реставрация и консервация архивных документов
Реставрация и консервация документов
Залогом длительного хранения документов являются благоприятные условия хранения, периодический просмотр, учет повреждений документов.
Документы с физико-химическими дефектами, биологическими повреждениями учитываются в журналах, в которых указываются характер повреждений и вид обработки.
Простую реставрационную работу можно провести в архиве. Реставрация – восстановление первоначального вида чего-либо испорченного или обветшалого. Задачами реставрации являются: устранение последствий разрушительных процессов, дополнение утраченных частей документа, реставрация проводится с точным знанием структуры и свойств бумаги, красителей, методов обработки.
Дезинфекция может проводиться в камерах:
— токами высокой частоты, кроме документов, склеенных силикатным клеем и ПВА;
— смесью окисью этилена и бромистого этила (камеры для стерилизации медицинского оборудования); документы, склеенными разными клеями.
— формалином (в вакуумных дезкамерах); не рекомендуется обработка дел в кожаных переплетах, сильно пигментированных рисунков и акварелей;
— тимолом (не подлежат обработке переплетенные дела, кожа, пергамент).
Если пораженных насекомыми дел немного, то проводится камерная дезинфекция, места хранения дел опрыскиваются инсектицидами 1 раз в месяц летом, зимой – 1 раз в 3 месяца.
В хранилище можно проводить палаточную дезинсекции. В большой полиэтиленовый мешок закладывают раскрытые веером (бумажные и стеклянные закладки, чтобы не закрывались) пораженные листы. На одно дело – 1 чайная ложка хлороформа, дихлофос, четыреххлористый углерод. Смачивается ватный тампон и кладется рядом с делом. Через сутки насекомые погибают. Погибшие насекомые вытряхиваются, дела проветриваются.
При массовом поражении насекомыми проводится дезинсекция всего хранилища (СЭС).
Дезинсекция шкафов и стеллажей проводится протиранием марлевыми салфетками, смоченными в 3%-ом растворе гексахлорана или хлорофоса.
Обработка должна проводиться в противогазе, респираторе, очках, резиновых перчатках, плотном головном уборе.
После проведения этих мероприятий поврежденные документы передаются на реставрацию.
При реставрации документов применяются 2 группы бумаг:
1. Тонкие прозрачные – относятся следующие сорта бумаги: микалентная, конденсаторные (белая и бурая), длинноволокнистая равнопрочная, тонкая реставрационная, папиросная. Они применяются для ветхой основы документа, хорошо впитывают клей.
2. Плотные непрозрачные – хроматографическая, рисовальная, диаграммная основа, пергамин, писчая № 0,1, 2, тряпичная, газетная, фильтровальная, парафинированная, типографская № 1. Необходимо подбирать бумагу, идентичную свойствам бумаге документа. Эти бумаги употребляются для дополнения недостающих частей документа и для укрепления основы.
Для реставрации документов применяются клеи специального приготовления. Запрещается применять силикатный, конторский, канцелярский клеи.
В ведомственном архиве проводится простейшая реставрация: разрыв документов, укрепление полей, подклейка выпавших листов.
Под документ подкладывают бумагу большого формата, очищают поверхность документа ватными тампонами или кистью пыль или следы плесени. Пыль можно снимать мягкой резинкой. Для заделки разрывов подбирают бумагу соответствующей структуры. Затем документ распрямляют на стекле и соединяют края разрыва. Разрыв, который не проходит по тексту, укрепляют полосками равнопрочной или микалентной бумаги с двух сторон по ходу разрыва с заходом реставрационной бумаги на документ до 5 мм. Клей наносится на документ по ходу разрыва или на полоску реставрационной бумаги. Разрыв по тексту заделывают конденсаторной бумагой с заходом на текст до 5 мм или равнопрочной с заходом на документ 1-2- мм (для четких текстов).
Подклейка выпавших листов. Полоска бумаги шириной 1 см перегибается пополам. Одна половина покрывается клеем, на нее накладывается выпавший лист, прикатывается через фильтровальную бумагу. Вторая половина полоски с обратной стороны покрывается клеем и подклеивается к листу на свое место в деле. Место соединения протирают через фильтровальную бумагу, дают слегка подсохнуть, переложив вклеенный лист сухой фильтровальной бумагой, кладут под пресс.
Укрепления полей документов: накладывают на смазанные клеем поля полоски микалентной или равнопрочной бумаги с заходом на прочные части листа. Протирают полоски через фильтровальную бумагу, подсушивают, перекладывая сухой бумагой, кладут под пресс, потом подрезают по форме листа.
Консервация документов – создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документов. К мероприятиям по консервации относятся:
— микрофильмирование документов в целях создания страхового фонда;
— укрепление бумажной основы документов с помощью реставрации и ламинирования;
— восстановление и закрепление текстов документов;
— применение реставрационных клеев с антисептиками;
-оборудование хранилищ для особо ценных документов.
Сложной является работа по восстановлению и закреплению текста в специальных лабораториях: инфракрасными или ультрафиолетовыми лучами, обработка специальными стабилизаторами.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Реставрация, консервация, дезинфекция документов
До того как документы оказались в архиве, они могли находиться в самых неблагоприятных условиях. Кроме того, документы могли пострадать в результате войн, пожаров, наводнений, аварий (например, прорыва труб отопления или протечек кровли), недостаточно бережной перевозки, а также от многократного использования. Даже проводимые в архивах профилактические меры не всегда могут гарантировать от повреждений документов. Если документы уже получили те или иные повреждения, необходима их реставрация, а если существует угроза их утраты или повреждения в результате естественного старения и (или) предшествующих неудовлетворительных условий хранения — стабилизация.
Стабилизацию и реставрацию документов проводят с учетом характера и степени повреждений, а также условий последующей эксплуатации. При реставрации должны быть сохранены все признаки подлинности документов. Методы и материалы, применяемые при консервации и реставрации, должны быть безвредны для документов, обеспечивать обратимость процессов, сохранение и (или) улучшение возможности их использования.
Реставрация проводится самыми различным способами — от самых простых до самых сложных, уникальных, требующих высочайшего профессионализма от реставратора.
Реставрация и консервация документов на бумажных носителях.
Надорванные листы подклеиваются. Иногда весь лист обклеивается прозрачной (чаще всего так называемой конденсаторной) бумагой. В ряде случаев производится доливка бумажной массы. Есть способ расщепления листа, при котором текст на каждой из его сторон переносится на новую бумажную основу. Но эта ювелирная операция применяется лишь в редких случаях и для наиболее ценных документов.
От модного несколько десятилетий назад ламинирования документов большинство архивов в настоящее время отказалось, так как при этом внутри пластиковой оболочки скапливается влага, что создает в перспективе неблагоприятные условия для сохранности документа.
Бумага, изготовленная из древесины, как правило, сохраняет остатки использованных при ее производстве кислот, т.е. обладает кислотностью (pH), что способствует разрушению ее волокон. Идеальная бумага для документа должна быть бескислотной, т.е. в ней должны либо отсутствовать кислотные добавки (как в 100% хлопковой), либо кислота должна быть нейтрализована.
Кислотность бумаги измеряют при помощи различных pH-метров или колориметрическим капельным методом (сравнением цветов индикатора на подлежащей проверке бумаге и на бумаге с заранее установленной кислотностью).
При создании особо важных документов в процессе современного делопроизводства можно использовать бумагу с заранее заданными свойствами (нейтральную). Но очевидно, что для архивных документов, созданных ранее, единственный путь уменьшить риск их утраты — это нейтрализация их бумажной основы.
Нейтрализация бумаги производится наиболее распространенным в настоящее время способом и требует расшивки дела и обработки каждого отдельного листа. Более производительные методы, разработанные в Канаде и США, требуют довольно сложного оборудования и предосторожности против применяемых при этих способах токсичных реактивов. Массовые, высокопроизводительные и экономичные методы нейтрализации бумаги являются насущной потребностью архивов и библиотек.
Документы на бумажной основе целесообразно хранить в коробках из бескислотного картона. Необходимо также избегать контакта документа с современной бумагой, степень кислотности которой не известна, а скорее всего, достаточно высока. Именно поэтому при работе с подлинными делами запрещается делать в них бумажные закладки.
Для документов XX в. характерно угасание текста. Бороться с ним можно путем специальной химической обработки. Но это способ довольно дорогостоящий и низкопроизводительный. Поэтому для документов, не являющихся уникальными или особо ценными, чаще всего прибегают к съемке (если текст уже в значительной степени нечитаем, то в инфракрасных лучах), в результате чего создается копия документа, позволяющая сохранить его содержание.
Для единиц хранения на бумажной основе (дел) эффективным средством улучшения их состояния является переплет и брошюровка.
В случае, если документы находились в связках или в россыпи, обложки дел утрачены или они изначально не были сброшюрованы, брошюровка и переплет необходимы.
Не менее важно брошюровать и переплетать дела, ранее (например, в процессе делопроизводства) подшитые и переплетенные, брошюровка которых пришла в негодность, а переплеты повреждены. Но при этом старые делопроизводственные обложки необходимо сохранять, так как заголовки, номера и другие делопроизводственные пометы на этих обложках несут в себе важную информацию. Старые обложки при производстве переплетных работ подшиваются в дело вместе с листами документов (т.е. на правах документа). Такой подход вытекает из фундаментального для современного архивного дела принципа происхождения, являясь конкретным применением этого принципа при обеспечении сохранности документов.
При брошюровке и переплете применяются материалы, которые не способны причинить вред документам — нейтральный картон, нитки из натуральных материалов, крахмальный клейстер и т.д. Запрещено применять при реставрации, брошюровке и переплете синтетический клей.
Реставрация и консервация аудиовизуальных и электронных документов имеет свои особенности.
Архивные документы на магнитной ленте подвергаются очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании, замене пересохших и покоробленных склеек, оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2—2,5 м, перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов.
Архивные документы на дисковых носителях подлежат обеспыливанию, обработке антистатиком.
Кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам следует подвергать обеспыливанию, удалению восковых, жировых и иных загрязнений, укреплению склеек и просечек, ремонту перфорации, переделке грубых, покоробленных заплат и склеек, ремонту поврежденных полей кадров.
Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.
Кино-, фото- и фонодокументы, находящиеся в плохом состоянии, также оцифровывают, т.е. создают их копии, позволяющие сохранить информацию и в ряде случаев некоторые внешние признаки документов.
Для электронных документов перезапись, т.е. копирование файлов на новый носитель, является обычной процедурой, гарантирующей сохранение их информации на неопределенный срок.
Дезинфекция (дератизация, дезинсекция) архивохранилищ. Одной из самых больших опасностей для документов являются так называемые биоповреждения, т.е. урон и гибель от грызунов, насекомых и в особенности от плесени.
Еще в XVIII в. инструкции предписывали держать в архивах кошек [1] и периодически окуривать бумаги смесью «курительного порошку», уксуса и можжевеловых ягод. В настоящее время существуют гораздо более эффективные способы борьбы с «агентами биоповреждений».
Методы дератизации [2] и дезинсекции в архивах принципиально не отличаются от аналогичных методов, применяемых в быту.
Сложнее обстоит дело с дезинфекцией. Известно, что плесень, размножаясь в делах на бумажной основе, способна в короткий срок сцементировать листы и почти полностью уничтожить документы.
Споры плесени [3] всегда в той или иной степени присутствуют в воздухе. Но размножаться они начинают в благоприятных условиях — при повышенной влажности, достаточно высокой температуре, в спертом воздухе, в скоплениях пыли. Профилактикой против такого размножения является соблюдение оптимальных условий храпения.
Но если документы уже поражены плесеиыо или плесень начала на них развиваться, необходима срочная дезинфекция.
Наиболее эффективным способом уничтожения плесени на документах является обработка парами формалина [4] в специальных камерах. Для уникальных, содержащих элементы художественного оформления документов применяется также контактный способ — прокладка документов листами бумаги, пропитанной формалином.
Более производительным способом является обработка документов в камерах ТВЧ (токов высокой частоты). Но этот способ довольно травматичен для документов, так как в камере ТВЧ они разогреваются до очень высокой температуры. Кроме того, он категорически запрещен для документов с золотым обрезом или содержащих металлические скрепки (так как разогретый в камере металл приводит к возгоранию), документов с сургучными печатями и рядом других особенностей. Этот метод применяется в основном для массовой документации и в тех случаях, когда необходимо срочно обработать большую массу документов.
Предлагавшиеся и экспериментально опробованные методы фумигации, т.е. окуривания массы документов различными химическими соединениями в больших изолированных помещениях [5] пока что вызывают сомнения в их эффективности и не получили широкого применения.
Для того чтобы не занести вредителей вместе с новыми поступлениями документов и фондов, все материалы, поступающие на хранение из ведомственных и личных архивов, а также из других источников, предварительно помещают в специально отведенное помещение — изолятор. В изоляторе проводится выявление документов, пораженных биологическими вредителями (насекомыми и микроорганизмами, прежде всего, плесенью), а также очистка их от загрязнений. Документы с признаками биоповреждений изолируют и подвергают дезинфекции или дезинсекции, а также обеспыливанию и просушке. В хранилище они помещаются только после соответствующей обработки.
Для эффективной борьбы с плесенью и другими вредителями особенно важно выявлять очаги заражения своевременно и принимать меры против их дальнейшего распространения. С этой целью проводится микологический и энтомологический контроль путем регулярных осмотров архивохранилищ и хранящихся в них материалов. При этом определяются границы очага заражения, степень опасности повреждений и устанавливаются хранилища и документы, нуждающиеся в проведении неотложных работ по дезинфекции и дезинсекции, а также документы, нуждающиеся в реставрации. Проверки технического и физико-химического состояния документов (в том числе микологический и энтомологический контроль) производятся целевым порядком при подготовке единиц хранения к выдаче из архивохранилища, при использовании и при всех архивных работах, в ходе которых осуществляется иоединичный или полистный просмотр документов (например, при подготовке документов к реставрации, переплету, копированию). Но главным способом контроля за физикохимическим и техническим состоянием документов является регулярное проведение проверки наличия и состояния документов.
Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов
Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов
В процессе хранения архивных документов происходит их старение — изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов. Поэтому требуется их реставрация — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению, и консервация — создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрацию и консервацию проводят специалисты в реставрационных мастерских. Однако первичную реставрацию и консервацию документов, особенно в ведомственных архивах, могут проводить сами работники архива.
Содержание реставрации и консервант
При обнаружении документов с физическими дефектами основы или текста они регистрируются в специальном журнале или картотеке учета физического состояния документов. Затем определяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации.
Специальную обработку документов проводят с целью:
ü устранения причин ускоренного старения и разрушения документов;
ü восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
ü воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами специальной обработки документов являются:
ü дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах;
ü реставрационно-консервационная обработка — комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов. В условиях ведомственного архива это может быть заделка разрывов листов, укрепление полей, подклейка выпавших листов;
ü воспроизведение документов с целью создания страхового фонда копий и фонда пользования;
ü фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;
ü замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями;
ü переплет документов;
ü обеспыливание документов;
ü ламинирование документов.
После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы.
Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах
Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов
Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов
В процессе хранения архивных документов происходит их старение — изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов. Поэтому требуется их реставрация — восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению, и консервация — создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрацию и консервацию проводят специалисты в реставрационных мастерских. Однако первичную реставрацию и консервацию документов, особенно в ведомственных архивах, могут проводить сами работники архива.
Содержание реставрации и консервант
При обнаружении документов с физическими дефектами основы или текста они регистрируются в специальном журнале или картотеке учета физического состояния документов. Затем определяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации.
Специальную обработку документов проводят с целью:
ü устранения причин ускоренного старения и разрушения документов;
ü восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
ü воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами специальной обработки документов являются:
ü дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах;
ü реставрационно-консервационная обработка — комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов. В условиях ведомственного архива это может быть заделка разрывов листов, укрепление полей, подклейка выпавших листов;
ü воспроизведение документов с целью создания страхового фонда копий и фонда пользования;
ü фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;
ü замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями;
ü переплет документов;
ü обеспыливание документов;
ü ламинирование документов.
После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы.
Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах
Задачи проверки документов в архиве
Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
ü установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
ü выявление и устранение недостатков в учете документов;
ü выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
ü выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомственных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, Ликвидации или реорганизации архива проводятся разовые проверки.
Порядок проведения проверки
Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.
При проверке необходимо:
ü соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;
ü подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
ü изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;
ü изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;
ü составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;
ü изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;
ü при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;
ü внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.
ü производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);
ü устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;
ü дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;
ü составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;
ü на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;
ü после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;
ü биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.
Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.
В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.
Для проведения эффективного розыска необходимо:
ü изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;
ü организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;
ü провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;
ü изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.
Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаруженных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:
ü акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
ü акты о выделении документов к уничтожению;
ü акты о неисправимых повреждениях дел;
ü акты о передаче дел в другие архивы и организации.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отметка о снятии их с учета.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).