в управлении какими проектами подойдет канбан

Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

История канбана

Своим появлением термин «канбан» обязан компании Toyota Motor Corporation, разработавшей и внедрившей на своих автомобилестроительных заводах принцип производства и снабжения, обеспечивающий реализацию системы «точно в срок». При этом немногие знают, что именно послужило источником появления этой методологии, которая сейчас широко используется в финансах, бизнесе и ИТ-секторе.

В 1958 году тогда еще никому не известная за рубежом и сравнительно небольшая компания Toyota неожиданно для всех выиграла тендер на поставку крупной партии внедорожников в далекую Австралию, где стартовал один из самых амбициозных проектов той эпохи по созданию системы водохранилищ и гидроэлектростанций. Запуск этого проекта не только помог Австралии справиться с послевоенным упадком экономики, но и запустил очередную волну иммиграции из сотен тысяч талантливых инженеров и их семей.

«Благодаря этому проекту Toyota впервые запустила производство своих автомобилей за рубежом в австралийском городе Мельбурн, а принцип канбана помог ей справиться с многократно возросшей нагрузкой в плане объема реализуемых в единицу времени задач и вырасти в одну из крупнейших мировых корпораций. Сегодня канбан широко используется в проектном и производственном управлении, начиная от ставшего модным в последнее время «гроуз-хакинга», заканчивая комплексными проектами по запуску космических аппаратов», — говорит Сергей Кофанов, руководитель направления по продвижению цифровых продуктов «СберСервис».

Growth Hacking — механизмы или действия, помогающие продукту и бизнесу быстро расти. Важные элементы процесса — непрерывное экспериментирование, проверка гипотез и извлечение выводов из ошибок.

Принципы канбана

Канбан берет начало в сервисной парадигме, где все существует в виде экосистемы сервисов. В ее основе лежат четыре принципа:

Кроме принципов, канбан предлагает ряд полезных практик, которые помогут достичь желаемого результата при его использовании. Современный канбан — это набор специального инструментария, который образует систему и не терпит пренебрежения в недоиспользовании хотя бы части из него. К основным элементам этого инструментария следует отнести:

Весь этот инструментарий необходим для кратного повышения пропускной способности потока задач в организации при том же ее ресурсе, а основная идея канбана — поэтапное движение проекта.

Любая задача/проект/активность разбивается на последовательные этапы. Канбан-доску можно сравнить с движением автобуса, где конечная — это финальная цель, остановки — промежуточные этапы, а сам автобус — карточки на канбан-доске. Все участники доски знают, какова конечная цель команды, видят, какие существуют промежуточные этапы, когда и кому нужно подключиться. Таким образом, главное преимущество канбана — хорошая визуализация процессов.

Применение канбана

На сегодня принципы канбана используются во многих сферах и отраслях. Система популярна в ИТ-среде, цифровой сфере и маркетинге, строительстве, HR и СМИ. В целом методика подходит для любого бизнеса, где процесс создания продукта можно разбить на этапы с ясной последовательностью задач (задача внутри одного проекта проходит одни и те же стадии). При этом существует два основных канбана: канбан-метод и производственный канбан.

Канбан-метод придумал американский эксперт в области менеджмента Дэвид Андерсон с целью оптимизации процессов в интеллектуальных профессиях (разработчики, маркетологи, дизайнеры и так далее). Его применяют многие крупные мировые компании: Microsoft, Intel, Hewlett-Packard, Meizu. В России интересные кейсы у Тинькофф Банка, HeadHunter, REG.RU.

Производственный «канбан» подходит для оптимизации процессов на различных предприятиях, а также в рамках lean manufacturing (бережливого производства). Например, применительно к компании «Газпром нефть» метод зарекомендовал себя как инструмент, который повышает эффективность снабжения месторождений, где компания ведет или планирует вести добычу.

Существует также распространенное суждение, что метод часто применяют в ИТ, но это не совсем так. Например, в разработке он используется редко, поскольку разработчикам нужно более строгое планирование задач, разделение на спринты в одну или две недели, возможность оценить промежуточные результаты и скорректировать последующие планы.

«В Mail.ru Cloud Solutions используется Scrum. Обе эти методологии относятся к Agile-подходам, но сильно различаются между собой. Канбан позволяет выполнять потоковые работы и оценивать пропускную способность, Scrum — решать новые задачи разной сложности, дробить их на подзадачи, контролировать и корректировать ход работ и скорость выполнения. Поэтому канбан подойдет, например, для call-центра или отдела техподдержки, но не для разработчиков», — рассказывает Мурад Бяшимов, руководитель команды Mail.ru Cloud Solutions.

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет вывести процесс выполнения задач в визуальное восприятие. Такой подход помогает видеть весь рабочий процесс, четко распределять задачи и вовремя направлять усилия в «слабые» зоны.

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

При этом принцип формирования каждого столбца должен быть один. Например, это могут быть этапы производственного процесса («прототипирование», «дизайн», «разработка», «тестирование») или статусы выполнения задач («предстоит сделать», «в работе», «на проверке», «завершено»). По каждой колонке должно быть определено ограничение объема незавершенной работы — это позволяет предупредить перегрузы и простои. Этот принцип берет свое начало в законе американского ученого Джона Литтла, согласно которому при увеличении количества одновременно выполняемых задач, снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому команды постоянно балансируют между ограничением на невыполненную работу и скоростью пропускной системы. Лучшие практики ведения канбан-доски основаны на простых компонентах — обсуждение, баланс и взаимодействие.

«Не существует какого-то идеального представления о том, как должна выглядеть доска. Это живой механизм, и в определенный момент времени она показывает какую-то проблему, которую необходимо решать. Это механизм отзеркаливания процессов. Если доска показывает ту или иную проблему в процессах и подсвечивает ее команде, которая обслуживает этот сервис или продукт, то это хорошая канбан-доска», — говорит Артур Нек, директор по процессному управлению REG.RU (аккредитованный kanban-тренер и кандидат в kanban-консультанты).

Ключевые правила работы с канбан-доской:

Ошибки в применении канбана

Существует миф о том, что канбан является неким фреймворком, который можно установить с понедельника, и все начнет работать. Канбан-метод — это набор из около 140 инструментов, которые нужно постепенно применять к процессам компании, улучшая их, а также сокращать время производства, увеличивать выпуск продукта каким-либо подразделением. Здесь не получится подсмотреть у кого-то, как они используют канбан. Можно лишь взять текущие процессы и, применяя инструменты, нарастить ценность того, что уже происходит в компании, а это процесс последовательный.

Ошибка 1. Не объяснять сотрудникам принципы и практики метода, в связи с чем команды на ранних этапах внедрения терпят неудачу. Прежде всего руководителям необходимо обучить команду.

Ошибка 2. Игнорировать ограничения: часто компании ставят на доску количество задач, которое превышает ранее оговоренный лимит. В связи с этим сотрудники перерабатывают, теряют понимание цели их работы и тем самым мотивацию к повышению пропускной способности системы.

Ошибка 3. Не фиксировать срочные задачи на канбан-доске. В результате происходят перекосы рабочего процесса.

Ошибка 4. Не считаться с ограничениями WIP (количеством незавершенной работы), а это базовая практика для погружения сотрудников в текущую работу. Игнорируя WIP, вы упускаете возможность выявить узкие места рабочего процесса.

Ошибка 5. Не использовать все возможности канбана: часто в первые недели игнорируются инструменты для отслеживания метрик, такие как кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и другие. По истечении первого периода нужно использовать эти данные как фундамент для будущих улучшений.

Ошибка 6. Не актуализировать статус задачи (например, задача выполнена, а на доске она еще в процессе работы). Это может создать неправильное представление о загрузке команды и статусе проекта.

Ошибка 7. Не подключать к канбан-доске всех лиц, которые принимают решения и планируют загрузку отделов. Если другие сотрудники не видят визуализацию процессов, они могут не в полной мере понять решения менеджера, который ведет доску.

Ошибка 8. Перегружать команды: если в одной колонке больше 15 карточек, то ее уже сложно воспринимать комплексно в контексте других задач, создается локальный «захлеб». Решение — добавлять более крупные задачи и дробить их внутри на подзадачи (например, используя чек-листы).

Ошибка 9. Не давать обратную связь в команде: улучшения невозможны без анализа текущего состояния.

Ошибка 10. Отсутствие вовлеченности команды. Канбан визуализирует процессы и задачи, объединяет людей, чтобы они вместе искали возможности для оптимизации. Непонимание командой сути использования метода может приводить в лучшем случае к ситуациям, когда все начинается и так и заканчивается доской, в худшем — к сбоям в работе.

Ошибка 11. Отсутствие приоритетов и ответственных за исполнение задач.

Сервисы для ведения канбан-досок

Для ведения канбан-доски можно взять любой из популярных сервисов, но выбор лучше делать, исходя из задач.

Trello — самый популярный и интуитивно понятный сервис, подходящий для проектов из разных сфер. Здесь можно создавать любое количество досок с разным составом команды (в бесплатной версии есть ограничение на количество досок). К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок не ограничено. Однако по мере эволюции процесса, когда компания будет применять разные практики, инструментов этого сервиса может стать недостаточно, возникнет потребность расширить функционал. Именно поэтому Trello купила компания Atlassian, чтобы аудитория органически перетекала в схожий, но платный и более сложный инструмент — JIRA, откуда пользователь уже сможет перейти на еще более широкий пакет софта в облаке, если ему нужно, например, хранить документацию по проекту, или обсуждать задачи более удобный образом.

JIRA — больше подходит для ИТ, а также для технических команд и процессов, находящихся вне системы Agile. Этот сервис используют крупные компании, у которых численность штата специалистов больше, чем в малом бизнесе. Помимо возможности создавать проекты и отслеживать прогресс, в Jira есть функции отслеживания багов и интеграции со сторонними сервисами.

Kanbanize — англоязычная программа, которая поддерживает большую часть необходимых инструментов канбана, но пока не распространена в России.

Kaiten — российский сервис, максимально адаптированный к применению всех инструментов канбана и позволяющий собирать большой объем аналитики.

В целом сервисов для применения канбана довольно много: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask, Kanbanchi, Breeze, ProofHub, Битрикс24, YouTrack, Asana, Kanbanery.

Как не «похоронить» проект в канбане

Самое важное — наладить работу команды с сервисом. Для этого необходимо составить инструкцию и отслеживать, как команда работает с ним. Для быстрого старта хорошо подойдут готовые шаблоны канбан-досок, но обязательно с оглядкой на реальные процессы в компании.

При этом желание внедрить канбан повсеместно во всей организации и на всю глубину сразу чревато тем, что вы завалите дело в силу его неподъемности. Во всех успешных организациях метод внедрялся не разом, а постепенно, от вдохновляющего успеха на одном участке к успеху на другом, что фактически и тождественно вдохновляющей концепции lean-стартап.

Нужно четко осознавать, что Trello (или любой другой сервис) — это всего лишь инструмент, который позволяет визуализировать активности, рассчитывать метрики. Не нужно полагаться только на инструменты при применении любого подхода, нужно сначала изучить основы и принципы, понять, зачем все это нужно, а потом уже подстраивать инструменты под свои нужды, и тогда успех обеспечен.

В создании материала также участвовали:

В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!

Источник

Что такое Канбан и как внедрить методологию в компании

Системы управления проектами воплощают амбициозные идеи в реальные результаты, но подчас они бывают сложными.

Всё становится проще, если структурировать процесс. У каждого проекта есть задачи, каждая из которых включает в себя свои собственные микро-задачи. Можно сказать, это отдельные малые проекты, требующий собственной системы управления.

Иногда подзадачи так же важны, как и весь проект, особенно когда процесс постоянный: «Делать детали» или «Писать статьи для блога». Когда работа не заканчивается, стандартный алгоритм выходит на первый план.

Toyota изобрела систему «Канбан» и передала её заводским командам более 60 лет назад, дабы обеспечить одинаково высокое качество изготовления деталей на каждом этапе.

Канбан фокусируется на статусе вместо сроков. Каждая задача проходит через стандартизированные этапы проекта, так что сразу же можно отслеживать, что происходит, выявляя узкие места.

Что такое система Канбан

Канбан — это специальная система организации для управления задачами в различных бизнес-процессах. Этот инструмент позволяет оптимизировать работу на производстве через разделение объемных этапов на множество отдельных операций. Цель внедрения Канбан заключается в контроле за рабочим процессом, отслеживании нагрузки специалистов.

Канбан: краткая история

Полки супермаркетов, автомобильные заводы, графики разработки программного обеспечения. Эти несвязанные друг с другом вещи сыграли свою роль в создании канбана, а в нашем случае — канбан-досок.

Гипермаркеты

В гипермаркетах, независимо от того, в какое время суток вы приезжаете, скорее всего, полки заполнены. Запасы в продуктовом магазине не контролируются по какому-то строгому графику — они заказываются и складируются для удовлетворения покупательского спроса.

Продукты по мере покупок перемещаются со складов на полки, а затем, когда склад пустеет, магазин делает новый заказ. Этим процессом можно управлять, просто наблюдая за запасами визуально.

Автомобильные заводы

Если гипермаркеты могут полагаться на последовательность простых событий:

как автомобильная индустрия может сделать то же самое применительно к сборке машин?

Менеджеры Toyota в 1950-х годах задались целью улучшить управление запасами запчастей. Они внедрили подход Канбан, что в переводе означает «визуальная карта», который позволяет опираться на визуальные сигналы передачи запчастей и модулей от одного рабочего другому.

Теперь все точно знали, где взять ту или иную деталь, благодаря прилагаемой к ней карточке, в которой подробно описывалось, что уже было с ней проделано.

Разработка ПО

Перенесёмся в 2000-е: команда разработчиков Microsoft ищет более эффективный способ исправления ошибок в Team Server.

Начав со сложной системы управления проектами, консультант Дэвид Андерсон помог создать раннюю систему Канбан для разработки программного обеспечения. Она помещала задачи в буфер — список того, что нужно сделать — и позволяла разработчикам выбирать из них. Затем задачи отправлялись на следующий этап разработки, в следующий список.

Как оказалось, почти у каждой работы есть процесс, шаги, алгоритм. Канбан подходит всем.

Где можно применять канбан-методологию

Система Канбан изначально использовалась компанией Toyota, где сотрудники начали обмениваться карточками, в которых содержались подробности задач. Каждая карточка содержала номер, число деталей, их отправителя и получателя. Так регулировался производственный процесс, назначались ответственные за выполнение задач и разделялась работа. Метод позаимствовали и другие предприятия, показав, что он применим в разных сферах.

Промышленное производство

На предприятии система обеспечивает перемещение продукта от одной точки к другой. Каждый участок оснащен своим планом, в котором указываются необходимое число будущих поставок. Так, если в одном месте происходит переизбыток продукции, в другом случается дефицит. В результате план не выполняется в срок, работа останавливается.

Метод Канбан помогает организовать производство таким образом, чтобы первый участок заказывал необходимые детали у следующего в соответствии с числом произведенной продукции. Это позволяет сохранить баланс.

Управление IT-проектами

В этой области Канбан работает схожим образом. Только детали и запчасти заменяет ПО, а сотрудников производства — программисты, тестировщики и другие специалисты в разработке IT-проектов. Например, при необходимости создать сайт сначала подключается дизайнер. Он формирует макет, создает детальную иллюстрацию, передает работу программисту. Программист пишет код. Затем подключается тестировщик, который выявляет ошибки и проблемы.

В результате каждый специалист занимается своим делом, исходя из того объема работы, который выполнил предыдущий участник проекта.

Увеличение продаж

Наиболее распространенным направлением в этой сфере считается сотрудничество с клиентами в формате В2В. Отлаженная система организации помогает сформировать коммуникацию с клиентами через маркетинговые инструменты. Так, Канбан используется при выстраивании воронки продаж и ускорении ее отдельных этапов: от знакомства будущего клиента с предложением до покупки.

Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе

Работа с воронкой продаж основывается на следующих принципах:

Личное планирование

Главные инструменты Канбан — иллюстративность и разделение одной глобальной задачи на несколько небольших целей. Благодаря этому методика становится удобным вариантом работы не только для крупных компаний, но и для личного планирования. Обычно для упорядочивания дел используются ежедневники, но система Канбан предлагает иной подход — работу с доской, на которой фиксируются все текущие задачи. Их можно делить на ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Визуализация плана на доске позволяет быстрее привести в порядок рабочие и личные дела.

Есть две разновидности системы. Оба варианта применяются на производстве, но при необходимости могут адаптироваться и под другие виды деятельности.

Тарный канбан

Название этого типа определяет главный действующий элемент — тару, на которую крепится специальная бирка. Она может указывать на:

Например, система заказов по тарному канбану работает следующим образом:

Карточный канбан

Этот вид для работы использует карточки Канбан, которые совмещают в себе четыре раздела:

Бирка крепится к таре с деталями. Ее цветовая гамма может строиться следующим образом:

Цвет отображает то помещение, к которому привязано место действия карточки, чтобы сотрудники производства могли точно отследить ее путь.

Принципы Канбан

Система Канбан базируется на нескольких принципах:

Инструменты

При работе с Канбан используется ряд инструментов:

Преимущества и недостатки

К достоинствам Канбан можно отнести:

В числе основных недостатков:

Сравнение Kanban и Scrum

Главное отличие в том, что Канбан представляет скорее набор принципов, чем метод управления проектом. Системы можно сравнить по следующим параметрам:

Применение Канбан

Использование Канбан возможно на разных типах производства. Ограничения накладывает не сфера производства или число специалистов, входящих в состав команды, а способность персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.

Метод используется многими IT-компаниями, в числе которых присутствует и Microsoft. В России Канбан используется на производствах, связанных с автомобильной промышленностью.

Примеры применения системы канбан на предприятии

Использование системы можно увидеть на примере токийского парка в Императорском дворце. В кассе посетители получают пластиковые карточки, которые необходимо сдать в стеклянную будку на выходе. Когда накапливается определенное число таких карточек, сотрудник забирает их и выдает новым посетителям.

Одни и те же карточки циркулируют по внутренней системе парка, избавляя руководство от необходимости производства одноразовых билетов. Кроме того, система предотвращает переизбыток посетителей.

Другой аспект функционирования Канбан можно проиллюстрировать через работу менеджера по продажам. У него десятки единовременных задач: общение с клиентами, составление договоров, прием звонков и прочее. Для разделения обязанностей, формирования целей и их структурирования применяется Канбан.

Например, процесс коммуникации с новыми клиентами разделяется на несколько шагов: от первого контакта до подписания бумаг. Для каждого этапа есть свой регламент, подготовленные образцы документов, скрипты. Это упрощает общение с клиентами и минимизирует временные затраты на работу.

Как внедрить Канбан в компании

Процесс внедрения выглядит следующим образом:

Приложения и программы для Канбана

Система Канбан реализуется не только собственными силами, но и посредством специализированных программ. Они помогают организовать рабочий процесс и автоматизировать формирование задач.

Trello

Сервис предлагает удобный формат организации проектов, к каждому из которых можно прикрепить карточки. В них содержатся сроки исполнения задач, файлы, комментарии, метки. Отсутствует ограничение на число пользователей, у которых есть доступ к одному проекту. Основной функционал предоставляется бесплатно.

Kanbantool

Позволяет отслеживать время. В бесплатной версии имеется небольшой функционал: на карточках нельзя писать комментарии, добавлять файлы и смотреть время работы. Здесь доска для Канбан достаточно маленькая. Над одним проектом могут работать только два человека, что не соответствует запросам даже маленьких команд.

LeanKit Kanban

Сервис помогает автоматизировать отчеты, дает неограниченный доступ к командной работе над файлом. Присутствуют шаблоны, которые можно использовать для работы, встроенная аналитика. Сервис дает возможность отслеживать время изменений, добавлять вложения, создавать диаграммы и схемы, упрощающие процесс распределения задач.

Kanbanize

Это инструмент, с которым можно вести дела в соответствии с системой тайм-менеджмента, строить аналитические диаграммы, графики, есть функция автозаполнения. Сервис демонстрирует связь между задачами, осуществляет резервное копирование данных, отображает текущие статусы задач и роли пользователей.

Worksection

Инструмент для управления бизнес-проектами. Его хорошо использовать для небольших компаний, которым нужно систематизировать цели и разбить их на несколько задач. В сервисе можно планировать работу, считать время, потраченное сотрудниками, формировать отчеты по результатам работы.

Заключение

Система Канбан — удобный набор принципов, организующих выполнение личных и профессиональных задач. Он помогает реализовать намеченные планы в поставленные сроки, дает возможность отслеживать прогресс, а также при необходимости переориентирует ресурсы для устранения возникающих проблем.

Источник