в течение какого срока хранится журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица
Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Финансирование, кредитование деятельности
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
Учет оплаты труда
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Налогообложение
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Налоговые декларации ИП
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Новые правила хранения документов с февраля 2020 года
С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).
Чем руководствоваться
Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:
Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
Документы об организации охраны и пропускного режима
ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Договоры на оказание охранных услуг
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Схемы дислокации постов охраны
(1) После замены новыми
(1) При условии проведения проверки
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей
Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций
ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Планы повышения защищенности критически важных объектов
(1) После замены новыми
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей
(1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса
(1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации
(1) После актуализации паспорта безопасности
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне
Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)
(1) После замены новыми
Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны
(1) После замены новыми
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций
(1) После замены новыми
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций
Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях
Списки эвакуируемых работников и членов их семей
(1) После замены новыми
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Книги учета имущества гражданской обороны
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах
(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
(1) После замены новыми
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Новые сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
Специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда
Вступившие в силу новые сроки хранения документов по охране труда привлекли внимание наших коллег. В статье мы рассказали, как изменились сроки хранения, и как теперь необходимо организовать работу с документами компании.
Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). На смену ему пришел Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот документ был официально опубликован, и с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей.
Новые хранения документов стали гораздо, поэтому обязательно обратите внимание на них, и внесите изменения в номенклатуру дел.
Так, штраф по статье 13.20 за ненадлежащее хранение устанавливается не на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.
Вторая опасность — если документ не будут хранить весь свой положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведенным.
Пример:
По новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон не имеет обратной силы, поэтому начиная с февраля 2020 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.
Очень жаль, что Росархив не подал документы на регистрацию в Минюст раньше, ведь почти все компании уже утвердили новую номенклатуру дел на 2020 год и установили там сроки по приказу Минкультуры № 558н.
| Наименование документа по ОТ | Приказ № 236 Росархива (вновь принятый) | Приказ №» 558 Минкультуры (отменен) |
| Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте, журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда | 45 лет (п. «а» п. 423) | 10 лет |
| Карты СОУТ, сводные ведомости, перечни работ по улучшению условий и охраны труда, декларации соответствия, контракты (договоры) на проведение СОУТ, протоколы замеров, заключения эксперта СОУТ | 45 лет (п. «а» п. 407) При вредных и опасных условиях труда: · 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; · 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 При вредных и опасных условиях труда – 75 лет | |
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 (п. 414) | 75 лет |
| Наряд-допуск на работы с повышенной опасностью | 1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 415) | В зависимости от вида работ, от 1 месяца до 1 года, согласно правилам по охране труда. |
| Журнал учета выдачи нарядов-допусков и распоряжений на работы с повышенной опасностью | 1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 416) | В зависимости от вида работ, от 1 до 5 лет, согласно правилам по охране труда в отрасли. |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | 45 лет (п. 424) | Постоянно |
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Таблица. Сроки хранения документов по охране труда
Как обеспечить защиту документов от порчи
Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.
Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.
Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.
Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:
Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.
Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.
Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:
Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:
Какие документы по охране труда должны быть на предприятии в 2021 году
В статье актуальный перечень документов, который должен быть в каждой организации, с учетом нормативных правовых актов по охране труда, вступивших в силу в 2021 году. Мы рассказали, как обеспечить хранение документов по ОТ, чтобы вашу организацию не оштрафовали на 130 тысяч рублей.
Содержание:
Какие обязательные документы по охране труда должны быть на предприятии
Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения. При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.
Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.
Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.
Пример из практики:
Анна Ивановна работала специалистом по охране труда в музее революции уже двадцать лет. Во время проверки организации проверяющий выявил, что нет документов, указанных в проверочных листах. Зато в организации были разработаны документы, указанные в методических рекомендациях. За отсутствие таких важных документов, как Положения о СУОТ и Политики в области ОТ, организацию оштрафовали по части 1 статьи 5.27.1 КоАП на 80 000 рублей. Директор музея был оштрафован на 5000 рублей, а Анну Ивановну попросили уйти на заслуженный отдых.
Можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у работодателя не будет доказательств того, что все необходимые меры по соблюдению законодательства и по снижению травматизма были выполнены.
При проверках, как внутренних, так и внешних, в первую очередь каждый факт деятельности по охране труда подтверждается не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним работников.
Пример, специалист по ОТ разработал в компании отличную инструкцию по оказанию первой помощи, утвердил ее и положил в папку. Но вот ознакомить с ней работников, для которых она была создана, забыл. Так в организации появился еще один хороший, но бесполезный документ.
Перечень основных документов по охране труда на предприятии
Для того, чтобы не делать лишнюю работу, и не упустить необходимые документы, мы рекомендуем вам руководствоваться статьей Трудового кодекса об обязанностях работодателя. Также нужно изучить ваши отраслевые правила по охране труда. Кроме того, воспользуйтесь актуализированной редакцией типового положения о системе управления охраной труда.
Важно! Всегда думайте на опережение – если Минюст зарегистрировал нормативный правовой акт, вступающий в силу через 6 месяцев, внимательно изучите его. По этому документу, вероятно, вы будете закрывать год, или начинать новый.
Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.
Можно привести простой, но очень наглядный пример из практики: администрация завода долго не могла решить, нужно ли ей проводить оценку рисков на рабочих местах. При этом, цена вопроса для завода – 65 000 рублей, так как своих знаний и опыта для оценки рисков не хватает.
А в пункте 10.2 МР приказа № 77 Роструд советует своим инспекторам спросить с работодателя следующие локальные нормативные акты:
Нет документа – нет и мероприятия, значит завод оштрафуют на сумму до 80 000 рублей по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ плюс личный штраф для работодателя.
Независимо от того, сколько человек у вас на предприятии – пять или две тысячи, а также от того, чем вы занимаетесь – офис или производство, на каждом без исключения предприятии должен вестись законодательный минимум локальных нормативных актов.
Отраслевые особенности дополняют этот минимум, но и здесь нужно четко придерживаться требований правил по охране труда. Не плодите лишние документы, но не упустите самые нужные.
Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)
| Мероприятия по ОТ | Какие локальные акты нужно разработать работодателю |
|---|---|
| Функционирование Системы управления охраной труда | |
| 1 | Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы): а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ; б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда; в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда; г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов; д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда; е) планирование улучшений функционирования СУОТ; ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда; з) управление документированной информацией СУОТ. Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда: а) порядок управления профессиональными рисками; б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты; в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда; г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры; д) организация работы комиссии по охране труда; е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда; ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п. |
| 2 | Отчет о проведении оценки профрисков: а) перечень (реестр) опасностей; б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска; в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску; г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков. |
| 3 | Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников |
| 4 | Отчет по мониторингу функционирования СУОТ |
| 5 | Предварительный Анализ состояния охраны труда |
| 6 | Политика в области охраны труда |
| 7 | Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками |
| 8 | Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты |
| 9 | Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно |
| 10 | Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов |
| Специальная оценка условий труда | |
| 1 | Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 2 | Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 3 | График проведения специальной оценки условий труда |
| 4 | Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда |
| 5 | План мероприятий по улучшению условий и охраны труда |
| Медицинские осмотры (предварительные и периодические) | |
| 1 | Приказ об организации медосмотра |
| 2 | Утвержденный список лиц на медосмотр |
| 3 | Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию |
| 4 | Календарный план медосмотра |
| 5 | Направления на медосмотр |
| 6 | Журнал учета направлений на медосмотр |
| Обучение по охране труда | |
| 1 | Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте |
| 2 | Программа вводного инструктажа по охране труда |
| 3 | Инструкции по охране труда |
| 4 | Программы первичного инструктажа по охране труда |
| 5 | Программы специального обучения по охране труда |
| 6 | Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда |
| 7 | Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников |
| 8 | Протоколы проверки знаний требований охраны |
| 9 | Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте |
| 10 | Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда |
| 11 | Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя |
| Организация работ с повышенной опасностью | |
| 1 | Планы производства работ |
| 2 | Технологические карты |
| 3 | Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты |
| 4 | Журнал учета работ по наряду-допуску |
| 5 | Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ |
| 6 | Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 7 | Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 8 | Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию |
| 9 | Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию |
| 10 | Программа стажировки на рабочем месте |
| 11 | Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой |
| Выдача СИЗ | |
| 1 | Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ |
| 2 | Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи |
| 3 | Копии сертификатов и деклараций о соответствии |
| 4 | Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции |
| 5 | Личные карточки учета выдачи СИЗ |
Обязательные документы по ОТ для отдельных видов работ
| Мероприятия по ОТ | Какие локальные акты нужно разработать работодателю |
|---|---|
| Сварочные работы | |
| 1 | Порядок производства работ повышенной опасности, оформления наряда-допуска и обязанности должностных лиц, ответственных за организацию и безопасное производство работ |
| 2 | Порядок осмотра шлангов (не реже одного раза в месяц шланги подвергаются осмотру и испытанию в порядке, установленном локальным нормативным актом работодателя) |
| 3 | Оформленные и выданные наряды-допуски регистрируются в журнале |
| 4 | Протокол проверки исправности оборудования для производства электросварочных работ не реже одного раза в шесть месяцев |
| 5 | Приказ о назначении ответственного за содержание в исправном состоянии соответствующего вида оборудования |
| Инструмент и приспособления | |
| 1 | Порядок проведения работ с ручным пиротехническим инструментом |
| 2 | Приказ о назначении лица, ответственного за содержание электроинструмента в исправном состоянии, ответственного за содержание в исправном состоянии инструмента с приводом от двигателя внутреннего сгорания |
| 3 | Журнал осмотров, ремонта, проверок, испытаний и технических освидетельствований инструмента (за исключением ручного инструмента) |
| 4 | Журнал учета периодических проверок электроинструмента и приспособлений (в том числе вспомогательное оборудование: трансформаторы, преобразователи частоты, защитно-отключающие устройства, кабели-удлинители) с периодичностью не реже 1 раза в 6 мес. |
| Эксплуатация грузоподъемных машин и механизмов | |
| 1 | Приказ о назначении работников, допущенных к выполнению работ по эксплуатации грузоподъемных машин и механизмов на территории организации |
| 2 | Порядок производства работ с повышенной опасностью, оформления наряда-допуска и обязанности уполномоченных работодателем должностных лиц, ответственных за организацию и безопасное производство работ |
| 3 | Технологические регламенты (технологические инструкции) |
| 4 | Приказ о назначении должностного лица, назначенного приказом работодателя ответственным за безопасную эксплуатацию оборудования |
| 5 | Порядок и последовательность выполнения работ, необходимые приспособления и инструмент |
| 6 | Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное производство работ |
| 7 | Инструкции по охране труда |
| 8 | Приказ о назначении должностных лиц, ответственных за техническое обслуживание и ремонт технологического оборудования |
| 9 | Наряд-допуск на производство работ с повышенной опасностью |
| 10 | Акт-допуск для производства работ на территории организации |
| 11 | Приказ о допуске на право управления соответствующим видом грузоподъемных машин и механизмов |
| 12 | Приказ о назначении работника, ответственного за безопасное производство работ кранами, при подъеме грузов двумя или несколькими кранами |
| Эксплуатация электроустановок | |
| 1 | Протоколы проверки знаний правил работы в электроустановках |
| 2 | Журнал учета проверки знаний правил работы в электроустановках |
| 3 | Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям |
| 4 | Приказ о назначении лиц, ответственных за стажировку, дублирование, допуске к самостоятельной работе |
| 5 | Приказ о виде оперативного обслуживания электроустановок, числе работников из числа оперативного персонала в смене о праве единоличного осмотра электроустановки, порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок |
| 6 | Приказ о назначении, ответственных за безопасное ведение работ в электроустановках, о праве единоличного осмотра; перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации, по распоряжению, по наряду-допуску |
| 7 | Перечень работ, выполняемых в порядке текущей эксплуатации, по распоряжению, по наряду-допуску |
| 8 | Технологические карты |
| 9 | Проекты производства работ |
| 10 | Перечень электроустановок, конструкция которых такова, что установка заземления опасна или невозможна |
| 11 | Инструкции или технологические карты по каждому виду работ с приборами учета |
| 12 | Протоколы проверки и испытания на используемые в работе ручные электрические машины, переносные электроинструменты и светильники, вспомогательное оборудование |
| 13 | Программа стажировки на рабочем месте |
| 14 | Программа дублирования |
| Расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | |
| 1 | Приказ (распоряжение) о создании комиссии по расследованию несчастного случая; |
| 2 | Планы, эскизы, схемы |
| 3 | Протоколы осмотра места происшествия |
| 4 | Протоколы опросов должностных лиц |
| 5 | Акт о несчастном случае на производстве |
| 6 | Протоколы опросов очевидцев несчастного случая |
| 7 | Журнал регистрации несчастных случаев на производстве |
Указанный в нашей таблице перечень ЛНА не является окончательным и исчерпывающим. Каждый работодатель самостоятельно определяет необходимость разработки и принятия документированной процедуры по охране труда с учетом специфики своей деятельности, поставленных целей в политике по охране труда, с учетом опыта лучших работодателей, в том числе и международных.
Документы по охране труда: сроки хранения журналов, инструкций и других документов по охране труда
Локальные нормативные акты подлежат хранению. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Этот приказ является обязательным для всех работодателей, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности. Номенклатура дел охраны труда должна быть составлена с указанием в разделе 7.3 Перечня сроков хранения.
Следует учесть, что Росархив не является федеральным исполнительным органом по охране труда, поэтому допускает устаревшие, ненужные формулировки. Например, в пункте 408 приказа указано, что в организации должны храниться 5 лет «Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)». При этом сертификация работ по ОТ не регламентирована ТК РФ и другими НПА, следовательно, такие сертификаты вести и хранить не требуется. При этом можно организовать хранение копий сертификатов и деклараций на смывающие средства и спецодежду 5 лет.
Эти документы понадобятся, если вы соберетесь возмещать затраты на предупредительные меры в ФСС, или если к вам придет проверка ГИТ. Также и в личных карточках выдачи СИЗ и смывающих нужно указывать №№ сертификатов или деклараций, поэтому копии всегда нужно хранить под рукой.
Как уничтожать документы по охране труда
После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Важно! Не допускается выбрасывать документы, в которых могут содержаться персональные данные как твердые коммунальные отходы.
Допускается для уничтожения применять различные технологии измельчения документов, в том числе и шредер, а если речь идет о цифровом документе, комиссия контролирует стирание информации или форматирование носителя.
Утеря документов по охране труда
Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.
Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.
Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.
Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.
Образец акта об утрате журнала инструктажей на рабочем месте:
ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО: