в течении какого времени нужно вернуть трудовую книжку после увольнения
В течении какого времени нужно вернуть трудовую книжку после увольнения
IV. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора)
Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).
35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении
Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.
Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.
Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
Что происходит с трудовой книжкой при увольнении
Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.
В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.
Записи, вносимые в трудовую книжку
Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.
Кто может получить трудовую книжку
Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:
Особенности личной выдачи
Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.
Работник не получил книжку, что делать?
Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:
Трудовая книжка – почтой
Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:
Когда книжку отдадут родственникам?
Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:
По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ
Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.
Порядок увольнения и получения книжки следующий:
Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:
Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.
Сроки выдачи книжки
Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.
В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.
Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.
Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.
В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.
Выдача трудовой книжки по доверенности
Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.
Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.
Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.
Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.
Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:
После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.
ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.
Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.
Пример доверенности
ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки
одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года
Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.
Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна
Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.
Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев
Ответственность при задержке выдачи трудовой
Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.
Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.
Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.
Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:
Какие документы выдать при увольнении и что будет, если часть забыть
Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления? Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы.
Трудовая книжка выдается в день увольнения без заявления работника
Как видите, кодекс не содержит конкретного перечня связанных с работой документов, выдаваемых при увольнении. Сказано лишь о том, что они выдаются по письменному заявлению работника. Исходя из упомянутой нормы, можно сделать вывод о том, что все выдаваемые документы, делятся:
Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней
ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 62
Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя
Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.
В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20.02.2015 и получено истицей 26.02.2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01.07.2015.
Последним днем работы женщины был 27.11.2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28.11.2014 до 20.02.2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20.02.2015, то есть на дату отправки уведомления.
Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял
Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.
Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:
Примечание редакции:
Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 07.02.2018 № 33-998/2018). Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.
Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки
Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:
Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.
Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения
Минтруд выразил мнение, что данное уведомление работодатель может отправить не только по почте с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, но и любым другим способом, позволяющим доказать факт его отправки.
После получения от работника согласия на отправку трудовой книжки по почте работодателю следует отправить трудовую книжку по адресу, указанному работником.
Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.
Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению: обязательна ли подача заявления от работника
Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по форме 182н по почте.
Если в день увольнения выдать справку работнику не получается, то ему необходимо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление нужно отправить по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме (п. 2 порядка выдачи справки о заработной плате).
Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.
При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ
«Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов». Форма справки утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Заметим, что бланк справки и само ее название недавно изменились. Начиная с 2018 года выдавать надо уже новый бланк справки. Вместо прежнего названия 2-НДФЛ, она получила новое: «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Выдать справку согласно ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ увольняющемуся работнику необходимо в последний день его работы.
НК РФ (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 25.12.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)
НК РФ не предусматривает ответственности за нарушение сроков выдачи справки о доходах и суммах налога физлица и справки 2-НДФЛ физлицу. Однако нарушение сроков или отказ в выдаче справки может грозить административным штрафом (ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ):
Сведения по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М: что сказано в законе
Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: за какой период предоставлять
Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.
Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).
В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
Раздел 3 расчета по страховым взносам выдается с начала квартала по дату увольнения
Форма расчета по страховым взносам утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
В разделе 3 нужно указать сведения о работнике за тот отчетный период, в котором он уволился, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения.
Если по сведениям персонифицированного учета необходимо предоставлять выписки, то есть только части документов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, касающиеся конкретного увольняющегося сотрудника, то раздел 3 РСВ выдается работнику в виде копии документа. Причина в том, что этот раздел составляется отдельно в отношении каждого застрахованного лица. Поэтому при увольнении (прекращении ГПД) нужно распечатать для застрахованного раздел 3 с данными о выплатах и взносах, начисленных в квартале увольнения, и заверить у руководителя.
Санкции за несвоевременное предоставление или отказ в выдаче документов — в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице
Эта справка поможет бывшему работнику встать на учет в органах службы занятости и получать пособие. Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421.
Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 (ред. от 11.12.2018) «О занятости населения в Российской Федерации» П. 2 ст. 3
Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Работодателю придется возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке
Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенная работница не смогла своевременно получить пособие по безработице, хотя имела на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работницей пособия.
Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен. И хотя всю сумму иска в размере неполученного пособия по безработице (8 тыс. рублей за месяц) и 50 тыс. рублей в качестве компенсации морального вреда женщине взыскать не удалось, важен сам факт принятого решения.
Копии локальных нормативных актов работодатель выдавать не обязан
Как указал суд, трудовые отношения между сторонами были уже прекращены. Кроме того, к документам, о которых идет речь в ст. 62 ТК РФ, относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя. Документы, истребуемые истцом, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не к индивидуальным актам, касающимся самого истца. Поэтому оснований для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов нет.
Работнику могут потребоваться и другие документы
По письменному заявлению нужно выдать и другие заверенные копии документов о работе:
Подводя итог теме, заметим, что в день расставания работодатель обязан выдать работнику:
Что касается ответственности за невыдачу других документов, то в этом случае применяется штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Каковы правила выдачи трудовой книжки при увольнении
Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора
Продолжаете вести бумажные трудовые книжки? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с бумажными трудовыми книжками с учетом последних изменений законодательства.
Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.
Порядок внесения записей регламентируется Порядком по заполнению трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 36 Порядка по приказу № 320н. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.
Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:
Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.
Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».
Получение трудовой книжки при увольнении
Выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется законодательством. Согласно ст. 84.1 ТК РФ ее необходимо передать работнику в последний рабочий день, который и считается днем увольнения.
Однако в некоторых случаях в день увольнения сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или отказаться от получения книжки. При таких обстоятельствах следует отправить ему по почте уведомление, содержащее просьбу явиться в организацию для получения трудовой книжки или предложение переслать документ почтой. Почтовая пересылка допускается только после получения письменного согласия на это уволенного сотрудника. Соблюдение этой процедуры снимает с работодателя дальнейшую ответственность за несвоевременную отправку документа.
О том, какие действия необходимо совершить при некоторых случаях увольнения сотрудников, см. в статье «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».
Выдача трудовой книжки сторонним гражданам
Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.
Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:
Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003, и 50 лет, если до 01.01.2003 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».
Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки
Итак, работодатель обязан произвести выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника в последний рабочий день либо направить документы иными способами, если увольняемое лицо не находилось на рабочем месте.
В случае задержки выдачи документа, внесения неверных записей всю ответственность несет работодатель. Он же обязан возместить работнику дни просрочки за неполученный документ в размере среднего заработка (ст. 165 ТК РФ). Новый день увольнения подтверждается приказом, на основании чего обязательно нужно сделать в книжке другую запись. Предыдущая запись при этом признается недействительной.
ВАЖНО! Неверные сведения в документе могут быть оспорены работником в судебном порядке.
Но даже если работодатель не отказывается от внесения исправлений, он все равно может понести ответственность, в том числе по иску о возмещении материального ущерба, если работник был лишен возможности трудоустроиться. Также компенсация положена в случаях незаконного увольнения, перевода на другую должность без получения согласия гражданина (ст. 234 ТК РФ).
Работодатель понесет ответственность и при его отказе в предъявлении информации сотрудникам. Это касается не только выдачи самого документа, но и копий. В этих ситуациях для руководящих лиц может наступить уголовная ответственность на основании положений ст. 140 УК РФ. Наказанием могут послужить штрафы в крупных размерах или запрет занимать определенные должности.
О том, как построить кадровую политику, в том числе в отношении сбора и хранения необходимой документации, см. в статье «Порядок ведения кадрового учета на предприятии».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выдача документа с опозданием без уважительных причин чревата для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб., а также приостановкой деятельности до 90 дней. Для предпринимателей сумма штрафа составит от 1 000 до 5 000 руб. При повторных противоправных действиях подобного характера штрафы могут быть увеличены до 70 000 руб. для юридических лиц и до 20 000 руб. для ИП (пп. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Но при некоторых обстоятельствах ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается. Это происходит, если последний рабочий день не совпадает с днем увольнения. Например, при увольнении женщины, находящейся в декретном отпуске, передать ей документ в тот же день не всегда возможно в связи с ее отсутствием на рабочем месте. То же относится и к лицам, совершившим прогул. В таких случаях документ необходимо отправить работнику не позднее трех дней после его обращения.
Итоги
Процедура оформления увольнения сотрудников включает обязательную выдачу им соответствующей документации, в том числе трудовой книжки. Своевременная выдача трудовой книжки при увольнении с верно внесенными записями заверяется подписью сотрудника. Ответственность за дальнейшее хранение документа с работодателя при этом снимается.
Если передать трудовую книжку не представляется возможным, необходимо письменно запросить у уволенного сотрудника разрешение на почтовую пересылку. В некоторых случаях допускается передача документа и доверенным лицам.