть утрачивается мотивация к проведению мероприятия.
Порядок оформления консервации основных средств
Оформление консервации детально регламентируется для бюджетных и государственных структур. Порядок процедуры для коммерческих организаций является менее строгим. Консервация подразделяется на следующие этапы:
Составляется приказ о переводе ОС в консервацию. Нужен он для фиксации намерения руководства. Это необходимая бумага. На ней должна стоять подпись руководителя компании. В документе указываются следующие данные:
Также оформляется акт консервации. Нужен он для фиксации уже выполненной процедуры. Составляется по желанию руководителя. На документе ставится подпись участников комиссии и руководителя. В нем указываются следующие сведения:
Документ составляется в произвольной форме.
Нюансы уплаты налогов
В рамках консервации уплачивается как транспортный налог, так и налог на имущество. Если организация находится на ОСНО, налоговое бремя уменьшается на эту сумму. НДС восстанавливать не требуется. Однако иногда такая необходимость появляется:
Во всех этих случаях нужно искать первичную документацию, а затем восстанавливать НДС.
Бухучет консервации основных средств
Перевод ОС на сохранение фиксируется в бухучете после подписания приказа и утверждения акта. Даже после перевода объекта в консервацию он продолжает числиться в составе ОС. Для фиксирования объектов в бухучете открывается субсчет «ОС на консервации».
Консервация предполагает ряд трат. К примеру, затраты на транспортировку. Они относятся к внереализационным тратам, так как не принимают участия в производстве.
Процесс завершения консервации
Важно не только правильно ввести предмет в консервацию, но и вывести его из сохранения.
Расконсервация выполняется тогда, когда принимается решение о необходимости в эксплуатации объектов или же по завершении срока действия консервации. Данное решение нужно оформить при помощи приказа о прекращении консервации.
После расконсервации начинает начисляться амортизация. Начисление начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем оформления приказа о прекращении сохранения объекта.
Акт консервации оборудования
Акт консервации оборудования — это составленный комиссией в произвольной форме документ, который подтверждает, что все перечисленные в нем объекты подлежат приостановлению эксплуатации на определенный срок с возможностью ее возобновления в дальнейшем.
Основные причины для консервации
Существуют три причины, почему консервируют оборудование:
Основания для проведения консервации оборудования
Консервацию оборудования проводят в связи следующими обстоятельствами:
Кто решает консервировать оборудование
Основополагающее решение о «замораживании» ложится на директора фирмы. Он также закрепляет своей подписью распорядок дальнейших действий. Чтобы сформировать список оборудований, которые подлежат консервации, надо пройти инвентаризацию. Для этого директор своим распоряжением назначает комиссию, несущую ответственность за долгосрочное сохранение оборудования. Далее он издает непосредственно распоряжение о консервации.
Информация, которая должна присутствовать в документе
Акт должен содержать в себе следующую информацию:
Во время проведения инвентаризационного учета оборудование, которое предназначено для консервирования, комиссия выделяет в отдельную группу. Для его учета используется субсчет «Объекты, переведенные на консервацию». В акте такое оборудование прописываются с указанием фирмы-производителя, наименования модели и инвентаризационного номера.
Кто подписывает и для чего нужен акт консервации оборудования
Акт подписывается всеми участниками комиссии и утверждается директором организации. Он необходим директору для того, чтобы:
Срок консервации
По закону минимальный срок консервации оборудования составляет три месяца, а максимальный — три года. Исчисление начинается с даты утверждения документа. Если возникает необходимость продлить срок, то предложение о продлении должно выдвигаться не позднее чем за месяц до истечения срока консервации. Что касается повторной консервации оборудования, то здесь предложение вносится не ранее чем через пять месяцев после расконсервации (возобновление эксплуатации ранее законсервированного оборудования).
Типичные ошибки при заполнении документа
Так как у документа нет единой формы, его составляют в произвольной. Правда практика налоговых и аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры, заполняя документ, систематически допускают ошибки. Вот самые основные:
Конечно, все вышеперечисленные ошибки не могут свидетельствовать о недействительности документа. Вполне возможно такое заполнение было связано с объективными причинами.
Важно! Инспекция федеральной налоговой службы всегда проявит интерес к таким документам, так как посчитает их оформленными ненадлежащим образом. А значит, налоговая служба откажется возместить организации НДС и уменьшить налогооблагаемую базу прямого налога, взимаемого с прибыли организации.
Исправление ошибок
Если специалист по бухгалтерскому учету заметит ошибку в акте, он имеет право ее исправить. К примеру, если в документе была прописана неправильно сумма, то ее можно отредактировать путем перечеркивания и указания правильного значения. Однако не стоит забывать о том, что исправления в документе надо заверять правильно. Для этого достаточно:
При заполнении документа недопустимо использовать штрих-корректоры, помарки, поправки и подчистки.
Заключение
Итак, сегодня многие фирмы, компании, предприятия вынуждены приостанавливать свою работу по различным причинам и вводить консервацию того оборудования, которое мало используется или не используется вообще. Во-первых, такая процедура позволяет обеспечить наилучшую сохранность оборудования, а во-вторых, предприятие сильно сэкономит денежные средства, связанные с перечислением налоговых сборов. Правильно составленный акт о консервации может помочь тем фирмам, компаниям, предприятиям, которые не планируют завершить текущий финансовый год с прибылью.
Постановление Правительства РФ от 30 сентября 2011 г. N 802 «Об утверждении Правил проведения консервации объекта капитального строительства»
ГАРАНТ:
Настоящий документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 1 января 2021 г., установленное Федеральным законом от 31 июля 2020 г. N 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в настоящем документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), их несоблюдение может являться основанием для привлечения к административной ответственности
В соответствии с частью 9 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые Правила проведения консервации объекта капитального строительства.
Председатель Правительства
Российской Федерации
30 сентября 2011 г.
Правила
проведения консервации объекта капитального строительства
(утв. постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2011 г. N 802)
2. Решение о консервации объекта принимается в случае прекращения его строительства (реконструкции) или в случае необходимости приостановления строительства (реконструкции) объекта на срок более 6 месяцев с перспективой его возобновления в будущем.
4. Решение о консервации объекта (за исключением объекта государственной собственности) и об источнике средств на оплату расходов, связанных с консервацией объекта, принимает застройщик (заказчик).
5. В решении о консервации объекта должны быть определены:
а) перечень работ по консервации объекта, сформированный с учетом требований пункта 9 настоящих Правил;
б) лица, ответственные за сохранность и безопасность объекта, в том числе конструкций, оборудования, материалов и строительной площадки (должностное лицо или организация);
6. В настоящих Правилах под технической документацией понимается комплект документов, разрабатываемых проектной организацией по договору с застройщиком (заказчиком), включающих графические, расчетные и текстовые материалы, необходимые для организации и проведения работ по консервации объекта.
7. На основании принятого решения о консервации объекта застройщик (заказчик) совместно с подрядчиком проводит инвентаризацию выполненных работ по строительству (реконструкции) объекта с целью зафиксировать фактическое состояние объекта, наличие проектной документации, конструкций, материалов и оборудования. При этом:
а) выполняются схемы и чертежи с описанием состояния объекта и указанием объемов выполненных работ;
б) составляются ведомости, в которых указываются сведения:
о конструкциях, оборудовании и материалах, примененных (смонтированных) на объекте, в том числе о конструкциях, оборудовании и материалах, не использованных на объекте и подлежащих хранению;
о наличии сметной документации;
о наличии исполнительной документации (включая журналы проведения работ, в том числе общий журнал работ), актов освидетельствования скрытых работ, актов проведенных испытаний, опробований и иных первичных документов.
8. После принятия решения о консервации объекта застройщик (заказчик) обеспечивает подготовку технической документации. Объем и содержание технической документации определяются застройщиком (заказчиком).
9. В состав работ по консервации объекта входят в том числе:
а) выполнение конструкций, принимающих проектные нагрузки (в том числе временных);
б) монтаж оборудования, дополнительно закрепляющего неустойчивые конструкции и элементы, или демонтаж таких конструкций и элементов;
в) освобождение емкостей и трубопроводов от опасных и горючих жидкостей, закрытие или сварка люков и крупных отверстий;
г) приведение технологического оборудования в безопасное состояние;
д) отключение инженерных коммуникаций, в том числе временных (за исключением тех, которые необходимы для обеспечения сохранности объекта);
е) принятие необходимых мер, препятствующих несанкционированному доступу внутрь объекта и на территорию строительной площадки.
10. Застройщик (заказчик) в течение 10 календарных дней после принятия решения о консервации объекта уведомляет об этом подрядчика, орган, выдавший разрешение на строительство (реконструкцию), а также орган государственного строительного надзора в случае, если строительство (реконструкция) объекта подлежит государственному строительному надзору.
11. Решение о возобновлении строительства (реконструкции) законсервированного объекта (за исключением объекта государственной собственности), а также об источнике средств на оплату расходов, связанных с приведением объекта в состояние, при котором возможно продолжение строительства (реконструкции), принимает застройщик (заказчик).
12. В случае возобновления строительства (реконструкции) на ранее законсервированном объекте застройщик (заказчик) осуществляет:
а) техническое обследование объекта, по результатам которого определяются необходимый объем и стоимость работ по восстановлению утраченных или разрушенных за период консервации конструктивных элементов или деталей объекта;
б) внесение (при необходимости) изменений в ранее подготовленную проектную документацию с последующим проведением государственной экспертизы и государственной экологической экспертизы этих изменений, если законодательством Российской Федерации предусмотрено проведение такой экспертизы, либо подготовку новой проектной документации.
13. Застройщик (заказчик) обязан заблаговременно, но не позднее чем за 7 рабочих дней до возобновления строительства (реконструкции) объекта, направить в орган, выдавший разрешение на строительство (реконструкцию) объекта, а также в орган государственного строительного надзора в случае, если строительство (реконструкция) объекта подлежит государственному строительному надзору, уведомление о возобновлении строительства (реконструкции) объекта.
II. Особенности принятия решения о консервации объекта государственной собственности
14. Решение о консервации объекта государственной собственности принимается в форме акта Правительства Российской Федерации.
16. Главный распорядитель средств федерального бюджета направляет субъекту бюджетного планирования согласованный в установленном порядке проект акта о консервации, который вносится в установленном порядке субъектом бюджетного планирования в Правительство Российской Федерации.
Одновременно с проектом акта о консервации в Министерство экономического развития Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации вносится на согласование проект акта о внесении изменений в соответствующий акт или решение, которым было предусмотрено предоставление за счет средств федерального бюджета бюджетных инвестиций в строительство (реконструкцию) объекта.
17. Финансовое обеспечение расходов, связанных с консервацией объекта государственной собственности, или расходов, связанных с приведением ранее законсервированного объекта государственной собственности в состояние, при котором возможно продолжение его строительства (реконструкции), осуществляется за счет средств федерального бюджета.
18. Решение о возобновлении строительства (реконструкции) ранее законсервированного объекта государственной собственности за счет средств федерального бюджета принимается в форме акта Правительства Российской Федерации.
Установлен порядок консервации объекта капстроительства.
Решение о консервации принимается застройщиком (заказчиком) в 2 случаях. Если строительство (реконструкция) прекращается или приостанавливается на срок более 6 месяцев с перспективой его возобновления в будущем.
Застройщик (заказчик) приводит объект и стройплощадку в состояние, при котором обеспечиваются прочность, устойчивость и сохранность конструкций, оборудования и материалов. Также они должны быть безопасны для населения и окружающей среды.
В решении указываются перечень и сроки работ по консервации, лица, ответственные за сохранность и безопасность объекта, время подготовки необходимой техдокументации, сумма затрат. Последняя определяется на основании акта, составленного подрядчиком и утвержденного застройщиком (заказчиком).
Объем и содержание технической документации определяются застройщиком (заказчиком).
В ходе работ по консервации, в частности, выполняются конструкции, принимающие проектные нагрузки (в том числе временные). Освобождаются емкости и трубопроводы от опасных и горючих жидкостей. Закрываются или свариваются люки и крупные отверстия. Отключаются инженерные коммуникации (за исключением тех, которые обеспечивают сохранность объекта). Следует исключить несанкционированный доступ внутрь объекта и на территорию строительной площадки.
Застройщик (заказчик) в течение 10 календарных дней после принятия решения о консервации объекта уведомляет об этом подрядчика, орган, выдавший разрешение на строительство (реконструкцию), а также орган государственного строительного надзора (если он должен проводиться).
Урегулирована процедура возобновления строительства (реконструкции).
Установлены особенности принятия решения о консервации объекта госсобственности.
Постановление Правительства РФ от 30 сентября 2011 г. N 802 «Об утверждении Правил проведения консервации объекта капитального строительства»
Настоящее постановление вступает в силу по истечении 7 дней после дня его официального опубликования
Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 7 октября 2011 г. N 225, в Собрании законодательства Российской Федерации от 10 октября 2011 г. N 41 (ч. II) ст. 5739
Настоящий документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 1 января 2021 г., установленное Федеральным законом от 31 июля 2020 г. N 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в настоящем документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), их несоблюдение может являться основанием для привлечения к административной ответственности
Приказ о консервации и расконсервации основных средств
Необходимость в консервации возникает обычно у фирм, в собственности которых находится много основных средств. Процедура предполагает составление приказа о консервации и расконсервации основных средств. Распоряжение позволяет установить сроки проведения процедуры, назначить ответственных лиц. Это один из документов, подтверждающий правильность расчета налога на прибыль.
Что собой представляет консервация
Консервация представляет собой меры по временному прекращению эксплуатации ряда основных средств. После обозначенного срока проводится расконсервация. Она предполагает возобновление эксплуатации средств. Цель процедуры – сокращение трат и обеспечение надлежащего хранения ОС. Подобное мероприятие проводится обычно в отношении тех объектов, которые временно не приносят экономической выгоды.
Основание для консервации
Проведение мероприятия актуально при наличии этих обстоятельств:
Консервация обеспечивает сохранение свойств основных средств для их последующей эксплуатации. Процедура предполагает принятие мер по обеспечению исправного состояния техники, ограничение доступа третьих лиц к ОС. Как правило, законсервированный объект отправляется в места хранения.
Составляющие элементы консервации
Фактически процедура предполагает работу по этим направлениям:
Все перечисленное является неотъемлемыми составляющими процесса. Имущество нужно переместить в закрытое помещение, чтобы обеспечить его сохранность. Но недостаточно убрать технику на склад. Также необходимо задокументировать все принятые меры.
Какое имущество можно отправить на консервацию?
Консервируемое имущество должно соответствовать ряду условий:
Если объект не соответствует этим условиям, его нельзя консервировать. К примеру, процедура неактуальна в отношении природных ресурсов.
Порядок проведения мероприятия
Проведение консервации строго регламентируется для государственных и бюджетных субъектов. Коммерческая фирма более свободна в проведении мероприятия. Однако она все равно должна соблюдать ряд правил. В частности, консервация подразделяется на эти этапы:
Почему нужно оформлять и акт, и приказ? Может ли один документ заменить другой? Нет. Эти документы имеют принципиальные различия:
Внимание! Документы отличаются и по своему содержанию. В приказе идет речь о самом мероприятии (сроки, ответственные). В акте фиксируются сведения о консервируемом имуществе.
Образец приказа о проведении консервации
24 февраля 2018 года
Приказ №66
О консервации оборудования
В связи с завершением сезонных работ по уборке снега
1. Перевести на консервацию снегоуборочную технику. Процедура проводится для сохранения эксплуатационных характеристик техники.
2. Установить срок нахождения ОС на консервации с 1 марта по 1 ноября 2018 года.
3. Назначить ответственным за процедуру начальника цеха №2 Вихрова О.Д.
4. Назначить ответственным за сохранность снегоуборочной техники в период консервации мастера цеха №2 Кузнецова Н.С.
Генеральный директор (подпись) Лунный Л.Д.
С приказом ознакомлены:
Начальник цеха №2 (подпись) Вихров О.Д.
Мастер цеха №2 (подпись) Кузнецов Н.С.
Образец приказа о расконсервации
24 октября 2018 года
Приказ №76
О расконсервации оборудования
В связи с началом сезонных работ и завершением установленного Приказом №66 срока консервации
1. Вывести из консервации снегоуборочную технику.
2. Расконсервировать технику в период с 1 по 7 ноября 2018 года.
3. Назначить ответственным за процедуру начальника цеха №2 Вихрова О.Д.
Превентивная консервация документов это
Превентивная консервация в Библиотеке Российской академии наук
Preventive Conservation in the Russian Academy of Sciences Library
Превентивна консервація в Бібліотеці Російської академії наук
Леонов В.П., Беляева И.М., Медведева Н.Г., Нюкша Ю.П., Старова Е.В.
Библиотека РАН, Санкт-Петербург, Россия
V.P. Leonov, I.M. Beliayeva, N.G. Medvedeva, Yu.P. Nyuksha, E.V. Starova
Russian Academy of Sciences Library, St. Petersburg, Russia
Леонов В.П., Беляєва І.М., Медведєва Н.Г., Нюкша Ю.П., Старова Е.В.
Бібліотека РАН, Санкт-Петербург, Росія
The paper examines the problem of library collections conservation, and one of the ways of preventive conservation, namely phase storage. Presented is the technology of phase conservation applied in the Russian Academy of Sciences Library based of the continuity and interrelation of the involved processes. Provided are some recommendations on using phase conservation.
Одной из основных функций библиотек является обеспечение сохранности накопленных обществом книжных богатств, представляющих собой огромную культурную и духовную ценность. Сложность проблемы обеспечения сохранности фондов заключается в ее многоплановости, и, отсюда, главной задачей является выбор приоритетных направлений для ее решения.
В Библиотеке РАН после пожара 1988 года проблема сохранения документов решается при полной свободе от давления идеологии в библиотековедении, в рамках концепции превентивной консервации. Превентивная консервация строится на комплексе мер, обеспечивающих всестороннюю надежность и постоянство состояния документа в процессе хранения и использования.
Одной из форм превентивной консервации является защита документов посредством помещения их в контейнеры из специального бескислотного картона (фазовое хранение).
Контейнеры выполняют множество функций в хранении и использовании документов:
Трудно переоценить роль и значение контейнеров в решении проблемы сбережения документов, пострадавших от пожара. К упомянутым выше достоинствам контейнеров прибавляются еще и новые возможности. Обгоревшие книги сильно крошатся, поэтому помещение их в контейнеры позволяет избежать замусоривание хранилищ. Как известно, продукты сгорания и оставшиеся поврежденные огнем части документов, выделяют летучие вещества, по всей вероятности небезвредные для окружающей среды и для организма человека. Контейнеры становятся своеобразными “изоляторами”, помогая решить и этот вопрос.
Все это, вместе взятое, убеждает в больших преимуществах и достоинствах широкого использования контейнеров как важнейшего средства сохранения документов и ограждения людей от вредных агентов, накапливающихся в помещении, где сосредоточены экземпляры, поврежденные огнем.
В России фазовая консервация была внедрена впервые в больших масштабах в Библиотеке РАН после разрушительного пожара 1988 г. Принципы внедрения фазовой консервации вырабатывались совместно со специалистами Библиотеки конгресса США (БК). Объединенными усилиями были разработаны основные подходы и достигнуты определенные результаты по внедрению программы.
На первом этапе работ БК взяла на себя обеспечение необходимым оборудованием и микроклиматическими контейнерами. В БАН были поставлены книгоизмеритель, позволяющий получить точные размеры документа и компьютер на средства, выделенные журналом “Reader’s Didgest”. До 1994 г. микроклиматические контейнеры изготавливались в США на средства спонсоров фирмой Custom Manufacturing Inc. (СMI) на специальном оборудовании с программным управлением.
В сентябре 1994 г. на средства, полученные по гранту института им. П. Гетти (США), в БАН было установлено оборудование с программным обеспечением, позволяющее поточным методом с максимальной автоматизацией изготавливать индивидуальные контейнеры для каждого документа. Была получена из США и партия специального архивного картона.
В это же время в БАН успешно разрабатывалась технология внедрения, необходимые методики, соответствующие инструкции, нормативы; осуществлялись все стадии процесса перевода изданий в форму фазового хранения.
Практическое внедрение фазовой консервации в фонде Бэра, имеющего высокую историко-культурную ценность и сильно пострадавшего во время пожара, потребовало организации новых служб, новое распределение обязанностей между несколькими подразделениями Библиотеки. Причем, организация всей этой работы была начата и проводится на основе четкой разработанной технологической схемы.
Прежде всего, хранители фонда производят отбор документов для их перевода в форму фазового хранения; вносят необходимые описания в библиотечно-библиографическую часть информационной карты и проводят замеры каждой единицы хранения.
Структура информационной карты носит универсальный характер: отдельные детали могут изменяться, дополняться, но несомненно, 4 основных блока остаются неизменными.
Все действия, выполненные над документом, обязательно датируются с указанием исполнителя. Кроме того, есть смысл изыскать возможность периодического слежения за состоянием документа, если нет условий для организации настоящего мониторинга.
Информационные карты должны быть построены логично, компактно, четко и однотипно для одной коллекции. Тогда они легче поддаются машинной обработке и в автоматизированной базе легче создать поисковую систему, чтобы быстро найти необходимые сведения о документе.
В целом информационная карта может содержать от 100 до 200 позиций. Их желательно расположить компактно и удобно для пользования на небольшой площади не более одного-двух листов.
Для более четкой организации работы по проведению замеров, был разработан специальный бланк для записи их результатов, который включает следующую информацию: порядковый номер замера, шифр документа, длина, ширина и высота. В примечании делаются пометы об отсутствии тех или иных элементов переплета. Заполненные бланки передаются в Службу изготовления микроклиматических контейнеров.
Сотрудниками НИОКИРФ первоначально проводится визуальный осмотр изданий с целью разделения на группы по степени их повреждения, При необходимости осуществляется фотофиксация контрольного экземпляра из каждой такой группы. Далее проводится описание и заполнение информационной карты, в которой отмечается характер и степень повреждения книги, состояние переплета и бумаги. Уже после осмотра и описания партия делится на две группы: издания с биоповреждениями и без биоповреждений. Потом осуществляются лабораторные исследования, включающие в себя микробиологический анализ биоповрежденных изданий и определение кислотности бумаги. Причем, книги, в которых выявлено наличие жизнеспособных микроорганизмов, в дальнейшем подвергаются деконтаминации и, после этого присоединяются к партии книг без биоповреждений. Последней стадией является гигиеническая обработка с целью от чистки от пыли и гари.
Все перечисленные виды обработок проводятся в строгом соответствии с действующими методиками, а их данные вносятся в информационную карту. Сюда же вносятся и комментарии, связанные с технологическими особенностями процесса (если они имеют место). Информационная карта, таким образом, становится готовой для ввода в базу данных и вместе с обработанными книгами она передается в фонд.
Сотрудники СИМК обеспечивают работу специального автоматизированного оборудования по изготовлению микроклиматических контейнеров.
Хранителями фондов из заготовок легко собираются уже сами контейнеры и книги укладываются в них.
По специально разработанной программе осуществляется мониторинг изданий, помещенных в микроклиматические контейнеры, он позволяет получить данные для анализа и выводов о степени их защищенности, а сама информация вводится в базу данных. В дальнейшем, в соответствии с заданной очередностью осуществляется постоянный отбор изданий на плановую реставрацию, сведения о которой также вносятся в информационную карту.
Проводимые в течении ряда лет систематические наблюдения со всей убедительностью свидетельствуют о том, что микроклиматические контейнеры, изготовленные из архивного картона, являются первичными стабилизирующим фактором. В них книги находятся до осуществления тех мероприятий, которые намечены для каждого издания индивидуально (это может быть реставрация, замена или дальнейшая стабилизация).
Необходимо указать на то, что книга находится в микроклиматическом контейнере на своем месте в книгохранилище весь период до реставрации. Она может просматриваться, изучаться и даже быть выдана читателю, если степень ее деструкции невелика.
Успешное решение сложных задач по восстановлению и обеспечению сохранности книг фонда Бэра, пострадавших во время пожара, позволило использовать достигнутый положительный опыт применительно к другим коллекциям Библиотеки РАН.
В настоящее время в микроклиматические контейнеры помещаются и документы, прошедшую индивидуальную реставрацию. а также метод был использован при подготовке международных выставок “Петр I и Голландия”, “Мария Сибилла Мериан” и др. К началу 2000 г. в форму фазового хранения переведено более 40 тысяч документов.
Для более масштабного внедрения программы фазовой консервации необходимо было решить вопрос о разработке и производстве отечественного картона для консервации документов.
В 1999-2000 гг. на средства гранта, выделенного БАН Институтом «Открытое общество», при непосредственной поддержке Регионального Центра программы ИФЛА по сохранности и консервации для России, СНГ, стран Балтии и Восточной Европы разработана технология производства бескислотного картона для консервации документов. Опытная партия картона в количестве 11,7 т распределена между учреждениями культуры России.
Изготовленный картон имеет в своей основе высокосортную беленую хвойную целлюлозу, синтетическую проклейку и наполнитель в виде мела, играющего роль буфера между окружающей средой и документом. В составе картона отсутствуют кислотообразующие компоненты. Процесс изготовления картона проводится в слабощелочной среде. Его щелочной резерв составляет не менее 2-3 %. Отечественный картон соответствует международным требованиям, предъявляемым к архивному картону.
В настоящее время можно с достаточно высокой степенью объективности утверждать, что разработанная в БАН программа фазовой консервации зарекомендовала себя как универсальный, гарантированный способ и эффективный превентивный метод обеспечения сохранности.
Одним из главных моментов, на наш взгляд, является то, что фазовая консервация может быть рекомендована в качестве одного из основных направлений в деле сохранения больших объемов разрушающихся библиотечных фондов России. Она находит все большее число сторонников в среде библиотечных работников, потому что позволяет в достаточно короткие сроки провести мероприятия по спасению большого количества поврежденных документов.